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新时期下商务文秘工作的时代性特征分析 摘 要：秘书是一种职务的名称，只处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员。随着经济的发展、社会的繁荣，秘书作为一种社会角色，必须发挥其重要作用。特别是商务秘书，在经济节奏快速发展当下，秘书作用更具时代性。本文主要对新时期下商务文秘工作应具备的职业素养、时代特征进行分析，并针对性的提出商务文秘提高工作效率的建议。 关键词：文秘;时代特征;职业素养 商务文秘工作的时代性特征分析 一、商务秘书工作概念阐述 (一)商务秘书的定义 秘书在不同的国家有不同的定义，但至少应该包括以下内容。首先，秘书可以起到辅助的作用，协助组织领导组织管理等等。其次，秘书必须具有一定的执行能力，也可以说他们在组织中可以得到有限的管理权力。最后，秘书必须具备处理文案和办公室的专业技能。 商务秘书是在工商企业中担任秘书职务的职业秘书。工商企业的经营宗旨是实现利益最大化，这与国家行政机关和事业单位的特点不同。在这样一个不同的环境中，商务秘书也需要与一般秘书的标准不同。例如，商务部长应注意平等合作，处理商业秘密信息。 (二)商务秘书的工作概念 商务大臣(CBSC)是指工商企业、公共机构、社会团体和其他组织从事内部和外部的交流、文字处理、文件管理、人事管理、秘书,并帮助组织高级经理参与商业、行政事务,包括各种文书、秘书、行政助理、经理助理、办公室主任总统助理,等。商务秘书工作的特殊性体现在以下方面: 1、商务秘书的工作目标是协助上司实现经济效益最大化 企业管理的目标是使经济效益最大化。在商业管理中，秘书是老板的主管和助手。秘书工作的目的是协助主管和主管实施管理帮助管理人员最大化他们的经济利益。现代市场竞争激烈，商业决策越来越难，商务秘书的思考、咨询、工作人员的作用是不可替代的。员工工作是企业决策者的一种智力放大和延伸，是老板智力的必要补充。即使老板才华横溢，个人经验和智慧也不足以应对公司所面临的不稳定和复杂的决策。此外，一个能干、可靠的秘书，不仅是老板和员工之间的桥梁，而且应该是协助老板的得力助手，使老板从繁琐的日常事务和敬业的工作中解脱出来。商务秘书的职业角色使其特别接近老板。因此，公司的老板非常谨慎地雇佣一个秘书，并且倾向于使用最值得信任和最能干的人。 2、商务秘书的工作要遵循市场经济规律的要求 随着我国社会主义市场经济的发展，竞争与合作必将成为企业发展的战略选择。因此，企业秘书应适应市场竞争的需要，在信息收集、处理、处理、沟通等方面进行合作。 3、要协助上司依法经营,协调与公共组织和有关职能管理 各部门之间的关系，在企业经营活动中保持经济组织的正常运行，企业在各种职能中，分别由各职能部门的并行管理，主要从宏观上把握企业的经营战略和策略。秘书组织是一个综合性的部门，处于举足轻重的地位。主要负责统筹、策划、调度、业务事务，主要任务的作用是负责制定、调整和控制规划策略，协助老板依法操作，安排企业内部各职能部门的日常工作。商务部长的工作将直接影响到企业的整体运营效率。 4、要将对国家和社会公共利益的忠诚与具体工作中的敬业精神有机结合起来 商务部长应具有高度的责任感，对人民负责，负责两国的统一。保持头脑清醒，帮助领导清洁和清洁。敢于训诫和收集不完美，不能对自己漠不关心，高高挂起，知道自己是错的，说少即是好;勇于承担责任，不推诿，不敷衍，认真，尽责，尽职尽责完成任务。忠诚和专业是秘书最基本的要求。如何解决冲突是商务部长面前的一个新话题。此外，商务活动的特点要求商务部长在专业知识和一般管理知识之外，还必须熟悉企业知识的运作和管理以及相关的生产技术情况，这样才能胜任他的工作。 二、商务秘书工作者所处的时代性特征 (一)智能办公 政府机关、企事业单位的办公自动化平台很受欢迎,每天办公室可以完全基于平台,一些简单的、程式化的文件可以由计算机完成模块化的写作计划,秘书人员只需要填空的输入关键字段和元素,其余的书面工作文件起草、审核、定稿,问题,处理和回复存档可以完全由计算机操作,单位文件传输,交换,内外的办公流程管理、人事管理、财务统计数字,报告已经和OA系统,如处理,个人数据库,并形成一体化的办公信息处理系统;综合数据库中存储的信息可以由各部门共享，大大提高了办公效率和质量。 秘书在智能办公环境中，不仅需要熟悉系统功能和资源服务的工作，而且要逐步基于大数据和云平台办公方式进行思考。办公自动化系统的决策模型目前处于一个交易处理系统和信息管理系统的基础上，基于办公自动化系统的决策或辅助决策功能，它不仅具有数据库的支持，还具有模型库和方法库。模型库是决策支持系统