会议策划与组织项目七　常规会议的组织.pptVIP

一、座谈会 ４发言人的安排　座谈会的发言形式一般有两种： （１）自由发言。即事先不设定发言人，不规定发言顺序，发不发言、什么时候发言、发几次言均由与会者自己决定。采用这种形式，要求主持人有较强的会场掌控能力，以避免会议冷场。 （２）事先确定几位主要发言者，也可以安排好发言顺序；先由主要发言者发言，再由其他与会者自由发言。 * 二、茶话会 （一）茶话会的基本内容 茶话会，顾名思义，是饮茶谈话之会。它是由茶宴和茶会演变而来的。 茶宴多以名茶待客，宾主在茶宴上一边细啜慢品，一边赋诗作对，论天说地，谈笑风生。茶会则是旧中国商人在茶楼进行交易的一种集会，流行于长江流域尤以上海最盛。届时，各业各帮的商人以约定的茶楼作为集会地点，边饮茶边交流行市，进行买卖。 * 二、茶话会 目前，茶话会在中国十分盛行，各种形式的茶话会让人耳目一新。小的如结婚典礼，迎宾送友、同学朋友聚会、学术讨论、文艺座谈；大的如商议国家大事、庆典活动、招待外国使节，一般都采用茶话会的形式，特别是欢庆新春佳节，采用茶话会形式的越来越多。各种类型的茶话会，既简单隆重节俭，又轻松愉快高雅，是一种效果良好的聚会形式。 * 出版社 社文分社 会议策划与组织 项目七　常规会议的组织 【学习目标】 本项目所涉及的几种会议我们称之为常规会议。在企业的经营管理中，它们有的经常召开，有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎每周必开；座谈会、现场会、茶话会使用频繁；董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力。 * 【知识目标】 了解企业常规会议的基本形式 熟悉企业常规会议的主要内容 掌握不同会议的组织特点 【能力目标】 能够做好常规会议的准备工作 熟悉企业常规会议的文件写作 能够完成企业常规会议的会场布置 * 任务一　行政办公会议 一、行政办公会议的基本形式 行政办公会议又称工作例会，是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是集体办公的一种形式。会议旨在及时了解和掌握工作进展和任务完成情况，适时传达上级指示精神和本级贯彻意见，做好各项工作的安排和协调。 * 一、行政办公会议的基本形式 行政办公会议一般有四定：定时间、定地点、定人员、定周期。大多数组织一般将其固定在周一上午；因工作需要，亦可提前或推迟召开。参加会议的人员一般为企业领导班子成员、各部门负责人以及与例会讨论事项有关的人员，主要参会人员基本固定。 * 二、行政办公会议的基本内容 （１）各部门负责人或有关工作负责人汇报上周工作情况和本周工作计划以及需提交会议研究讨论的重点问题。 （２）领导班子成员根据各自分管的范围，部署安排有关工作任务，并对需研究讨论的问题提出意见和建议。 （３）会议主持人总结工作情况，部署新的任务，决定和答复提交讨论问题的处理意见，提出工作要求。 * 三、行政办公会议的组织 （一）收集议题 每周五，办公室文秘人员收集各部门已经分管领导批准的、需提交下周一办公会议讨论的问题，向各位领导征询需上会传达或讨论的事项。 （二）制作会议议程 根据收集到的议题，制作会议议程。 （１）不遗漏要讨论的事项。 （２）确定问题讨论的先后次序，便于与会人员的安排。 （３）资料的准备。 * 三、行政办公会议的组织 （三）会场布置 一般来说，办公会议人数不会太多，通常采用圆桌会议，便于与会者商讨工作、发表意见。会场的布置应简洁，需准备茶水、投影设备等，一般不需要音响设备、会议横幅。 （四）会议记录和会议纪要 会议进行过程中，文秘人员要做好会议记录。会后，根据会议记录尽快写出会议纪要。这个会议纪要可以说是用来指导今后一周工作的文件，因此尽可能在会议召开的当天，最迟不超过第二天就发文。 * 任务二　股东大会和董事会会议 一、股东大会 股东大会是公司的最高权利力机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权。股东大会既是一种定期或临时举行的由全体股东出席的会议，又是一种非常设的由全体股东所组成的公司制企业的最高权力机关。它是股东作为企业财产的所有者，对企业行使财产管理权的组织。企业一切重大人事任免和重大经营决策一般都得股东会认可和批准方才有效。 * 一、股东大会 （一）股东大会的基本形式 （１）股东会会议分为定期会议和临时会议。股东大会应当每年召开一次年会。有下列情形之一的，应当在两个月内召开临时股东大会： 董事人数不足《公司法》规定人数或者公