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2025年学校行政秘书工作总结暨下一步工作计划

2025年是学校深化综合改革、推进高质量发展的关键一年。作为行政秘书，全年工作紧扣“服务决策、协调运转、保障落实”核心职能，以“严谨、高效、创新”为导向，在公文处理、会议组织、综合协调、信息调研、档案管理及后勤保障等方面扎实推进各项任务，助力学校行政运转提质增效。现将全年工作情况总结如下，并结合问题短板提出2026年工作计划。

一、2025年工作完成情况

（一）公文处理规范高效，服务决策支撑有力

全年共处理收文1200份（其中上级文件380份、校内请示420份、外单位函件400份）、发文850份（其中学校文件260份、办公室函件590份），实现“零错漏、零延误”目标。一是优化流转机制，将文件分为“特急、急件、常规件”三类，特急件即收即办、2小时内呈阅，急件当日办结，常规件3个工作日内完成签批，平均处理时效较2024年缩短0.5个工作日。二是强化质量把关，严格执行“三审三校”制度（承办人初审、科室负责人复审、分管领导终审；格式校对、内容校对、文种校对），重点核查政策合规性、表述准确性，全年退回修改不规范文件27份，文件合格率从97%提升至99.5%。三是推进电子化办公，依托学校OA系统实现文件“线上签收-批注-归档”全流程闭环，电子公文占比达98%，纸质文件仅保留存档用途，节约办公成本约6万元。

（二）会议组织精准有序，督办落实成效显著

全年统筹组织党委会36次、校长办公会48次、专题工作会72次、全校性会议15次（含教职工代表大会、年度总结会等），会议筹备满意度达98%。会前严格审核议题，筛选党委会、校长办公会议题186项，剔除重复性、操作性议题23项，确保会议聚焦重大决策；会中规范记录，采用“录音+手写+电子”三重记录方式，会议纪要准确率100%；会后强化督办，建立“会议决议事项台账”，明确责任部门、完成时限，通过“书面催办+现场督办+系统提醒”跟踪进度，全年督办事项212项，完成率98.6%（较2024年提升3.2个百分点），其中“智慧校园二期建设”“教师周转房装修”等12项重点任务提前1个月完成。针对跨部门、跨学期的长期事项（如“学科评估准备工作”），建立“月度简报”制度，向校领导定期汇报进展，推动难点问题及时协调解决。

（三）综合协调强化统筹，部门联动效能提升

全年协调处理跨部门事务160余件，涉及教学、科研、学生、后勤等多领域，有效打通“中梗阻”。一是建立“首问负责+AB岗”机制，对师生咨询事项实行“一口受理、全程跟踪”，避免推诿扯皮，全年受理咨询820次，问题解决率99%。二是聚焦重点任务攻坚，在“本科教学工作审核评估”筹备中，牵头制定《迎评任务分解表》，明确32个部门的78项具体职责，组织协调会12次，推动教学档案整理、校园环境整治等任务提前2个月达标；在“冬季校园安全专项行动”中，联合保卫处、后勤处开展隐患排查3轮，协调解决消防设施老化、学生宿舍电路超负荷等问题17项，保障了师生安全。三是深化校际沟通，接待兄弟院校来访23批次，协助完成“长三角高校行政工作研讨会”筹备，促成与3所高校签订行政业务交流协议，共享公文模板、会议管理等经验材料40余份。

（四）信息调研贴近实际，参谋助手作用凸显

全年编发《行政简报》12期、《决策参考》6期，收集校情信息500余条，提炼有效建议87条，其中23条被校领导批示采纳。一是聚焦热点难点开展专题调研，围绕“教师教学负担”“学生课后服务需求”“行政部门服务效率”等3个主题，通过问卷调研（覆盖教师400人、学生1200人）、座谈访谈（召开教师代表会5场、学生班会8场）、实地走访（深入12个学院、5个职能部门）等方式，形成调研报告3篇。其中“教师教学负担”调研发现“重复填写表格”“会议参会频次过高”等突出问题，推动教学管理部门优化排课系统、合并同类会议，教师周均工作时间减少2.5小时；“学生课后服务需求”调研促成增设编程、书法等兴趣班8个，参与率从65%提升至82%。二是强化动态信息反馈，建立“学院-部门-办公室”三级信息报送网，要求各单位每月报送1-2条重点工作进展，及时掌握“毕业生就业帮扶”“科研项目申报”等工作动态，为校领导决策提供实时参考。

（五）档案管理提质升级，资源利用价值释放

完成2025年度文书档案归档1200卷（含党群、行政、教学、科研类），整理历史档案（2018-2024年）8600卷，数字化率从65%提升至90%（扫描电子文件15万页），档案查询平均时间从30分钟缩短至5分钟。一是规范归档流程，修订《学校档案管理办法》，明确“文件形成即归档”要求，将档案整理纳入部门年度考核，逾期未归档率从15%降至2%。二是深化数字化应用，升级档案管理系统，新增“关键词检索”