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水利工程项目档案管理规定

一、总则

（一）目的

为加强水利工程项目档案管理，确保水利工程项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利工程建设、运行、维护和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》以及国家有关水利工程建设的法规和标准，结合水利工程项目的特点，制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于各类水利工程项目，包括水库、水闸、堤防、泵站、灌区、水电站等新建、改建、扩建、加固等项目的档案管理工作。

（三）管理原则

水利工程项目档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管的原则，实行项目法人负责制，确保档案管理工作与项目建设同步进行。

二、档案管理机构与职责

（一）项目法人职责

1.项目法人是水利工程项目档案管理的责任主体，负责建立健全项目档案管理体系，明确档案管理部门和人员职责。

2.组织制定项目档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作有章可循。

3.对项目各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，协调解决档案管理工作中的重大问题。

4.负责组织项目档案的收集、整理、归档和保管工作，按照规定向有关部门移交档案。

（二）档案管理部门职责

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本规定，制定本项目档案管理实施细则。

2.负责项目档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、检索、利用等。

3.对项目各参建单位的档案工作进行业务指导和培训，提高档案管理人员的业务水平。

4.定期对项目档案进行检查和评估，确保档案的质量和安全。

5.负责组织项目档案的验收工作，向项目法人提交档案验收报告。

（三）参建单位职责

1.勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照合同要求，负责各自工作范围内档案的收集、整理、归档和保管工作，并向项目法人移交档案。

2.建立健全本单位档案管理制度，明确档案管理责任人员，加强档案管理工作。

3.接受项目法人和档案管理部门的监督、检查和指导，及时整改档案管理工作中存在的问题。

三、档案收集与整理

（一）收集范围

1.前期文件材料

包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案报告、初步设计文件、施工图设计文件等。

2.施工文件材料

包括施工图纸、施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程变更通知、施工照片、录像等。

3.监理文件材料

包括监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告、工程进度控制文件、工程投资控制文件等。

4.设备采购与安装文件材料

包括设备采购合同、设备技术文件、设备安装调试记录、设备运行维护手册等。

5.竣工验收文件材料

包括竣工验收报告、工程质量评定报告、财务决算报告、审计报告等。

6.科研与新技术应用文件材料

包括科研项目立项文件、研究报告、试验数据、新技术应用报告等。

（二）收集要求

1.各参建单位应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性、完整性和准确性。

2.档案收集应遵循文件材料形成的自然规律，保持文件材料之间的有机联系。

3.对重要文件材料应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。

4.对声像档案和电子档案，应同时收集其载体和说明材料，确保档案的可读性和可利用性。

（三）整理方法

1.档案整理应按照《水利工程建设项目档案管理规定》和相关标准进行，遵循分类科学、组卷合理、编号规范、装订整齐的原则。

2.档案分类应根据水利工程项目的特点和档案的形成规律，采用年度项目专业保管期限等分类方法。

3.组卷应按照文件材料的来源、时间、内容和形式等特征进行，保持文件材料之间的有机联系。

4.档案编号应采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。

5.档案装订应采用线装或胶粘等方式，确保档案的牢固和整齐。

四、档案保管与保护

（一）保管条件

1.项目法人应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备和设施，如档案柜、密集架、温湿度控制设备、消防设备等。

2.档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

3.档案库房应采取防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施，确保档案的安全。

（二）保管期限

水利工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指具有重要保存价值的档案，如项目前期文件、竣工验收文件等；长期保管的档案是指保管期限为1650年的档案，如施工文件、监理文件等；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案，如一般性文件材料等。

（三）保护措施

1.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制、数字化存储等。

2.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案损坏、霉变等问题。

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