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新物业项目入伙管理程序 新物业项目入伙管理程序 1. 目的 本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方 法和安排, 以确保业主(客户) 准确而有秩序的入伙。 2.适用范围 适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。 3.相关文件 3.1 质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10 。 3.2ISO9002 标准之4.7、4.8、4.9、4.10 。 3.3 物业的验收程序 3.4 业主(客户) 维修安装服务 3.5 物业提供给业主(客户) 的文件的控制 4.职责 4.1 物管部负责入伙管理中的主要事务。 4.2 财务室负责向业主收取各种规定的费用。 4.3 工程部负责入伙管理中必要的维修服务。 4.4 保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。 5.实施程序 5.1 入伙准备工作 5.1.1 物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该 计划中应明确: A.入伙时间 B.入伙手续 C.入伙过程中使用的文件和表格 5.1.2 入伙工作计划程序应由物业总经理批准。 5.1.3 物管部应提前一个月向业主(客户) 发出《入伙通 知书》。 详细说明： A. 需业主(客户) 准备的证明材料; B. 需业主(客户)填写的表格; C.办理入伙手续的程序。 5.1.4 办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明 确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户) 办理入伙手续时 的各类咨询和引导,便于业主(客户) 办理各项手续。 5.2 入伙审查登记 5.2.1 物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户) 提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通 知书》。在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料。 应包括： A. 《用户手册》 B. 《装修须知》 C. 《装修审批表》 D. 《验收交接表》 E. 《住户公约》 5.2.2 上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签 收，或由物管部人员注明。 5.2.3 在提供给业主(客户) 的《入住登记册》中应明确 由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括： A.身份证或工作证复印件; B.购/租房合同的正本及复印件; D. 已签署的《住户公约》。 5.2.4 物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。 验证内容包括： A.表格填写是否完整、正确和清晰; B.住户公约是否已签署; C.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户) 登记表》 是否一致。 5.2.5 审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、 《业主(客户) 登记表》、《住户公约》一份，在《入伙通知中》 注明签收。 5.3 预交费用 5.3.1 物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》 或市工商行政部审核价，通知业主(客户) 去财务室交纳相关 的预交费用。 5.3.2 财务室根据《预交费标准》向业主(客户) 收取各 项费 用,并开立相应票据给业主(客户) 。费用项目包括：装修 管理费、装修保证金等。 5.3.3 财务室应通知物管部已交纳预交费用业主(客户) 的姓名或单位，并由物管部在入伙登记册中注明。 5.4 发放钥匙及房屋验收 5.4.1 上述房屋。