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国有企业集团印章使用管理办法

为规范国有企业集团（以下简称“集团”）及所属各级全资、控股子企业（以下简称“所属企业”）印章管理，防范因印章使用不当引发的法律风险和经营风险，保障集团及所属企业合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合集团实际管理需求，制定本管理规范。本规范适用于集团总部及所属企业所有具有法律效力的实体印章与电子印章管理，包括但不限于公章、法定代表人（负责人）名章（以下简称“法人章”）、合同专用章、财务专用章、部门专用章及其他因业务需要刻制的专用印章（以下统称“印章”）。

一、印章分类与刻制管理

印章按用途和效力分为以下四类：

1.公章：代表企业法人主体资格，用于以企业名义出具的各类正式文件、证明、函件等，是企业对外意思表示的法定凭证。

2.法人章：用于需要法定代表人（负责人）签署的文件、票据、合同等，与公章或其他专用章配合使用时具有同等法律效力。

3.专用章：包括合同专用章（用于签订经济合同）、财务专用章（用于财务收支、银行结算等财务活动）、人事专用章（用于人事档案、劳动关系证明等）及其他根据业务需要设定的专项业务章（如招标专用章、技术专用章等），仅限对应业务范围内使用。

4.部门章：集团总部及所属企业内设部门刻制的印章，仅限部门内部事务联络、文件流转等非对外正式场景使用，不得用于签订合同、确认债权债务等具有法律效力的事项。

印章刻制实行“分级审批、备案管理”原则。新设立企业需刻制公章、法人章的，应在完成工商注册登记后，由企业负责人提出申请，经所属一级子企业审核后报集团办公室（以下简称“集团办”）审批；因业务发展需要新增专用章或部门章的，由需求部门填写《印章刻制申请表》，说明刻制原因、用途及使用范围，经所在企业法务部门合法性审查、分管领导审批后，报企业主要负责人批准。集团总部各部门新增部门章的，直接报集团办审核、集团分管领导批准。所有印章刻制需选择公安部门备案的正规刻章机构，刻制完成后10个工作日内，刻制单位需将印章印模、刻制时间、使用范围等信息报上级主管部门备案（集团总部印章报集团办备案，所属企业印章报集团办及一级子企业双重备案），并留存刻章机构出具的刻制证明备查。禁止任何单位或个人未经审批擅自刻制、仿刻、私刻印章。

二、印章保管与交接

印章保管实行“专人负责、责任到人”制度。公章、法人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由企业办公室（综合管理部门）或财务部门指定政治素质高、责任心强的正式员工保管（以下简称“保管人”），保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管职责与风险责任。部门章由对应部门负责人指定专人保管，部门负责人为第一监管责任人。

保管人应严格履行以下职责：

-印章需存放于带锁的专用保险柜或文件柜中，保险柜钥匙与密码由保管人单独持有，禁止转交他人或泄露；

-办公场所无人时，印章必须入柜上锁，禁止随意放置；

-禁止将印章带离办公场所（因特殊情况需外带的，按“外带用印”流程审批）；

-每日下班前检查印章存放状态，每周对印章使用情况进行自查并登记；

-发现印章丢失、被盗或异常使用情况，立即向直接上级报告并启动应急处置程序。

印章交接需严格履行登记手续。因保管人离职、调岗或临时离岗（超过3个工作日）需移交印章的，由移交人、接收人及监交人共同填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、印模、移交时间、移交原因等信息。监交人为保管人直接上级或企业纪检监察部门人员，确保交接过程规范、可追溯。临时移交的，接收人需具备同等保管资格，且临时保管期限不得超过30日；超过期限的，需重新履行审批手续。

三、印章使用审批与操作规范

印章使用实行“先审批、后用印”原则，所有用印事项需通过集团统一的OA系统（或线下《用印审批单》）完成审批流程，禁止未经审批用印或事后补批。用印审批权限根据印章类型、用印事项重要性分级设定：

1.公章使用审批：

-以企业名义出具的重大合同（标的额500万元及以上）、重要协议、法律文书、上报政府部门的正式文件（如年度报告、审计报告）等，需经企业法务部门合法性审查、分管领导审核、企业主要负责人批准；

-一般性函件、证明（如员工收入证明、介绍信），由需求部门负责人审核、企业办公室负责人批准；

-集团总部公章使用，标的额1000万元及以上的合同或重要文件需经集团总经理批准，一般性文件由集团办主任批准。

2.法人章使用审批：

-用于银行开户、变更、销户及大额资金支付（单次50万元及以上）的，需经财务部门负责人审核、分管财务领导批准；

-用于经济合同签署（与公章或合同专用章配套使用）的，审批权限与对应合同审批权限