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会议审议与表决程序制度

会议审议与表决程序制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及《[集团母公司名称]关于全面加强风险防控的指导意见》，结合本公司治理结构、业务特点及防控专项风险的实际需求，旨在规范公司内部会议审议与表决活动，明确程序要求，确保决策科学、民主、合规，防范决策风险，促进企业健康发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与或组织的各类会议审议与表决活动，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专业评审会、项目论证会等，覆盖公司战略规划、重大投资、资产处置、人事任免、合同签订、风险管控等核心业务场景。

第三条本制度下列用语的含义：

（一）会议审议：指对特定事项进行充分讨论、研究，形成初步意见或方案的决策前程序。

（二）表决：指会议成员依据议事规则对审议事项进行投票或类似方式表决，形成最终决策结果的行为。

（三）重大决策风险：指因决策失误、程序违规或外部环境突变可能导致公司重大经济损失、声誉损害或法律责任的风险。

第四条专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：会议审议与表决范围应覆盖公司所有重大事项及高风险领域，确保无重大遗漏。

（二）责任到人：明确各层级、各岗位在会议审议与表决中的职责权限，实现责任闭环。

（三）风险导向：将风险防控贯穿会议审议与表决全过程，重点关注重大决策风险。

（四）持续改进：定期评估会议审议与表决制度的执行效果，优化程序与机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对会议审议与表决制度的建立与执行负总责，承担最终决策责任；分管领导对分管领域内的会议审议与表决活动负直接领导责任，确保程序合规、决策科学。

第六条公司设立专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为会议审议与表决制度的最高决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人、分管领导及各关键部门负责人组成，负责统筹协调公司重大会议审议与表决事项，审批重大决策风险控制方案，监督评估制度执行效果。

第七条领导小组主要履行以下职责：

（一）审议批准公司年度重大决策目录及风险管控标准。

（二）统筹协调跨部门、跨单位的重大会议审议与表决事项，解决程序争议。

（三）审批重大决策风险评估报告及应对预案。

（四）监督评估各部门会议审议与表决制度的执行情况，提出改进要求。

第八条牵头部门（通常为公司风险管理部门或合规部门）负责会议审议与表决制度的建设、修订与宣贯，主要职责包括：

（一）组织制定和完善会议审议与表决相关管理制度、操作规程及模板。

（二）牵头开展重大决策风险识别、评估与预警，形成风险分析报告。

（三）监督指导各部门会议审议与表决活动的合规性，开展专项检查。

（四）建立会议审议与表决制度培训体系，提升全员合规意识。

第九条专责部门（通常为公司业务主管部门或财务、法务、审计等职能部门）负责本领域内会议审议与表决的业务合规审核与流程优化，主要职责包括：

（一）制定本领域重大事项的审议标准与表决规则。

（二）审核会议审议材料的合规性与完整性，提供专业意见。

（三）优化本领域会议审议与表决流程，提升效率与质量。

（四）协助处理本领域会议审议与表决中的争议与风险事件。

第十条业务部门/下属单位负责落实本领域会议审议与表决的相关要求，开展日常风险防控，主要职责包括：

（一）执行公司会议审议与表决制度，组织实施本单位的会议活动。

（二）开展本领域内重大事项的风险识别与评估，形成风险清单。

（三）准备会议审议材料，确保内容真实、完整、合规。

（四）落实会议表决结果，执行决策决议，及时反馈执行情况。

第十一条基层执行岗（如项目人员、操作人员等）承担岗位合规操作责任，主要履行以下义务：

（一）遵守会议审议与表决程序，按规定提供相关资料。

（二）如实报告业务执行中的风险与问题，不得隐瞒或提供虚假信息。

（三）服从合法有效的会议表决结果，不得擅自更改或抵制执行。

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在会议审议与表决中的责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议组织要求。会议组织部门应提前制定会议方案，明确会议议题、参会人员、议程安排、材料准备等事项，并按程序报批。会议通知应至少提前三个工作日发出，明确会议时间、地点、议题及参会要求。重大会议应安排专人记录，形成会议纪要。

第十三条议题纳入要求。所有重大事项需经议题纳入程序，由牵头部门或专责部门提出议题申请，填写《议题纳入申请表》，说明议题背景、必要性、风险点及预期目标，经分管领导审核、主要负责人批准后方可列入会议议程。

第十四条材料准备要求。会议审议材料应包括但不限于：事项背景说明、方案选项、风险评估报告、合规性意见、相关依据等。材料应经业务部门自审、专责部门审核、牵头部门复核后，方可提交会议。材料内容应真实