对现代企业档案管理的思考.pdfVIP

盘隧笛龋盘圈篱鞠龋骚阔黼譬管薹理篡黼 对现代企业档案管理的思考 口周新荣 河北 白沙烟草有限责任公司 摘【 要】随着现代企业的不断发展，档案管理工作也越来越现代化，计算机的应用范围大幅度扩展。目前，我国企业正处在逐步迈 向档案管理现代化的关键时期，如何提高现代企业的档案管理水平，已经成为企业管理层需要重点关注的领域。 【关键词】企业；档案管理；信息技术 一 、 引言 科学管理 自身档案资料。其次 ，除了以企业为档案管理主体之 从改革开放以来 ，市场经济建设促进了企业在生产、经营、 外 ，还可以成立社会化的服务组织协助完成这一工作，比如档案 销售、技术开发等各个方面的体制改革 ，过去的单纯生产型企业 事务所、档案寄存中心等等。目前，我国已经在深圳建立了档案代 已经开始向生产经营型、经营开发型等方向转变。档案管理作为 存服务中心，帮助很多企业解决了档案存放的问题，既能够在很 企业在生产经营活动中不可缺少的基础性管理工作，已经逐步 大程度上为企业节约人力、物力、财力，同时也可以解决一些对档 显示出自身的重要作用，优化企业档案管理工作体制，已经逐步 案管理业务不熟悉企业的燃眉之急。可以预见，未来档案代存中 成为企业进行现代化管理过程中的重要内容。从 目前的情况来 心还将有进一步的发展，尤其是针对产权变动后的企业将更加需 看，企业对档案管理工作在认识、管理、使用上都还存在一些问 要这类代存中心。产权变动后的企业档案具有较大的流动性，档 题，主要体现在以下三个方面。首先，档案管理在企业的经营管 案管理工作的缺陷较为明显，因此需要中介机构为其服务。 理中的地位一直模糊不清，主要还是继续一早传统的管理体制 3．档案管理观念应该跟上企业参与市场竞争的步伐。随着我 和办法。其次，企业管理层对档案管理工作的重视程度还有待提 国加入V~IO，我国企业需要同时面临国内和国外两个市场的竞 高，在制定企业的工作规划和个人的工作议程时，未能将档案管 争。可以说，国际贸易中所普遍存在的技术壁垒、绿色壁垒、知识 理工作纳入其中。最后，还有很大一部分企业缺乏健全的档案管 产权保护等都是我国企业需要面临的严峻挑战。从 目前的状况 理制度，档案的保管条件达不到必要的标准 ，很多企业并未购置 来看，一些国家对我国设置了苛刻的标准，客观上形成了一定的 现代化档案管理所需要的各类仪器和设备。除此之外，经费短 技术比例。举个简单的例子，我国对欧盟出口的茶叶需要通过 缺、库房有限、人力不足等因素，都严重制约着档案管理水平的 118项检测指标，对 日本出口的大米需要通过 123项检测指标。 提高，甚至还会对档案的整理分类、科学编纂、开发利用、安全保 由于这类技术壁垒的存在，我国每年的出口总额都会受到很大 管等工作产生极为不利的影响，最终影响企业其他工作的顺利 l的影响。鉴于此，企业档案管理工作应该树立起 “大档案”观，力 开展。 争提高企业的核心竞争力。一方面，企业应该减少一般档案的数 二、现代企业提高档案管理水平的途径 量，同时要加强对质量认证、知识产权、环保认证、产品成本等内 1．树立现代化的企业档案管理理念，重视过程与核心业务档 容所涉及档案的收藏和保管，另一方面，企业还应该将眼光瞄准 案管理。首先，企业应当更新 自身的档案管理理念 ，档案管理工 整个国内外市场，做好针对技术标准、市场反应等资料的收集 ， 作并非仅仅由档案管理部门单独完成 ，而是需要企业的全体员 让企业的档案管理工作更加贴合实际，满足企业的客观需求。 工共同参与，因此需要树立起各个部门和人员的责任意识。企业 三、结语 应该逐步将档案管理制度化 ，每个层级设置专门的负责人 ，将档 通过以上的分析我们不难看出，现代企业的档案管理工作 案管理的具体 目标和要求纳入各个部门和人员的工作职责之 已经发生了方向性的变化，不再是过去简单搜集材料 、保存材 内。简单来说，就是要让所有人都明确了解 自己所担负的责任， 料、查阅材料的方式。随着市场竞争激烈程