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稽查部岗位职责及管理条例

一、稽查部岗位职责

（一）制度执行监督职责

1.负责公司全体系制度执行情况的常态化监督，覆盖总部及各分支机构、控股子公司，确保《员工手册》《业务操作规范》《财务管理制度》《合规管理办法》等12项核心制度在各业务单元落地实施。每月制定《制度执行检查计划》，明确检查范围（含销售、采购、仓储、财务、人力等8大业务模块）、抽样比例（常规检查抽样量不低于业务总量的20%，高风险业务模块抽样量不低于30%）及重点环节（如采购模块的供应商准入审批、销售模块的客户授信额度核定、财务模块的资金支付三级审批）。

2.建立《制度执行问题台账》，对检查中发现的制度未执行、执行不到位等问题进行分类记录（分为一般问题、较重问题、严重问题三级），记录内容包括问题描述、责任部门/岗位、涉及金额（如有）、发生时间及具体业务场景。每周五前向被检查部门发送《问题整改通知书》，明确整改要求（含整改措施、完成时限、责任人），并于整改期限届满后3个工作日内开展复查，形成《整改闭环报告》。

3.每季度汇总制度执行情况，从制度合理性（如是否存在过时条款）、执行偏差率（问题数量/检查总量）、高频问题领域（如近3个月采购合同履约验收环节问题占比达28%）等维度进行分析，形成《制度执行分析报告》，提交公司管理层及合规管理委员会，为制度修订提供数据支撑。

（二）业务流程合规性检查职责

1.采购业务检查：重点核查供应商管理全流程，包括供应商准入阶段的资质文件真实性（如营业执照、行业许可证有效期）、准入评审记录完整性（需包含技术、质量、成本三部门联评意见）；采购执行阶段的合同签订规范性（需明确标的、数量、单价、交货期、验收标准）、履约验收环节的第三方质检报告有效性（需与合同约定标准一致）；付款阶段的发票合规性（需通过税务系统核验真伪）、付款凭证与合同/验收单的匹配性（如付款金额不得超过验收合格数量对应的合同金额）。每半年对前20大供应商（按采购金额排序）开展延伸检查，核实是否存在关联交易未披露、围标串标等违规行为。

2.销售业务检查：覆盖客户开发至回款全周期，重点检查客户授信环节的信用评估报告完整性（需包含近3年财务报表、行业地位分析、历史回款记录）、授信额度审批层级（超500万元额度需经分管副总审批）；销售合同签订环节的条款合规性（如折扣率不得超过公司规定上限、账期不得超过信用额度对应的最长账期）；发货环节的出库单与合同/订单的一致性（需核对产品型号、数量、客户名称）；回款环节的到账凭证与应收账款台账的匹配性（需在3个工作日内完成核销）。对超期30天未回款的应收账款，需启动专项检查，核查是否存在虚假销售、客户欺诈等风险。

3.财务管理检查：聚焦资金管理、费用报销、票据管理三大领域。资金管理方面，检查银行账户开立/注销审批流程（需经财务总监签字）、资金调拨指令的双人复核记录（金额超100万元需财务总监二次确认）、库存现金盘点表（需出纳与会计共同签字，每月至少1次）；费用报销方面，核查报销单据的真实性（如餐饮发票需附消费清单、差旅发票需附行程单）、审批层级（超2万元费用需总经理审批）、报销标准执行情况（如住宿标准按职级划分，经理级不超过500元/天）；票据管理方面，检查增值税专用发票的保管（需存放于带锁文件柜）、认证（需在开票后360天内完成）、作废处理（需三联次齐全并注明“作废”）。

4.人力资源管理检查：重点核查考勤管理、薪酬发放、劳动合同管理。考勤管理需核对打卡记录与请假/出差审批单的一致性（如请假超3天需分管副总审批）、异常考勤处理记录（如迟到3次以上需书面说明）；薪酬发放需检查工资表与考勤记录、绩效考核结果的匹配性（绩效工资占比不低于30%）、社保公积金缴纳基数与实际工资的一致性（需按上年度月平均工资申报）；劳动合同管理需核查新员工入职30日内合同签订情况（需明确试用期期限、薪酬标准、保密条款）、合同到期前30日续签提醒记录、离职员工合同解除/终止证明开具情况（需在15日内完成）。

（三）风险防控与合规管理职责

1.风险识别与评估：每季度组织各业务部门开展风险自查，结合日常检查数据，运用风险矩阵（从发生概率、影响程度两个维度）对采购、销售、财务等8大业务模块进行风险评级（分为低、中、高风险三级）。重点关注近半年内重复发生的问题（如销售回款超期问题发生率环比上升15%）、涉及金额较大的问题（如单笔采购合同违约金额超50万元）、可能引发法律纠纷的问题（如未按合同约定支付违约金），将其列为高风险点，纳入《高风险事项清单》。

2.风险应对与监控：针对高风险点制定《风险防控方案》，明确防控措施（如对超期回款客户实施“先款后货”政策）、责任部门（如销售部负责客户催款，稽查部负责跟踪）、监控频率（如每