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企业档案内部资源的知识管理探析-办公档案论文 企业档案内部资源的知识管理探析 赵语心 (中国航天建设集团有限公司,北京100071) ［摘要］知识管理是21世纪企业管理的新方向。企业档案作为企业各项活动的真实记录,在知识管理中具有很大作用。本文分析了档案在知识管理中的作用和企业对内部资源进行知识管理的重要性,列举了数种对企业档案内部资源实施知识管理的方法。 ［ 关键词 ］企业；知识管理；档案管理；内部资源 ［DOI］1013939/jcnkizgsc201509089 1企业档案管理的现状 在知识管理思想的指导下,企业要想保持核心竞争力应该注重对企业隐性知识的挖掘,这是企业档案开发利用的一个创新点。要想积极有效地参与知识管理,从根本上改变档案部门“看摊守摊”的被动局面,应在实体保管的基础上,更深一层次地加强对隐性知识的挖掘。 在知识经济和信息技术的推动下,档案人员开始由实体保管者向知识管理者过渡,企业档案以其丰富的知识性也开始被纳入到知识管理的视野中。这一客观要求给企业档案工作带来了强有力的冲击,企业档案工作目标必须调整,档案部门必须准确把握环境的脉搏,再也不能仅仅只关心档案实体和信息的安全管理与责任管理,而必须集中精力攻克档案知识资源管理的难题。 现在,企业档案实体管理保管机制比较健全,保管手段比较先进,保管方式日趋合理。针对档案实体管理,管理人员理顺收集渠道,对收集到位的档案整理、鉴定保管等也驾轻就熟,这些成果都显示出档案实体保管的日趋成熟与完善。但是在知识管理的方面还很欠缺,存在很多的问题,大部分的档案馆的管理模式都还停留在保管的阶段,存在重实体保管、轻知识挖掘的缺点。针对显性知识,未形成健全的挖掘机制；针对隐性知识,也未及时进行归档操作。应该说,大部分企业对档案的管理仍停留在信息管理阶段,对档案的利用也停留在信息利用阶段,在显、隐性知识挖掘上所做的工作远远不够。 在企业中普遍存在这样的现象,即企业信息部门收集来的信息与创新的知识,不能畅通的传达给需要这些信息的部门与个人,企业中部门与部门之间、个人与个人之间信息流通出现障碍,形成“信息孤岛”。在资讯发达的今天,“信息孤岛”现象致使企业永远比市场的节奏慢半拍,将极大地削弱企业的竞争力与生存能力。相对于其他知识而言,档案知识的共享基本上比较滞后,这一方面由档案信息的特殊性引起,另一方面也由长期以来形成的档案利用思维所导致。但在知识经济时代,档案工作的出路在于实现档案知识共享,发挥档案知识的经济效益。 2知识管理的定义 知识可以分为隐性知识和显性知识,显性知识是指可以用语言文字表达传递的信息,隐性知识是指需要靠实践和体验来获得的,可意会而不可言传的信息。知识管理就是应用现代技术对知识资源进行管理,以促进知识创新的活动。它能够帮助人们对拥有的知识进行反思,调整和发展企业内部结构,提高人民进行知识交流的技巧,增加获得知识的来源,促进知识交流,利用组织的无形资产创造出价值。 3通过企业档案对内部资源实施知识管理的必要性 31企业实施知识管理的必要性 知识管理是为了有效地提高企业的竞争力,而综合企业内部和的各种信息、知识,并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用,并通过建立知识共享机制,鼓励知识创新,实现知识的增值,利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。因此,知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用。在知识经济社会中,知识管理将为企业创新增添动力,要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识,将合适的知识在合适的时间给合适的人。企业将主要依靠知识来赢得竞争的优势,最终实现低成本高收益。 32企业档案在知识管理中的作用 企业档案是企业活动的记录,忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况,积累了大量的企业显性知识。通过对这些显性知识资源的开发,企业可以更加便捷地建立知识管理系统,实现企业知识共享。企业档案是保护企业知识产权的有力武器,它真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者,当发生知识产权纠纷时,企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以反映和培养企业文化,它形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中,记录着企业经历的成功与失败。企业档案是企业员工知识培训的必备教材,通过企业档案为企业员工培训提供教材,使企业员工能迅速融入本企业,提高业务能力。 企业档案知识管理不仅是一项重要的管理活动,更是一种管理理念,企业档案不仅具备知识特征,还是企业一种重要的知识资源,已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。 33企业内部资源知识管理中存在的问题 现在很多大型企业中,知识管