浅论新时期的档案管理信息化.pdfVIP

南方论刊 ·2011年增刊第2期 图书档案工作研完 浅论新时期的档案管理信息化 韦桂婷 (茂名市城市综合开发公司 广东茂名 525000) 【摘要】随着科学技术的发展，计算机技术及网络信息技术的不断发展，档案管理的 范围、手段和方法都在发生 巨大的变化 ，正迈向信息化、网络化的时代。本文分析了档案 管理信息化的原则，提出了加强档案管理信息化的建议。 【关键词】档案管理 ；信息化；原则 档案是机关、组织和个人在 纸质档案到电子档案 ，这是档案 要从以下两个方面来加强档案管 社会活动中直接形成的具有保存 管理的一场革命 ，它将给档案管 理信息化的安全措施：一是电子 价值的文字、图表、音像及其他 理带来深刻的变革。 文件保存的可靠性。新时期下的 各种形式和载体的历史记录。档 为了使档案管理信息化更好 档案管理信息化不同于文书档案 案管理工作 ，即用科学的原则和 地适应社会主义市场经济的发展 管理，它是属于通过软件对文书 方法管理档案，在 以知识和信息 需要，更好地为改革开放和现代 档案进行管理，对其他类型档案 为主要特征的知识经济时代 ，在 化建设服务，它必须要遵循 以下 的数字化过程的一种新型电子文 以计算机技术为核心的档案管理 三个原则： 件档案管理。因为，电子文件是 现代化大趋势下，档案工作发生 1．1规范性原则：在进行电 由计算机形成的，而计算机硬件 了新的变革，正迈 向信息化、网 子档案建立时，应该尽量做到从 在不断地升级换代，操作系统软 络化的时代。 文档的收集、整理、鉴定、保存 件也必须不断地更新，我们无法 1．正确认识档案管理信息化 和使用的全程规范性。在进行档 永远保存这种环境系统，因此 ， 档案作为信息载体为人类 的 案信息管理时，根据国家 的相关 无论采用何种软件形成的电子文 现实活动提供种种直接的借鉴和 规定，将 电子档案的文件格式、 件，都将回复到文本文件形式保 有益的启示，无论从理论上还是 技术软件和收集整理标准进行统 存，只有这样，由电子文件形成 一 从档案利用实践看，各种载体和 、 形成固定的管理模式 。电子 的 电子档案才 能被长期开发利 记录方式的档案包含着大量的信 档案本身的收集和传输过程、储 用。二是网络软件的安全性。纸 息，档案工作是属于信息产业 ， 存方式存在多样性，这要求档案 质文件必须要通过网络软件才能 是积 累、储存 、传递信息 的产 管理人员对不同类型的方式分别 转变成 电子文件 ，电子文件通过 业 。随着科学技术的发展，计算 对待，制定符合方式本身特性的 软件的收集、管理、归档才能形 机技术及 网络信息技术的不断发 工作流程，使档案在收集整理的 成 电子档案。任何网络软件都存 展 ，档案管理的范围、手段和方 过程中在理可依，有法可寻。 在一定的缺陷和漏洞，黑客会利 法都在发生 巨大的变化，如果停 1．2安全性原则：安全是档 用这些漏洞对 网络进行攻击 。因 留在过去单一的纸质档案管理方 案信息化建设不可忽视的一个重 此，我们必须要构建一个安全的 式，那档案工作必将被时代所淘 要方面，必须采取一系列措施保 档案利用 网络安全平 台。在此 汰。从纸质文件到 电子文件 ，从 证档案信息的保密和安全。我们 “内部”中可 以对档案查阅系统 36 进行访问，并且限制内部办公网 档案管理观念现代化，即使有一 随着互联网的技术的普及，网上 等外部无权 网络对档案查阅系统 流的档案保护和管理设施，不能 查询也是利用档案的主要形式。 进行访问。 称其档案管理现代化。 因此，档案部门的设施配置，必 1．3坚