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公司会议管理制度

为规范公司会议管理流程，提升会议效率与决策质量，保障各项工作有序推进，结合公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构组织的所有正式会议，包括但不限于决策类会议、执行类会议、沟通类会议及其他专项会议。

一、会议分类与基本要求

公司会议按性质与功能分为三类：

1.决策类会议：以重大事项决策为核心目的，包括董事会、总经理办公会等。董事会由董事长召集，每月至少召开1次（特殊情况可调整），参会人员为全体董事，必要时邀请高管列席；总经理办公会由总经理召集，每周五下午召开（遇节假日顺延），参会人员为总经理、副总经理及各部门负责人，主要审议公司经营计划、预算调整、人事任免等事项。

2.执行类会议：以推动战略落地与任务执行为目标，包括周例会、月经营分析会、季度总结会等。周例会由各部门负责人召集，每周一上午9:00召开（跨部门周例会由行政部统筹），参会人员为部门全员，重点汇报上周工作完成情况、本周计划及需协调事项；月经营分析会由财务部牵头，每月第3个工作日召开，参会人员为公司高管及各部门负责人，需结合财务数据分析经营指标达成情况，提出改进措施。

3.沟通类会议：以信息同步、问题协调为主要功能，包括跨部门协调会、专题研讨会等。跨部门协调会由需求部门发起，需提前3个工作日向行政部报备，参会人员为相关部门指定代表，会议时长不超过2小时；专题研讨会针对特定业务问题召开，由发起部门确定主题与参会专家，需提前5个工作日提交会议方案至分管领导审批。

所有会议需遵循“必要、高效、闭环”原则：无明确议题或目标的会议不得召开；参会人数需与会议内容强相关，避免无关人员列席；会议决议需明确责任主体与完成时限，确保可追踪、可考核。

二、会议组织流程

（一）会前准备

1.议题提报：决策类会议议题由董事长/总经理指定或各部门提前7个工作日提交《会议议题申请表》，经分管领导审核后报会议召集人审批；执行类会议议题由参会部门提前3个工作日提交周/月度工作计划表，经部门负责人确认后汇总至行政部；沟通类会议议题由发起部门提前2个工作日明确讨论范围与预期成果，形成《会议议程表》。

2.材料准备：需审议或讨论的文件需随议题同步提交，材料需注明数据来源、背景说明及建议方案（决策类会议材料需附风险评估），格式统一为PDF或Word（正文小四号宋体，1.5倍行距），篇幅不超过10页（特殊情况需标注原因）。材料提交截止时间：决策类会议前5个工作日，执行类会议前2个工作日，沟通类会议前1个工作日。

3.会议通知：行政部负责统筹会议通知，内容包括会议时间、地点、类型、议题、参会人员、需准备材料及注意事项（如需发言的提前撰写提纲）。通知方式：通过公司OA系统推送，同步电话/微信提醒关键参会人。通知发送时间：决策类会议前3个工作日，执行类会议前1个工作日，沟通类会议前4小时（临时会议需提前2小时通知）。

4.场地与设备：行政部需提前1小时布置会场，调试投影仪、麦克风、音响等设备，确保网络畅通；需远程参会的，提前测试视频会议系统并提供入会链接。

（二）会中管理

1.签到与考勤：参会人员需提前10分钟到场签到，迟到15分钟以上视为缺席（因公务无法参会需提前24小时提交《会议缺席申请表》至行政部，注明缺席原因及委托代理人）。

2.主持与记录：会议主持人由召集人担任（或指定代理人），负责把控议程进度（单议题讨论时间不超过30分钟）、引导有效发言（每人单次发言不超过5分钟）、总结讨论结论；记录人由行政部指定（或发起部门安排），需实时记录会议内容，重点标注“已明确事项”“待确认事项”“争议事项”，记录模板包含时间、地点、主持人、出席/缺席人员、议题内容、讨论要点、决议事项（含责任部门/人、完成时限、验收标准）等要素。

3.决议形成：决策类会议决议需经参会人员表决（董事会按股权比例表决，总经理办公会按多数同意原则），表决结果当场宣布并记录；执行类会议决议由主持人确认后生效；沟通类会议决议需参会代表签字确认（线上会议通过电子签名完成）。

4.临时议题处理：会中提出临时议题需经主持人同意，且需控制讨论时间（不超过原议程总时长的20%），未达成一致的临时议题需另案处理，不得影响原议程推进。

（三）会后执行

1.纪要编制与分发：记录人需在会议结束后4小时内完成纪要初稿，经主持人审核后，24小时内通过OA系统分发至参会人员及相关责任部门（决策类会议纪要需抄报董事会/董事长）。纪要需明确标注“待办事项清单”，包含任务描述、责任部门/人、完成时限、验收标准。

2.任务跟进与反馈：责任部门需在收到纪要后2个工作日内制定具体执行计划（含子任务分解、资源需求），提交至行政部备案；行政部每周五汇总《待办事项进度表