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销售部档案管理办法 （试行） 一 、目的 为规范部门档案管理，加强市场运作能力，提高工作效率，特制 定本制度。 二、适用范围 本办法适用于部门所有管理文件、合同文件、技术文件和资料等 管理，包括部门规划、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知 等具有参考价值的文件资料。 三、档案管理员的职责 1. 负责各类归档档案的收集、整理、编目、装盒、入库，负责档案 的借阅和归还档案的整理入库。 2. 定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无 失、泄密事件。 3. 保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 四、档案归档 1. 归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装 订好的原始记录。凡对部门有保存价值的各种文件、资料等，部门有 责任及时归档，并对归档文件资料的真实性、完备性负责。 2. 合同整理原则及方法 (1) 合同代号的组成 公司代码 —B/S—部门代码 / 年度 —序号 注：公司代码： JS B—以甲方身份签订的买入合同； S—以乙方身份签订的卖出合同 部门代码： 01 年度 ——四位阿拉伯数字 序号 ——四位阿拉伯数字， 不足四位补零， 指本部门买卖合同序号 (2) 合同整理与分类管理 合同目录放在第一页里 , 合同文本按合同目录顺序放入后面的插页 中，用不干胶打印合同的页码或合同签订方名称的信息等 , 贴在对应插 页上。即，一个文件夹为一类合同，第一页是目录，后面的逐页就是 对应目录的合同。有多类合同就用多个文件夹，可用不同颜色的文件 夹来区别。 3. 归档流程 部门助理搜集档案 - 2 - 部门档案员整理归档 五、档案的借阅 1. 因工作需要，需借阅档案时，由部门领导核批。 2. 档案借阅者必须做到： (1) 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 (2) 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 六、档案的销毁 1. 任何个人或部门非经允许不得销毁部门档案资料。 2. 凡属于密级的档案资料必须由部门领导批准方可销毁。 3. 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对及登记，登记表永久保 存。 销售部 二 O一五年三月三日 - 3 -