现代企业文秘学 郑孝敏主编.pdfVIP

第 1 页 第 一 章 　　概 论 随着我 国开放改革 的不断深化 ，社会主义市场经济 的逐步建立 和发展 ，现代企业在生产 、流通等方面都面临着新 的挑战。它要在激 烈竞争 中求生存 、求发展 ，就必须在 内外进行不断地开拓、创新和发 展 ，完善和强化 自身的机能，以便具有高度发达的经营能力和管理能 力，增强生产、流通等方面的机制，使企业在众 多的挑 战 中不但 能够 出奇制胜、闯关渡 险，而且 能够从容不迫、快步发展 。文秘工作作为企 业领导的参谋、助手 ，是企业 的智囊团和指挥枢纽 ，对于完善和强化 企业 自身 的机能 ，提高企业 的经营能力和管理能力 ，增强企业 的生 产 、流通等方面的机制 ，必将发挥越来越重要的作用 ，也必将越来越 显示出它的重要意义 。因此作为现代企业文秘工作人员，了解 、掌握 一些文秘学 的基本理论知识 ，具备与现代企业经营活动相适应 的相 关技能，是十分必要的。 第一节　　文秘和文秘工作 一、文秘的含义和作用 “文秘 ”一词 的含 义 ，就 是通 常所说 的文书、秘 书 。但 它也可 以指 工作、职 位；也可 以指专 门从事 文 书、秘 书工作 的人 员 。一般 来 说 ，不 论文书、秘 书都是运用文书这一手段 ，进 行文书 的撰 写、处理 ，为行政 管理服务 。但从严格意义上来说 ，文书和秘书是有 区别的。文书工作 是围绕着公文的制发、处理和管理而进行的一系列活动 。秘书工作的 第 2 页 职能和范围就 比文书重要和大得多。秘书工作除了参与公文的制发、 处理和管理之外，还要协助领导了解情况 ，出谋划策 ，乃至代表领导 处理事务 ，完成领导委托、交办 的事务 。因此 ，国际秘 书联合会对秘 书 下了这样的定义 ： “秘书应是主管人员的一位特殊助手 ，他掌握有办 公室工作的技巧，能在没有上级过 问的情况下表现 出自己的责任感 ， 以实 际行动显示 出主动性和正确判断能力 ，并且在所给予的权力范 围内作出决定。” 现代企业文秘具有现代企业 的因素 。这是它 区别于一般意义上 文秘 的主要标志。现代企业文秘工作必须为企业 的经营、管理服务。 随着社会主义建设事业的发展 ，我国现代企业发展很快 ，国营企业 、 “三 资 ”企业、民办集 体企业 ，如 雨后春 笋争相涌现 ，从事 现代 企业 文 秘工作的人员也 日益增多 。在我 国开放改革不断深化的形势下，企业 面临着许多新挑战，给企业文秘工作带来了新任务新课题 ，也越来越 显示它在企业 中的重要作用，这主要体现在： 参谋作用　　文秘工作人员要根据企业领导 的意 图进行调查研 究，多方 了解情况 ，搜集有关信 息，提 出切实可行 的方案 ，为领导决策 提供科学的依据 。对领导的决策如有不同的看法和意见，也应根据调 查研究的实际情况 ，提出建议供领导参考 。 推行作用　　　　文秘工作人员有责任运用文书这一手段，在本单 位推行党和 国家的法令政策 ，推行上级领导和本企业领导的决策 ，并 督促企业 下属单位推行 。检查、了解推行 的情况 ，及 时反馈 ，以便领 导 提出相应的措施 ，务使领导的决策变成全企业职工 的实际行动 。促进 企业生产和流通等取得切实的成效 。 协调作用　　　　协调是管理的一项重要职能。从一定意义上说，管 理就是协调 。由于社会的多元化 ，一个企业之中领导部 门与各职能部 门、上级部 门与下属部 门、领 导者与被领 导者、各职能部 门之 间、人 员 之间的关系，都需要通过文秘工作去协调 ，及时解决工作中的许多矛 盾 。最大限度地调动全企业职工的积极性 ，提高工作效率 ，加速整个 第 3 页 管理机器的正常运转。 二、文秘工作 的产生和沿革 “文书 ”一词，在我 国古代一指诗书古籍，一指公文案卷。贾谊 《过 秦论 》：“禁文书而 苛刑法 ，先诈 力而后 红义 。”这里 的“文书 ”即指诗书 古籍 。 《汉书 刑法 志》：“文书盈于