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第四部分企业档案工作 论企业档案的综合管理 杨柳青 内容摘要企业档案管理工作在企业管理中发挥着重要作 用，随着社会和企业的发展，原有的档案管理模式已不适应新时代 的需要。档案管理人员如何运用科学发展观来分析社会转型时期 档案管理中存在的问题，并创新思路，积极探索新的观念、机制．和 管理模式，使档案管理工作更好地为企业发展服务，本文在这方面 做了一些探索。 企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社 会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。随着企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科 学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分 析的道路。为了使档案管理更好地为企业生产服务，我们还有很 多需要研究和解决的问题。下面，笔者就此略谈几点粗浅的认识 一、当前企业档案管理中存在的问题 一 对档案管理在企业中的重要作用认识不足 虽然企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升 级工作，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后劲 不足，没有长期性和连续性。甚至有人认为档案室就是存放废资 料的地方，档案室成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划； 有任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和 连续性的发展规划。 ．．——377．．—— 第六次华北地区档案学会学术讨论会论文集 二 档案管理缺乏规范化、制度化的管理程序 首先在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就 不交，档案收集考核不明确；其次在立卷过程中有的没有按照卷内 文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷 内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上，有时会累积起来一次 立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；另外在档案利 用上也不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，对借出的档 案没有积极跟踪、督促借阅人员按期归还。 三 新技术：新方法没有充分应用到档案管理工作中 当前，科学技术迅猛发展，新生事物不断涌现，落后的档案管 理技术已跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的 主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案管理工作重要性的足 够认识，财力投入少；--是一些单位虽然购买了不少先进的档案管 理设备，但由于档案管理人员缺乏培训，操作不熟练，导致先进设 备没有起到应有的作用。三是虽然有微机和档案网络，但档案并 没有录入电脑，还按手工在进行工作。 二、如何解决档案管理中存在的问题 档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源， 各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关 信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案 的信息作用，使其更好地为企业服务。为此!．我们要做到以下几 ‘ 点： 一 建立档案管理现代技术标准，加快相关规章制度的完善 档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。 因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个整体。因 此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检 索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格 按照统一的标准进行规范整理。国家、企业相继出台了一系列相 ．．．——378．．．—— 第四部分企业档案工作 关制度和标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、 档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，并 在不断地完善和修改，进一步为档案管理信息化提供制度上的保 障d -- 提高企业档案管理人员的素质 第一，企业档案管理人员要有较高的政治素质。提高档案管 理专业人员的政治素质，首先要认真学习马克思列宁主义、毛泽东 思想，学习邓小平建设有中国特色社会主义理论，并与档案工作结 合起来，着力解决好世界观、人生观问题，为档案事业的发展奠定 坚实的思想理论基础。第二，企业档案管理人员要有较高的职业 道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立 为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应 尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具 有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。第三，企业档案 管理人员要有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础， 掌握档案管理工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作 的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现 代化管理的转变。第四，企业档案管理人员要有创新意识。创新 是工作向前发展的直接推动力，知识经济的来临，我们要学习与创 新同步，需要创造性学习，善于发现新事物，研究新问题、新方法。 应把握机遇．，解放思想，开创性工作，以新思维对待新闷题。以新思 路和新对策解决