会议策划与组织项目三　会中组织与服务.pptVIP

二、 会议餐饮服务 （ 一） 会议用餐地点、 用餐方式的安排 １ 会议用餐地点应尽量离会场近一些， 为了便于管理， 很多会议举办机构选择既能提供各种会议室， 又能为中大型会议提供会议餐饮的酒店或会议中心。在确定用餐地点之前， 会议工作人员应仔细考察用餐地点的具体情况 * 一、 组织会议签到 （ 一） 会议签到的方式 会议签到主要有簿式签到、 证卡签到、 会务工作人员代为签到、 座次表签到、 电脑签到等方式。 * * * 一、 组织会议签到 （ 二） 签到应注意的事项 １ 会前要将签到的相关工具、 设备准备好， 如签到簿、 签到卡、 花名册、 座次表和签到机等， 且准备的数量要充足。还需准备记事本、 签字笔等必备文具。 ２ 会务人员要事先安排好签到处， 并提前在签到处等候。如果签到时同时发放会议文件， 则应将有关材料袋装好， 以免代表签到时等候， 显得手忙脚乱。 * 一、 组织会议签到 ３ 统计到会人数是一项细致工作， 领导往往会在开会前一两分钟向会务工作人员要到会人数、 缺席人数及其名单， 这就需要会务工作人员以最快的速度统计并且不能出现差错。 ４ 大型会议的签到工作比较麻烦， 这就需要会务秘书耐心细致， 热情服务， 不能因为签到的人数众多而降低服务质量。 * 二、 发放会议文件 会议文件的发放是会议的一项最基本的工作， 大中型会议要发送的文件很多， 包括论文集、 日程、 参会须知、 礼品和资料包等， 这就要求会务工作人员了解发放会议文件的基本要求， 及时、 准确地把会议文件发放到参会者手中。会议文件的发放主要有三种形式： １ 即在参会人员签到时发放或由会务工作人员在会场入口处分发给参会人员； 也可以把材料在开会前按要求摆放在每位参会人员的座位上。 * 二、 发放会议文件 ２中发放的文件材料一般是会中讨论、 交流产生的文件， 或者是会前不便发放的机密文件。会中发放材料， 会务组可把工作人员分成小组， 分头负责某中文件的发放和回收。 ３ 即在代表签到时发给代表领取会议文件的票证， 代表们在会前凭票领取。 * 三、 引导参会人员入座 参会人员事先可能不熟悉会场， 因此， 会务工作人员负责将参会者引导到相应的座位，这样既方便参会人员， 又维持了会场秩序。一些大中型会议更需要会务人员引导参会人员入座。采用印刷座次表的引导方式， 即在会场上设立指示标记、 在签到证或出席证上注明座次号码等方式， 能让参会人员顺利找到自己的座次， 同时也可以减轻会务工作人员的负担。 * 四、 安排开幕式 （ 一） 开幕式的形式 开幕式的形式主要有两类： 一类是以致辞为主； 另一类是以文艺演出为主。现在很多大型会议的开幕式是兼有致辞和文艺演出。 （ 二） 开幕式的时间 会议的开幕式可以安排在会议正式开始的前一天晚上， 也可以安排在会议正式开始的第一天上午。国际会议开幕式的时间安排不尽相同， 通常是由东道国来决定。 * 四、 安排开幕式 （ 三） 开幕式的地点 开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。 （ 四） 开幕式的程序 “ 好的开始是成功的一半” ， 开幕式作为会议的第一步， 对整个会议起着非常重要的作用。许多大型会议， 尤其是国际会议， 在开幕式上都会邀请国家领导人出席并致辞， 这已成为世界各国举办会议的一种潮流。 * 五、 安排会议发言 会议发言人的安排一般是有关领导决定， 但会务工作人员可能被委托提出安排意见，供领导审定。有的会议尽管事先已经安排好发言者， 但由于种种原因， 需要临时更换发言者， 这也需要会务工作人员及时掌握情况， 迅速做好更换发言人的工作。 * 五、 安排会议发言 （ 一） 注意国家、 地区或部门的平衡 一些大型的国际会议， 安排发言者应考虑到参会国家所属的区域。在国际会议上， 既要安排来自发达欧美国家的代表发言， 又要重视来自亚洲发展中国家的代表， 同时还要安排不发达的非洲国家的代表发言， 体现全球经济一体化协调发展的精神。 * 五、 安排会议发言 （ 二） 注意高层领导与基层领导（ 或普通会议代表） 的平衡高层领导的发言， 可能站位高、 内容全面、 理论性较强； 而基层领导或做具体工作的参会人员的发言， 可能内容具体， 材料丰富生动。将两种发言者的发言适当穿插安排， 可使会议发言有起有落， 避免单调。 * 五、 安排会议发言 （ 三） 注意主题平衡 每个发言者的主题要符合会议主题， 但要避免重复。除非为达到某种效果， 最好不要安排内容相同的会议发言。这就要求会务工作人员提前熟悉发言者的发言稿， 提示发言者应在同一主题的统领下反映不同的风格， 避免单调乏味。 * 六、 组织分组讨论 在大、 中型会议中， 许多议题往往是先放到小组中讨论， 形成初步意见， 然后经大会通过。所以， 组织分组讨论是会议中的一项重要工作。一般来说， 对参