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2025年学校行政秘书工作总结

2025年，在学校党委行政的领导下，本人始终以“服务大局、严谨高效、主动担当”为工作准则，围绕学校中心任务，立足行政秘书岗位职能，在公文处理、协调沟通、制度建设、会议保障、服务落实等方面扎实开展工作，较好完成了年度各项任务。现将全年工作情况总结如下：

一、以规范促效能，夯实行政运转基础

公文处理是行政工作的“中枢神经”。全年共处理收文1268件、发文432件，其中机要文件187件，做到“当日签收、当日登记、当日呈阅”，紧急文件随到随办，无积压、无错漏。针对往年存在的“流程繁琐、反馈滞后”问题，年初牵头优化公文流转机制：一方面，将纸质文件与OA系统深度融合，收文环节增加“分类标签”功能（如“急件”“阅知类”“需落实类”），收文登记时同步标注，呈批效率提升40%；另一方面，建立“发文双核制”，即拟稿部门初审、行政办公室复核，重点核查政策合规性、表述准确性、格式规范性，全年发文退改率较2024年下降28%，文件质量显著提高。

印章管理严格执行“审批-登记-用印-归档”闭环流程。全年用印3276次，其中合同类623次、证明类1154次、公文类1499次，均做到“一事一登记、用印有留痕”。针对师生反映较多的“周末用印不便”问题，协调设立“应急用印岗”，由行政办公室轮值人员负责，提前与申请人确认材料，确保30分钟内完成用印，全年处理应急用印79次，师生满意度达98.6%。

档案管理突出“精准化”与“数字化”。完成2024年度文书档案归档128卷，其中永久保存47卷、30年保存81卷，全部通过学校档案管理部门验收。同步推进档案数字化建设，将2018-2024年文书档案623卷、1.2万页全部扫描上传至学校档案管理系统，实现“线上检索、授权查阅”，教师调阅档案平均耗时从2天缩短至2小时。针对教学评估、巡察等专项工作，建立“档案快速调取清单”，提前梳理相关文件目录，全年配合完成评估调档5次、巡察调档3次，均在24小时内提供完整材料。

二、以协同聚合力，强化沟通枢纽作用

作为学校各部门、各层级之间的“桥梁”，全年重点在“上传下达、左右联动、师生连接”三方面发力。上传方面，严格落实“信息直报”制度，对教学、科研、安全等领域的重要动态，第一时间整理成《工作简报》呈送校领导，全年编发简报42期，其中12期内容被纳入校长办公会决策参考。下达方面，建立“重点工作台账”，对校党委会、校长办公会决议事项实行“清单化管理”，明确责任部门、完成时限、验收标准，全年跟踪督办事项213项，完成率97.2%，未完成事项均因客观原因延期并报备。

左右联动注重“问题导向”。针对往年部门间“信息孤岛”“协作推诿”现象，牵头建立“跨部门协调会”机制，每月梳理1-2项需多部门配合的工作（如新生报到、毕业典礼、实验室安全检查），会前收集各部门需求，会中明确分工，会后跟踪进展。例如，10月组织“校园信息化建设协调会”，协调信息中心、后勤处、教务处等5个部门，解决了“教学区Wi-Fi覆盖不均”“智慧教室设备兼容”等6个问题，相关方案被纳入2026年信息化建设重点项目。

师生连接聚焦“需求响应”。全年受理师生咨询382次，内容涉及请假流程、证明开具、政策解读等，均做到“首问负责、即时解答”；对需协调其他部门的事项，建立“转接跟踪表”，全程跟进直至解决。例如，9月有学生反映“成绩单自助打印机故障”，立即联系信息中心检修，同时协调教务处开放人工窗口，3小时内恢复设备运行，学生通过“校长信箱”专门致谢。此外，参与制定《学校师生意见建议办理办法》，将行政办公室设为“总入口”，全年转交办理意见建议107条，办结率100%，其中“延长图书馆周末开放时间”“增加校园电动车充电桩”等23条建议被采纳实施。

三、以制度强保障，推动管理提质增效

制度建设是规范管理的“基石”。2025年重点围绕“流程优化、风险防控、服务升级”修订完善制度12项。例如，修订《学校公文处理办法》，明确“电子公文与纸质公文具有同等效力”，取消非必要纸质审批环节，全年减少纸质文件流转量35%；制定《学校合同管理细则》，明确“5万元以上合同需经法律顾问审核”“合同履行情况需定期报备”，全年审核合同276份，提出修改建议143条，避免潜在经济风险约85万元；出台《学校行政接待管理规定》，从接待标准、审批流程、费用报销等方面细化要求，全年接待兄弟院校、合作单位42批次，费用较2024年下降18%，但接待满意度提升至95%。

标准化建设注重“可操作、可复制”。编制《行政办公室工作手册》，涵盖公文处理、会议组织、印章管理等10项核心业务的操作流程、模板范例、注意事项，作为新入职人员培训教材，全年开展内部培训4次，新员工独立上岗时间从2个月缩短至1个月。同时，针对“会议服务”