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木材收购制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国安全生产法》等国家相关法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于供应链管理、风险防控的指导意见，结合公司木材采购业务实际需求，为规范采购行为、防控经营风险、提升管理效能制定。制度旨在明确采购流程中的合规标准、禁止行为及风险管控要求，保障公司资产安全、经营合规及战略目标的实现。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在木材采购业务中的全部活动，包括但不限于采购计划制定、供应商选择、合同签订、物流运输、质量检验、入库管理等环节。所有参与采购业务的人员均须严格遵守本制度规定，确保业务操作符合法律法规及公司内部管理要求。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“木材专项管理”指公司为规范木材采购行为、防控采购风险而建立的全流程管理体系，涵盖政策制定、流程设计、风险识别、合规审查、责任追究等环节。

（二）“采购风险”指在木材采购过程中可能出现的合规、财务、安全、质量问题，如供应商资质不合规、价格异常波动、运输延误、质量不合格等。

（三）“合规操作”指所有采购行为必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务活动合法、透明、高效。

第四条木材专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：

（一）全面覆盖：采购全流程各环节均须纳入制度管控，确保无死角、无漏洞。

（二）责任到人：明确各级管理人员及业务人员的职责分工，确保责任可追溯。

（三）风险导向：重点关注高风险环节，优先防控重大风险事件的发生。

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化制度流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司木材专项管理负总责，对采购业务的合规性、安全性承担最终责任；分管领导对专项管理工作的直接实施负领导责任，统筹协调各部门落实制度要求。

第六条设立木材专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、采购部、质检部、仓储部等部门负责人。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调公司木材专项管理工作，研究解决重大问题；

（二）审批重大采购项目的决策方案及风险管控措施；

（三）定期评估专项管理工作的有效性，提出优化建议。

第七条明确三类主体职责分工：

（一）牵头部门：采购部负责统筹木材专项管理制度建设、风险识别、流程优化、监督考核及培训宣贯等工作，定期向领导小组汇报管理情况。

（二）专责部门：法务部负责审核采购合同的合规性、供应商资质的合法性；财务部负责审核采购预算及资金审批权限；质检部负责木材入库前的质量检验及标准制定；仓储部负责木材存储安全管理。

（三）业务部门/下属单位：各采购执行单位须落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况，确保业务操作符合制度规定。

第八条基层执行岗（如采购员、质检员、仓库管理员）须履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，确保个人操作符合制度要求；

（二）主动识别并上报业务过程中的风险隐患，如发现异常情况须立即停止操作并上报；

（三）参与定期培训，掌握最新的采购政策及操作规范。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商尽职调查：采购部须建立合格供应商名录，对新增供应商开展资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况、征信记录等，严禁引入存在重大合规风险或安全风险的供应商。

第十条招标采购流程：木材采购金额超过X万元的须采用公开招标或邀请招标方式，确保流程公开透明。采购部须制定招标文件、组织开标评标，法务部参与合同条款审核，重大项目由领导小组决策审批。

第十一条采购合同签订：所有采购合同须由法务部审核，明确交货时间、质量标准、违约责任等条款，合同签订后须报财务部备案并纳入合同台账管理。

第十二条价格管理：采购部须建立价格监控机制，定期分析市场价格变化，防止价格异常波动或利益输送。严禁通过虚构交易、拆分订单等方式规避招标或低价竞争。

第十三条质量检验标准：质检部须制定木材验收标准，明确水分含量、尺寸偏差、瑕疵率等指标，入库前须逐批检验，不合格木材须退回并追究供应商责任。

第十四条物流运输管理：仓储部须与物流企业签订安全运输协议，明确运输责任及延误赔偿标准，运输途中须全程跟踪，确保木材完好无损。

第十五条仓储安全管理：仓库须配备防火、防潮、防虫设备，严格执行限额领料制度，定期排查安全隐患，严禁在仓库内吸烟或违规用电。

第十六条账务核对与付款：财务部须定期核对采购发票、入库单、合同等资料，确保账实相符，采购付款须按合同约定执