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人力资源管理表单通用工具模板

一、适用场景与价值

人力资源管理表单是企业规范化人力资源管理的核心工具，适用于员工全生命周期管理场景，包括但不限于：

新员工入职：记录基本信息、岗位安排、材料审核等，保证入职流程顺畅；

岗位变动与晋升：规范转正、调岗、晋升等申请与审批，明确变动依据与生效日期；

培训与发展：提报培训需求、记录培训参与情况与考核结果，支撑员工能力提升；

绩效与薪酬：关联绩效目标设定、评估结果及薪酬调整，保证激励公平性；

离职与交接：规范离职申请、工作交接与手续办理，降低离职风险。

通过标准化表单，可实现信息统一留存、流程清晰追溯、管理效率提升，为企业人力资源决策提供数据支持。

二、详细操作流程

（一）明确表单需求，选择对应类型

根据管理场景确定表单类型，常见类型包括：

《员工入职登记表》（新员工办理入职时使用）；

《岗位变动申请表》（转正、调岗、晋升时使用）；

《培训需求与反馈表》（培训计划制定、效果评估时使用）；

《绩效评估表》（季度/年度绩效考核时使用）；

《离职申请与交接清单》（员工离职时使用）。

注：若企业已有HR管理系统，可直接在系统中选择对应表单模板；无系统时，可向行政部或HR部门索取纸质/电子模板。

（二）获取标准模板，核对必填项

从指定渠道获取最新版表单模板，仔细阅读“填写说明”，标注必填项（通常带“”符号）。以《员工入职登记表》为例，必填项一般包括：申请人姓名、身份证号、入职部门、岗位、入职日期、紧急联系人*等，保证无遗漏关键信息。

（三）准确填写信息，真实完整提交

按照表单要求逐项填写内容，保证信息真实、准确、完整：

基本信息类：姓名、身份证号、联系方式等需与身份证原件一致，避免错别字；

岗位信息类：岗位名称、汇报对象、薪资标准等需与录用通知书一致，如有变动需注明原因；

申请事由类：如《岗位变动申请表》需详细说明变动原因（如“原岗位人员调离，需补充1名专员”）、期望变动生效日期；

附件材料类：根据表单要求附相关证明（如离职证明、学历证书、培训证书等），复印件需注明“与原件一致”并签字确认。

填写完毕后，检查无误后提交至相关负责人（如部门经理、HR专员）。

（四）按流程审批，及时跟踪进度

表单需按企业规定的审批流程逐级提交，常见流程为：

申请人填写→部门经理审核（确认岗位匹配度、工作安排等）→HR负责人审批（审核信息合规性、薪资社保等）→总经理审批（涉及关键岗位或重大变动时）→HR归档。

提交后，可通过OA系统、HR系统或直接与审批人沟通跟踪进度，若遇审批驳回，需根据驳回意见修改后重新提交。

（五）归档管理，保证可追溯

审批通过后，表单由HR部门统一归档（电子档存入HR系统，纸质档按年度/部门分类存放），归档时需标注“已审批”及归档日期。后续如需查阅（如劳动纠纷处理、晋升审核等），HR需在3个工作日内提供表单复印件（加盖公章），保证信息可追溯。

三、通用模板表格示例

人力资源管理表单

基本信息

申请人*

所在部门*

现任岗位*

入职日期*

年月日填表日期*年月日

身份证号*

联系方式*

电话：邮箱：

紧急联系人*

关系：电话：

表单类型|□入职登记□转正申请□调岗申请□晋升申请□培训需求□离职申请□其他_________|

申请事由

（根据表单类型详细说明，如入职需附材料清单，转正需述职总结等）

审批流程|部门经理签字：日期：HR负责人签字：日期：总经理签字：日期：|

备注

（其他需说明事项，如附件材料清单、特殊要求等）

填写说明：

带“*”为必填项，未填写将影响审批进度；

表单类型仅勾选一项，勾选“其他”时需注明具体类型；

申请事由需简明扼要，字数不超过200字；

审批流程需按顺序签字，不可跳级或代签。

四、使用注意事项与建议

（一）信息真实性是核心

严禁填写虚假信息（如伪造学历、工作经历），一旦发觉，企业有权取消入职资格、解除劳动合同，并保留追责权利。填写时需核对身份证、学历证书等原件，保证信息与材料一致。

（二）流程完整性不可忽视

表单需按企业规定的审批流程提交，不得遗漏签字环节（如《离职申请表》需部门经理、HR、总经理依次签字），否则可能导致离职手续延误或影响薪资结算。特殊情况（如异地审批）需提前与HR沟通，提供书面授权说明。

（三）附件材料需齐全

根据表单类型准备对应附件，例如：

入职登记表需附身份证复印件、离职证明（如有）、学历证书复印件；

培训需求表需附《培训需求调研问卷》或部门培训计划；

离职申请表需附《工作交接清单》（需交接人、接交人、部门经理签字确认）。

附件需与表单一并提交，复印件需注明“与原件一致”并签字。

（四）保密要求严格遵守

人力资源管理表单包含员工隐私信息（如身份证号、薪资、家庭情况等），HR及审批人需遵守保密原则