实施文档一体化 促进档案管理.pdfVIP

维普资讯 200809)总第966期 I簋踩技术协作信息 文 由、。 国书与档靠管理 体件了豁以 实施文档一体化 促进档案管理 ●王树媛 计算机网络技术的广泛应用打破了档案管理传统的工作流程，改变了 2．电子文件归档方式和途径的选择。 计算机在档案管理工作中长期处于单机运行 ，条 目管理 ，以计算机先进技 纸质档案的载体较为稳定安全 ，而电子文件的载体稳定性差，易损坏 ， 术模拟传统档案管理的模式，使档案工作有了一个飞跃。目前，依靠单位局 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验 ，利用磁盘 ，脱机采集数据的介 域网的建立 ，利用计算机及网络技术，实现文档一体化管理 已成为各单位 质移交方式容易造成数据丢失，如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读 档案部门提高工作质量，促进工作效率和档案管理现代化的一个重要的方 性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档 ，这不仅加大了工作量 ，也增加 法和标志。所谓文档一体化就是将 目前档案工作现实中各相关相对分散独 了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘 立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。 存贮。网络移交的途径有两条： 一 、 实施文档一体化的可行性与优越性 (1)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网线。随着各单位 1．实现从文件生成到档案管理全过程的超前控制。我们知道文件是档 计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些 案的源头，是文件使用或办理完毕后经过鉴定归档转化成档案。从接收档 文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信 案开始到随后进行的档案整理和鉴定，再将收集的档案按一定的标准和规 息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换 ，在一定程度上保证了数据 定进行分类 、编 目，进行档案信息的开发 ，根据用户的需求，开展各种提供 的可靠性和通用性 ，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上 利用服务，档案工作都有其自身的规律。文档一体化管理就是从文件和档 的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编 目整理 ，也利用网 案工作全局出发 ，把文件的档案关口提前。并且将文件与档案工作有联系 络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案 的内容进行配合、交融 ，精简不必要的环节 ，实现文件登记与档案著录同步 部门之间开通电子文件归档传递网线，建立依附在信息管理网上的归档专 或同卡，做到数据一次输入，反复利用 ，并完成分类、立卷和著录标引工作， 用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给 提高了工作效率和工作质量。实现文档工作现代化，在档案工作中推行文 档案部门。档案部门经与办公 自动化和信息管理部门协商后 ，要对归档的 档一体化的实施势在必行。 电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软 2．实施文档一体化管理的优越性。随着市场经济的发展，档案工作也必 件，如：．DBF、．DOC、．TXT、．EXE等文件。 须适应当前单位的精简高效，多功能服务的要求。在此形势下，将密切相关 (2)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。 的文件工作与档案工作作为一个整体 ，合理投入人力、物力、财力，取得事 为适应办公 自动化工作发展的需要 ，人们越来越注重信息工作的系统化和 半功倍的做法，优越性是多方面的。其一，促进档案工作的收集完整、系统、 标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分“散各异”转向 集“中统 ” 便捷、准确、安全、相互衔接和利用，从而使文件产生到运转的每个环节上 一 打破了立卷单位人界限，更趋向基于某