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药店连锁总部有关记录和凭证管理制度

一、管理目标与适用范围

本制度以规范药店连锁总部及下属门店（以下简称“各门店”）经营活动记录与凭证管理为核心目标，确保经营行为可追溯、数据真实完整、责任清晰明确，严格符合《药品经营质量管理规范》（GSP）《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规要求。制度适用于总部各职能部门（质量管理部、财务部、信息管理部等）及所有直营、加盟门店（加盟门店需在合同中明确本制度执行要求），涵盖药品、医疗器械、保健食品及其他经营商品的采购、验收、储存、销售、售后全流程记录，以及财务收支、费用报销、税务申报等经济活动凭证的管理。

二、管理原则

1.真实性原则：记录与凭证需如实反映经营活动，严禁虚构、篡改或选择性记录；

2.完整性原则：覆盖经营全环节，确保关键信息（如时间、地点、人员、商品信息、数量金额等）无缺失；

3.规范性原则：统一记录格式、填写标准及凭证分类规则，避免因标准不一致导致数据偏差；

4.可追溯性原则：通过记录编号、时间戳、关联标识等实现“来源可查、去向可追、责任可究”；

5.安全性原则：纸质记录需防损、防潮、防篡改，电子数据需加密存储、定期备份，确保信息不泄露、不丢失。

三、职责分工

（一）总部质量管理部

负责制定、修订与质量管理相关的记录模板（如采购记录、验收记录、养护记录等），监督门店执行情况；定期检查记录完整性、填写规范性及保存条件；对不合格记录提出整改要求并跟踪验证；参与重大质量问题追溯时提供记录支持。

（二）总部财务部

负责制定财务凭证管理细则（如发票、收据、费用报销单等），规范凭证审核、传递、归档流程；指导门店财务人员正确处理原始凭证；定期对门店凭证完整性、合法性进行抽查；协调税务、审计等外部机构核查时的凭证提供工作。

（三）总部信息管理部

负责开发或维护记录与凭证管理的信息化系统（以下简称“管理系统”），确保电子记录的生成、存储、查询功能稳定；设置系统权限（如录入、修改、查询权限按岗位分级）；定期备份电子数据（本地服务器每日增量备份，异地灾备服务器每周全量备份）；监控系统操作日志，防范数据篡改或泄露风险。

（四）门店负责人

为门店记录与凭证管理的第一责任人，需指定专人（可兼职）负责记录填写、凭证收集及日常保管；组织门店员工学习本制度，确保全员掌握记录填写规范；每月自查记录与凭证管理情况，形成自查报告并提交总部相关部门。

（五）岗位操作人员

各岗位人员（如采购员、验收员、销售员、收银员等）需按规定及时、准确填写本岗位相关记录，妥善保管经手的原始凭证（如采购订单、销售小票、验收单等），并在规定时间内移交门店指定管理人员。

四、记录管理要求

（一）记录分类与内容

1.质量管理类记录

-采购记录：需包含供应商名称、药品/商品通用名、规格、生产企业、批号、有效期、采购数量、采购单价、采购金额、采购日期、采购员签名及联系方式；

-验收记录：需包含到货日期、验收日期、验收人员、商品名称、规格、批号、数量、外观质量（如包装是否完好、标识是否清晰）、检验报告（如有）、合格/不合格结论、不合格商品处理方式（如拒收、退货）及处理结果；

-养护记录：需包含养护日期、养护人员、商品名称、规格、批号、储存环境（温湿度、光照等）、养护措施（如通风、除湿、翻垛）、异常情况（如虫蛀、变质）及处理记录；

-销售记录：需包含销售日期、销售员姓名、顾客姓名（或会员编号）、商品名称、规格、批号、销售数量、销售单价、金额、付款方式（现金/刷卡/电子支付）；

-陈列检查记录：需包含检查日期、检查人员、陈列区域（常温区/阴凉区/冷藏区）、商品名称、规格、批号、陈列状态（如是否按类别分区、近效期商品是否标识）、异常问题（如混放、过期）及整改措施；

-不良反应报告记录：需包含报告日期、报告人、患者姓名、年龄、性别、商品名称、批号、使用时间、不良反应症状、处理结果、上报药品监管部门情况。

2.财务类记录

-费用报销记录：需包含报销日期、报销人、费用类型（如房租、水电费、采购运费）、金额、审批人（门店负责人/总部财务负责人）、附件清单（如发票、收据、明细单）；

-资金收支记录：需包含收支日期、收支类型（收入/支出）、金额、对方单位/个人、账户信息（仅限内部记录，不对外公开）、经办人签名；

-库存盘点记录：需包含盘点日期、盘点人员、商品名称、规格、批号、账面数量、实际数量、差异数量、差异原因（如损耗、漏记）及处理结论（如调整账目、追究责任）。

3.信息系统类记录

-系统操作日志：需包含操作时间、操