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集团协同办公管理平台规划方案 一、 需求描述 随着集团这些年的快速发展，已经完成了资本、客户、行业经验、人才 等的初步积累，形成了良好的企业信誉及企业文化，也逐步实现了集团“创 建行业一流品牌”的初期目标。 但与此同时，集团也遭遇到了大多传统行 业企业所面临的发展瓶颈，即通过现有管理模式、管理手段及资本人力状况 在当前严峻的经济形势及行业微利竞争加剧的时代无法有效推动集团持续 扩张发展，因此，集团制定了新的发展战略，并期通过管理变革及企业信息 化来有效推动并辅助集团的发展战略的落地和执行， 籍此为集团带来跨越式 发展，实现在行业内突围乃至成为行业的领导者的战略目标。集团信息技术 中心将在为来数月围绕集团新的发展战略来编制集团的信息化建设规划， 而 以工作流和提升集团基础管理为核心的集团协同办公管理系统是集团信息 化建设的基石。 集团当前的信息化基础相对来说是比较薄弱，除了财务在用金蝶 KIS系 统及市场部主导外包开发的工程信息系统外， 集团内部没有任何信息化建设 的概念，或者有也多是停留在想象的概念中，内部管理还是沿用传统的手工 化模式，信息的共享和传播更多的是通过 QQ群的方式来实现，工作效率相 对较低，部门之间相互推诿责任的现象比较严重。经过前段时间对各部门相 关负责人的访谈， 大部分人员都提到了希望通过信息技术手段来提升和改善 公司当前的手工管理方式，用以杜绝或改善目前相互推诿责任的情况，并希 望优化管理流程，提高执行力以提升集团整体经营管理水平。同时，为了符 1 / 12 合进入资本市场需求， 集团正在进行管理变革， 并请了德勤公司做管理咨询， 全面梳理集团的组织架构和业务流程， 但实际落地效果并不明显。 坦率地说， 目前内部管理相对是比较混乱的，更重要的是，集团通过 10 多年发展所累 积下来的好的管理经验、文化及制度并不能在当前基础下有效继承和传播。 因此，集团现阶段迫切需要建立一套集成科学管理模式的协同办公管理 平台，以贯彻和落实集团高层领导的战略意图，并将集团特色的、经过 咨询公司梳理后有效的管理经验固化为具体的、 统一的工作规范和流程。 并期通过协同办公管理平台的建设， 强效推动集团管理标准化、 规范化、 体系化、流程化的实行，把传统的面向职能管理转变为面向流程管理， 将业务的审核和决策点定位于流程执行的节点，缩短信息沟通的渠道和 时间，有效提升集团整体工作效率，增强协同工作能力，保证集团持续 的知识经验积累、沉淀和转移，实现全集团范围内的知识共享和信息共 享，从而让集团在信息瞬息万变、高时效竞争环境下的今天从管理基础 上立于不败之地。 二、 建设目标 集团协同办公管理平台的建设实质是将集团及分子公司的主要业务过程和 管理过程在其体系范围内统一标准化、流程化、信息化、网络化，并通过系 统来整合所有信息资源，优化内部管理，有效控制和降低经营成本，向流程 化、规范化要效益。让集团各部门、各分子公司、各项目部的各岗位职员把 协同办公管理平台作为协同工作和信息管理的最佳载体，通过 PC、笔记本、 PDA甚至手机轻松实现远程办公、移动办公，使分布于不同地域间的各分子 公司、 项目部、 出差在外的员工快速的建立与总部或各相关单位的工作联系， 2 / 12 形成集团的整体信息共享和传递网络， 让合适的角色在合适的位置获取合适的 知识并充分发挥其的主观能动性， 并真正让数据、 信息能够转变成为一种能指导 人们行为的意念和能力。以下为建设目标归纳叙述： ◆ 统一平台，集成办公环境 集团总部、分子公司、项目部、移动出差人员都可以随时随地在统一桌面环 境下一起办公，全部信息一目了然，第一时间掌握最新动态，准确、及时、 高效。 ◆ 管理提升，降低经营成本 规范集团管理制度，建立统一标准、优化业务流程，减少中间环节，着重提 升执行力。节约纸张浪费，降低办公费用，避免重复劳动，加强对人的日常 工作管理及考核。 ◆ 沟通顺畅，信息传递畅通 排除因信息不畅带来的羁绊， 加快信息传递和交流， 减少信息在途时间， 提高信息的实效性。缩短领导与各职员、各部门、各单位间的距离，增加联 络和沟通方式的多样化。 ◆ 高效协同，破除部门壁垒 完全代替手工办公模式，避免工作脱节、延误、错办、误办现象，明确部门 职责，通过事事有流程的流程化体系让工作自动流转，提高跨部门的协