白砂糖采购SOP培训教材.docVIP

可口可乐装瓶商 生产东莞有限公司 Type of Document 文件类型： SOP Issued Date 颁布日期： 2004/10/22 白砂糖采购SOP Confidential 密级： 仅供内部使用 Document Ref. Code文件代码：SOP-PU-PU-004 Version Number版本号 第 1.0 版 Page PAGE 1 of NUMPAGES 4 Prepared by/编制者： Reviewed by/审阅者： Authorized by/批准者： ____________________ ______________________ ______________________ Date/日期： Date/日期： Date/日期： 1.0目的 规范白砂糖采购的各个环节，提高工作效率和准确度，确保按时按质按量供应物料。 2.0范围 本程序适用于CCBMC和各代理加工厂。 3.0职责 3.1 部门经理负责对采购订单的审批。 3.2 部门主任负责对请购单的审批。 3.3 仓管员及质检人员负责对到货的白砂糖进行验收。 3.4 采购部负责对白砂糖的采购。 4.0定义 无 5.0程序 5.1白砂糖订购，制订采购订单 5.1.1物料计划员根据最新的生产计划和库存状况计算出白砂糖的需求量；根据此计算结果，物料计划员通过电邮与SCMC采购经理取得联系以确认实际订购的数量、供应商、价格、交货日期和地点等资料，然后，物料计划员以上述邮件作为依据，制定订单并展开审批程序；物料计划员应该及时把经审批过的采购订单传真给供应商，同时要求供应商在该订单上签名盖章后24小时内回传到东莞厂备案。 5.1.2运输及运费处理 根据采购经理与供应商议定的价格条款，有两种运费的处理方式： * 一票结：白砂糖的价格中包含运费，不必另行计算运费。 * 两票结：白砂糖的价格中不含运费（出厂价），则另行处理运费。具体如下： 1）糖厂付担从糖厂到出运站的运费及装车费用。 2）货到目的站，由代加工厂于当天内办理好相关的提货手续并安排提货，安排目的站到代加工厂的运输事宜，并垫付短途运费、收集相关付款单据原件（例如：《铁路货运发票》、《公路货运发票》、《公路内河货物运输业代开统一发票》、《中国铁路局货物运单》、《仓储业专用发票》及《短途运输费发票》等凭证）并在提完货后3天内寄送到东莞厂物料部以作结算。 包装破损的索赔处理 货到终点车站，代加工厂安排人员提货时，若发现包装破损、污渍、结块或水渍等现象，应要求货运公司或铁路部门在相关的货运单据上详细描述清楚，代加工厂应第一时间通知东莞厂采购部，用传真或电邮方式，附上有关货运单据和图片(数码照片)。 东莞物料部凭相关的单据及图片与供应商（糖厂）协商；糖厂委托保险公司处理向我公司的赔偿事宜。 在此期间，缺陷货物暂存于代加工厂的仓库并进行隔离直到赔偿事务处理完毕，由糖厂决定缺陷货物的处理。 5.1.4检验 5.1.4.1参阅 白砂糖入厂检验SOP (SOP-QA-IMR-001) 5.1.4.2糖厂对每一批发出的糖应同时进行抽样并且寄送到东莞厂品质检验部门，样品数量不少于1kg。糖厂和东莞厂物料计划员双方均应该主动跟进样品糖的送达和检验结果，避免对生产造成任何延误。 5.1.4.3若检验结果发现任何质量问题，质检部应立即签发报告说明原因，并通知采购部联系供应商寻求解决办法。 5.1.5付款 5.1.5.1采购员收到代加工厂的运输单据后核对无误则填写《付款申请单》、《购物/支付申请单》，财务部向代加工厂支付垫付的运费。 5.1.5.2 财务部按白砂糖订单的实际收到的合格数量进行付款。 5.2 上海仓库的操作流程 5.2.1在上海地区有两个外租仓库：韩仓和吴泾仓。SCMC在上海的工作人员对上海两个外仓的运作进行监控与管理。 5.2.2东莞厂根据物料需求计划和采购经理的指示向供应商下达采购订单，货物运送到上海站或码头前，东莞厂物料部预通知外租仓准备提货。货到后，由外租仓库管理者负责处理卸货、入仓、储存、调运、铲板等事宜。并且签发物料入库报告GRN,再由SCMC工作人员签名加以确认. 5.2.3货物入仓储存，质检部按正常进行检验程序；最终以东莞厂质检部签发的检验报告为准；若有破损、灭失及质量等问题，外租仓管理者应（在2天内）及时通知东莞厂物料部并提供图片、详细描述等资料，以便与供应商协商解决问题。 5.2.4外租仓库管理人员应每天向东莞厂物料部提供最新的库存日报表（参预后附表格），以便物料部控制存量和安排调货。外租仓库按照东莞厂物料部的书面指令把白砂糖调拨运输到代加工厂，代加工厂收到货后应按正常的手续办理入库。调货完成后，上海外租仓库应当天把相关的调货单据传送到东莞厂仓库/物