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对档案保管期限规定比较研究 　　摘要：本文从形式、规格、内容设置、期限划分等方面对国家档案局2006年底制发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年的规定进行比较，对它们的优劣进行揭示并给予评价。 　　关键词：保管期限规定　比较研究 　　 　　2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。这是新中国成立以来国家档案局颁布的第五个关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定，此前国家档案局先后于1956年至1957年、1964年、1983年、1987年先后四次颁布了机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定。新《规定》发布之前正在使用的，是1987年12月年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》(以下简称87《规定》)、《机关文件材料归档和不归档的范围》(以下简称87《范围》)。与1987年的两个文件相比，新《规定》无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变。本文从形式、规格、内容设置、期限划分等方面对国家档案局2006年底制发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年的规定进行比较，对它们的优劣进行揭示并给予评价。 　　 　　1　从发布形式及规格上 　　 　　1．1　87《规定》以国家档案局“通知”的形式印发，属于行政规章，要求各单位结合实际情况贯彻执行。各机关据此制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后，报档案行政管理部门备案。 　　1．2　《规定》以国家档案局“令”的形式公布施行，具有法律效力，这反映了国家档案行政管理部门对此项工作的高度重视。各机关据此编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行，加大了档案行政管理部门的管理力度， 　　 　　2　从文件结构上 　　 　　2．1　87《规定》包括《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》三个内容关联、结构独立的部分。 　　2．1．1　《关于机关档案保管期限的规定》介绍了永久、长期、短期三种不同的档案保管期限类型、划分原则、具体内容。 　　2．1．2　《文书档案保管期限表》详列了归档文件的类型、内容、期限。 　　2．1．3　《机关文件材料归档和不归档的范围》详列了归档与不归档文件的范围、类型、内容，共计51个条目。 　　上述三个文件之间内容有所重复，另外每一文件内本机关与外机关(含上级、同级、下级)之间交叉排到，造成篇幅冗长、结构零散、逻辑关系较为混乱。 　　2．2　《规定》包括《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》两部分，将归档范围与保管期限两个表合二为一。凡属归档范围的文件材料均确定了保管期限，结构简明、实用性强。 　　2．2．1　《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》――定性说明归档与不归档文件的范围、类型，仅8个条目；介绍永久、长期、短期三种不同的档案保管期限类型划分原则、具体内容。 　　2．2．2　《文书档案保管期限表》――详列归档文件的类型、内容、期限。 　　二者从内容上不重复，另外每一文件内均按照本机关、其他机关(含上级、同级、下级)顺序排列，因此信息集中、结构紧凑、逻辑层次明确。 　　 　　3　从保管期限的划分方法上 　　 　　3．1　87《规定》将文书档案保管期限分为“永久”、“长期”和“短期”三种。“短期”保管期限为1―15年，“长期”为16―50年，时间跨度较大，期限界定较为模糊，实际操作的随意性较大。 　　3．2　《规定》将机关文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。“定期”保管期限实行了标时制，划分为30年和10年两个期限，期限界定明确，易于实际操作。 　　 　　4　从《文书档案保管期限表》的相关项目上 　　 　　4．1　从条目数量上分析， 　　4．1．1　87《文书档案保管期限表》含一级、二级、三级、四级条目数量分别为33、47、5、0个，共计85个。 　　4．1．2　《文书档案保管期限表》含一级、二级、三级、四级条目数量分别为13、51、43、10个，共计117个，比87《文书档案保管期限表》增加约38％。 　　4．1．3　新文书档案保管期限表与旧期限表比较得出的结论：一是一级条目数量、占总量比例大幅下降，反映了其在类目设置上重点突出，将最常规、最重要的独立专题放在一级类目，如关于机构、人事、党、团、工会、纪检、保卫等工作的文件材料，在1987的表中分列8个一级条目，在2006年的表中则归为1个一级条目。二是二级条目数量、占总量比例差距较小，但从一级条目与二级条目对比情况看，1987年的表为1:1.42，