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能源集团有限公司向董事会外部董事报送信息工作制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为保障公司董事会外部董事（以下简称“外部董事”）履职知情权，规范信息报送工作流程，确保外部董事及时、准确、完整获取履职所需信息，支撑外部董事科学、独立、审慎决策，完善公司治理结构，促进公司高质量发展，根据《中华人民共和国公司法》《上市公司治理准则》（如适用）、《企业内部控制基本规范》及《能源集团有限公司章程》（以下简称“公司章程”）等有关规定，特制定本制度。

第二条核心原则

1.及时全面原则：信息报送应保障时效性，确保外部董事在决策前充分掌握相关信息；报送内容应覆盖履职所需核心领域，做到全面完整。

2.真实准确原则：报送信息必须真实反映公司实际情况，数据精准、依据充分，不得隐瞒、误导或虚构信息。

3.规范高效原则：建立标准化信息报送流程，明确各主体职责，保障信息传递顺畅高效；区分信息重要程度，实施分类报送管理。

4.保密安全原则：严格遵守保密规定，对报送信息中的商业秘密、未公开重大信息实施严格管控，防范信息泄露风险。

第三条适用范围

本制度适用于公司向外部董事报送信息的各项工作，包括信息的收集、整理、审核、传递、反馈及归档等环节。公司各职能部门、控股（参股）企业及相关工作人员，外部董事履职相关服务机构均应遵守本制度规定。

第二章信息报送主体与职责

第四条牵头责任主体

公司董事会办公室是向外部董事报送信息工作的牵头部门，履行以下职责：

统筹协调信息报送工作，制定年度信息报送计划，明确报送内容、频次及责任部门；

收集、汇总各部门报送的信息资料，进行初步审核、整理和规范；

负责信息的统一报送与传递，建立信息报送台账，跟踪信息反馈情况；

受理外部董事提出的信息查询需求，协调相关部门予以响应；

负责信息报送资料的归档管理，保障资料的完整性和可追溯性；

定期评估信息报送工作质量，及时优化信息报送流程。

第五条信息提供责任主体

公司各职能部门（包括但不限于战略规划部、财务部、审计部、风险管理部、合规管理部、生产运营部、投资部、人力资源部等）及各控股（参股）企业是信息提供的责任主体，履行以下职责：

按照本制度规定及董事会办公室的统筹安排，及时、准确、完整地提供本部门（单位）职责范围内的信息资料；

对提供信息的真实性、准确性、完整性负责，建立内部信息审核机制；

配合外部董事的信息查询工作，在规定时限内提供补充说明或相关佐证材料；

及时向董事会办公室反馈本领域重大信息变动情况。

第六条外部董事职责

1.主动关注公司经营管理情况，根据履职需要提出信息查询需求；

2.对获取的公司未公开信息承担保密义务，不得擅自披露或用于与履职无关的用途；

3.及时反馈信息报送工作中的意见建议，助力优化信息报送体系。

第三章信息报送内容

第七条常规性信息

常规性信息为外部董事履职基础信息，按固定频次报送，主要包括：

经营管理信息：公司年度、半年度、季度经营情况报告，包括生产运营数据、营业收入、利润实现、重点项目进展等；能源行业政策动态、市场环境分析及对公司的影响评估；

财务信息：公司年度、半年度、季度财务会计报告、财务预算执行情况报告、财务分析报告；重大财务事项说明；

治理与决策信息：公司章程、董事会议事规则、董事会专门委员会议事规则等治理制度；董事会会议议程、议案资料、会议纪要及决议执行情况；

监管与合规信息：上级监管部门下发的相关政策文件、监管要求及公司落实情况；公司合规管理报告、风险管理报告、内部控制有效性评估报告；

其他常规信息：公司年度发展战略、经营计划及实施进展；人力资源配置、重大人事变动及薪酬福利相关情况。

第八条重大事项信息

重大事项信息为可能对公司经营发展、股东权益产生重大影响的信息，应即时报送，主要包括：

重大投融资事项：公司重大投资项目、重大融资方案、重大资产收购或处置计划及进展情况；

重大风险与合规事项：公司发生的重大安全事故、环保事件、法律纠纷、行政处罚等；重大经营风险、财务风险预警及应对措施；

重大关联交易事项：公司与关联方发生的重大关联交易方案、定价依据及对公司的影响；

公司治理重大变动：公司股权结构变动、章程修改、组织机构重大调整；董事会成员、高级管理人员变动；

其他重大事项：可能对公司股票价格（如上市公司）产生重大影响的事项；上级单位重大决策部署及公司落实方案；其他涉及公司核心利益的重大事项。

第九条专项信息

专项信息为外部董事履职过程中提出的特定查询信息或董事会专门委员会审议所需的专业信息，主要包括：

外部董事针对具体议题提出的专项查询资料；

审计委员会审议所需的内部审计报告、外部审计机构意见及相关佐证材料；

战略委员会审议所需的战略规划论证报告、重大项目可行性研究报告；

其他专门委员会履职所需的