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会议决议执行与监督制度

会议决议执行与监督制度

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第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引》等国家法律法规，以及《[集团母公司名称]关于全面加强内部控制管理的指导意见》等行业准则制定。同时，为有效防控会议决议执行过程中的专项风险，规范业务流程，提升管理效能，结合公司实际运营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司重大经营决策、专项项目实施、风险管控等所有涉及会议决议执行的场景。包括但不限于年度经营计划、投资决策、采购招标、人事任免、安全生产、合规审查等业务领域。

第三条核心术语定义

1.“XX专项管理”：指公司针对特定业务领域或风险类型，通过制度设计、流程优化、风险防控等手段实施系统性管理的活动。例如，采购专项管理、财务专项管理、安全生产专项管理等。其外延包括专项制度的制定、执行、监督、考核及持续改进等全流程管理。

2.“XX风险”：指因会议决议执行不力、流程缺失、人员操作失误、外部环境变化等原因可能导致的业务中断、资产损失、法律责任或声誉损害等潜在不确定性因素。例如，采购领域的供应商准入风险、财务领域的资金挪用风险、安全领域的生产事故风险等。

3.“XX合规”：指公司所有会议决议的执行必须严格遵守国家法律法规、行业规范、公司内部管理制度及业务操作标准，确保决策行为合法合规、权责清晰、流程规范。

第四条专项管理的核心原则

1.全面覆盖：所有会议决议的执行均须纳入专项管理范围，确保无死角、无遗漏。

2.责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，建立“谁决策、谁负责，谁执行、谁落实”的责任体系。

3.风险导向：以风险防控为核心，重点识别和管控可能影响决议执行效果的重大风险。

4.持续改进：定期评估专项管理效果，根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理效能。

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第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对会议决议执行与监督工作负总责，全面领导专项管理工作，确保制度有效落地。分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、资源保障及监督考核。

第六条专项管理领导小组

设立“会议决议执行与监督领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调：统筹全公司专项管理工作，协调跨部门协作问题。

2.决策审批：审议重大风险防控方案、重大违规事件的处置意见。

3.监督评价：定期评估专项管理体系的运行效果，提出优化建议。

第七条牵头部门职责

由[牵头部门名称，如“内控管理部”]担任专项管理牵头部门，负责：

1.制度建设：牵头制定、修订专项管理制度，确保与公司战略及业务需求匹配。

2.风险识别：定期组织开展专项风险排查，编制风险清单及应对预案。

3.监督考核：监督各部门决议执行情况，组织开展专项考核，结果纳入绩效考核体系。

4.培训宣贯：组织全员专项管理培训，提升员工合规意识。

第八条专责部门职责

由[专责部门名称，如“合规部”“审计部”]担任专项管理专责部门，负责：

1.业务合规审核：对决议执行过程中的关键环节（如采购、合同、资金审批等）进行合规性审查。

2.流程优化：结合业务实践，持续优化决议执行流程，提升管理效率。

3.风险处置：对已识别的风险点，提出整改建议并跟踪落实。

第九条业务部门/下属单位职责

各部门及下属单位对所辖领域的决议执行负主体责任，需：

1.落实要求：严格执行公司专项管理制度，确保决议执行到位。

2.日常防控：开展本领域风险自查，及时发现并上报异常情况。

3.配合监督：积极配合领导小组及牵头部门的监督考核工作。

第十条基层执行岗职责

所有执行岗位员工需履行以下合规操作责任：

1.岗位合规承诺：签署《岗位合规承诺书》，明确个人在决议执行中的法律责任。

2.风险上报义务：对发现的违规行为、操作风险及时向直接上级或牵头部门报告。

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第三章专项管理重点内容与要求

第十一条采购领域决议执行管控

会议决议涉及采购业务的，必须严格遵循以下标准：

1.供应商尽职调查：对供应商的资质、信用、业绩进行全流程审查，严禁向关联方采购。

2.招标流程规范：重大采购项目须通过公开招标或邀请招标，确保流程透明、公平。

3.禁止性行为：严禁未按规定程序采购、泄露招标信息、围标串标等行为。

4.风险防控重点：重点关注价格虚高、质量不合格