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出入库登记制度

第一章总则

第一条为规范公司出入库管理行为，防范管理风险，提升运营效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等法律法规，结合国家相关行业规范及集团母公司关于内部控制管理的要求，同时针对公司内部管理实践中的薄弱环节，特制定本制度。本制度旨在明确出入库管理的组织架构、职责分工、操作流程及风险防控措施，确保公司财产物资的安全完整，保障业务活动的合规有序。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有涉及物资、产品、样品等出入库的业务场景，包括但不限于采购入库、生产领用、销售出库、报废处置等全流程管理。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”是指公司针对出入库管理活动建立的全流程、系统性管控体系，涵盖业务操作、风险识别、合规审查、责任追究等环节，旨在实现精细化、标准化管理。

（二）“XX风险”是指因出入库管理不规范、制度执行不到位等可能导致公司财产损失、资产流失、决策失误或法律纠纷的潜在威胁。

（三）“XX合规”是指出入库管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保业务行为的合法性与合理性。

第四条出入库管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：所有出入库业务均纳入制度管控范围，不留管理空白。

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，确保责任可追溯。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。

（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司出入库管理工作负总责，对管理体系的完整性、有效性承担最终责任；分管领导作为直接责任人，负责具体组织、协调和监督制度的落实。

第六条公司设立出入库管理领导小组，由主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、仓储部、审计部、法务部及各业务部门负责人。领导小组负责统筹协调出入库管理工作的顶层设计，审批重大管理事项，监督评价制度执行效果。

第七条各部门职责划分如下：

（一）财务部作为牵头部门，负责统筹制定出入库管理制度，组织开展风险识别与评估，监督业务合规性，定期审核出入库账务，并组织培训宣贯。

（二）仓储部作为专责部门，负责出入库业务的具体执行，包括物资验收、存储管理、发放领用、盘点核对等，同时承担流程优化与风险处置的主体责任。

（三）业务部门及下属单位作为业务主体，负责落实本领域出入库管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规定，并及时上报异常情况。

第八条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守出入库操作规程，确保业务记录的真实性、完整性。

（二）落实岗位合规承诺，签署《XX岗位合规承诺书》，明确个人在风险防控中的义务。

（三）发现异常情况或潜在风险时，及时向直属上级或相关部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购入库管理：供应商选择须进行尽职调查，包括资质审核、信用评估、价格比对等，严禁关联交易或利益输送；采购合同须明确物资规格、数量、质量标准及交付时间，未经审批不得擅自变更。重点防控采购流程不规范、物资质量不合格等风险。

第十条生产领用管理：生产部门领用物资须填写领用申请，经部门负责人审批后交仓储部发放；领用记录须与生产计划、物料清单（BOM）核对一致，严禁超量领用或违规挪用。重点防控物资错发、漏发、多发等操作风险。

第十一条销售出库管理：销售出库须依据客户订单及库存情况执行，大额订单需经销售部门与仓储部联合审核；出库单据须经复核人员签字确认，并实时更新库存系统。重点防控虚假出库、库存不足等合规风险。

第十二条废弃处置管理：报废物资须编制处置清单，经技术部门鉴定后按审批权限报批；处置过程须记录影像资料，并确保符合环保要求。重点防控报废物资流失或处置不当的环境风险。

第十三条存储安全管理：仓储区域须划分危险品、普通品等类别，并设置明显标识；定期开展消防、防汛等安全检查，确保设施设备完好。重点防控火灾、盗窃等安全风险。

第十四条信息保密管理：出入库系统数据须设置访问权限，仅授权人员可查询敏感信息；员工离职时须交接相关记录，严禁泄露商业秘密。重点防控数据泄露、篡改等信息安全风险。

第十五条盘点核对管理：仓储部须制定年度盘点计划，采用循环盘点与全面盘点相结合的方式，确保账实相符；盘点结果须提交财务部复核，差异原因须查明并整改。重点防控库存虚报、账实不符等管理风险。

第十六条非法占用防控：严禁任何部门或个人擅自占用、挪用库存物资，一经发现须立即纠正并追究责任；特殊占用需求须提交专项申请，经审批后方可执行。重点防控物资资源浪费、管理混乱等问题。