如何推行档案工作规范化.doc

如何推行档案工作规范化档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 1 文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构，国内学者一致认为他们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一、各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节，因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 2 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。 首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。 其次是注意要检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。 再者是公文字迹要牢固清晰，不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。 最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 3 实施以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近的公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而以我为主的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。以我为主的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。 他要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题： 一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷归档，而没有完成的，则不能立卷归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。 二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在以我为主的原则下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息亢余度，提高档案利用的效率和效果。 三是在坚持贯彻以我为主归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性，在归档工作中既要掌握重点、分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失，特别在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基