《秘书职业概论》第八章 会议组织与服务(1).pptVIP

* * * * * 会议组织与服务 第八章 第二节 会议筹备阶段的会务工作 第 * 页 （二）会场座次排列 主席台人员座次的排列一般应按照台上就座者职务的高低排列，以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。 重大会议主席台的座次排列名单一般由秘书部门负责人亲自安排，并送有关领导审定。有的会议领导人对座次问题有专门关照，则应按领导的意见办。 1．主席台人员座次的排列 2．会场内其他人员座次的排列 横排法是指按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。应注意先排出会议的正式代表或成员，后排列席代表或成员。 第 * 页 会议组织与服务 第八章 第二节 会议筹备阶段的会务工作 （1）横排法 竖排法是指按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。 （2）竖排法 左右排列法是指按照参加会议人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次的方法。应注意人数，若一个代表团或一个单位的成员人数为单数，排在第一位的成员应居中；若为双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以保持两边人数的均衡。 （3）左右排列法 3．座次标识 座次标识是指标明会议成员座次的名签、指示牌或表格。座次一旦确定，要选择好标识座次方法。 第 * 页 会议组织与服务 第八章 第二节 会议筹备阶段的会务工作 座次标识方法主要有以下3种，可取其一种，也可结合使用。 在主席台或会议桌上摆放名签。 在与会人员出席证上注明座次（某排某号）。 印制座次图表。可以在与会成员入场之前每人发一份座次图表。主席台座次图表一般可贴在休息室。 会议组织与服务 第八章 第二节 会议筹备阶段的会务工作 第 * 页 （三）会场的装饰 1．主席台的装饰 一般应在主席台上方悬挂红色的会标（亦称横幅），会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处（亦称天幕）可悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型等，主席台前或台下可摆放花卉。 2．会场背景的装饰 可悬挂横幅标语、宣传画、广告和彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物。同时还可在会客室四周墙壁上悬挂几幅名人字画及有特色的工艺品等作为点缀，这样更能增添会场典雅的气氛。 3．色调的选择 色调在这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调，应当选择与会议内容相协调的色调，这样可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。 第 * 页 一、会议报到与引导工作 （一）会议接站 秘书人员应在与会者报到之前预先了解其所乘的车、船、飞机的车次、班次。如无法了解，应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。最好在车站、机场设一接待站，制作一块醒目的牌子或横幅，写明“×××会议接待处”等字样。待与会人员到来，尽快将客人送往会场或会议住地。 会议组织与服务 第八章 第三节 会议进行阶段的会务工作 会议组织与服务 第八章 第三节 会议进行阶段的会务工作 第 * 页 （二）会议报到 与会者报到时，秘书人员要做好以下工作： （1）查验证件，确认与会者的参会资格。 （2）在确认报到人身份后，请与会者在登记表上填写个人姓名、 性别、年龄、单位、职务、联系地址和电话等有关信息。 （3）统一接收与会者随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发。 （4）分发会议文件、证件和文件袋等会议用品。 （5）预收会务费、食宿费和资料费等费用，当场开具收据。 （6）安排与会者住宿。 会议组织与服务 第八章 第三节 会议进行阶段的会务工作 第 * 页 （三）会议签到 会议组织与服务 第八章 第三节 会议进行阶段的会务工作 第 * 页 会议签到的要求 2 2 4 1 3 会议签到 的工作要求 （1）认真准备 会前要将有关签到的文具、表格或设备准备好。 （4）准确无误 签到的结果必须以准确的数字来体现，既不允许人数不符，也不允许出现“大约”和“左右”一类的模糊数字。 （2）有序组织 签到的组织要有条不紊地进行。要事先安排好签到处，并安排会务人员等候。 （3）及时统计 组织签到时，要以最快的速度统计出到会人数和缺席人数，并在会议正式召开之前报告大会主席或会议主持人，以便会议组织者决定会议是否按时召开。 会议组织与服务 第八章 第三节 会议进行阶段的会务工作 第 * 页 （四）会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座次、展区、餐厅和住宿的房间，以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 在大型或重要会议报到及进入会场时，应当派专人负责引导，负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。大型会议活动的礼