时间管理与工作统筹技巧.pptVIP

2. 6 走出观念上的误区 ■“缺我不可”的潜理念 ——事必躬亲的诸葛亮 ——导致操劳过度的高管人员 ■推迟决策会提高决策质量 ——借口“需要更多的事实” ■只要授权就可节约时间 ——相关人员能力不足 ——无效授权或授权失控 第三十一页，共七十七页。 ■高效率就是高效益 ——快就一定好吗？ ——方向错误和方法不当 ■鉴别问题比进一步解决问题容易 ——想明白了再行动 ■找到管理捷径是节约时间的因素 ——管理上有捷径可走吗？ 第三十二页，共七十七页。 2.7 时间管理的八大法宝 ■树立时间价值观　　　　　　　　理念变革 ■结构流程优化　　　　　　　　　组织前提 ■工作环境“５Ｓ”　　　　　　　　准备工作 ■工作的计划性　　　　　　　　　目标管理 ■分清工作轻重缓急　　　　　　　　优先级 ■并行串行的兼顾性　　　　　　　　统筹学 ■工作任务转移　　　　　　　　授权与借力 ■学会说“不” 　　　　　　　　　拒绝的学问 第三十三页，共七十七页。 案例：华为的时间管理 ■SMART原则 ——让目标达到SMART标准 ■四象限原则 ——关注重要且紧迫的第二象限 ■韵律原则 ——保持自己的韵律并与他人协调 ■流程优化精简原则 ——分析流程，减少多余环节 第三十四页，共七十七页。 案例：华为的时间管理 ■韵律原则 ——“韵律原则”包括两个方面的内容： 一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等； 二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 第三十五页，共七十七页。 3. 1 提高你的时间管理技能 ■做个时间管理的高手 ——学会从事务型工作中解脱出来 ——有效地计划与安排自己的时间 ——找到节约时间的措施 ——学会积零成整 ——实行交叉“轮作” ——提高“复种”指数 ——整批使用时间 ——应付意外事件 ——分身有术 3 时间管理的基本策略与技巧 第三十六页，共七十七页。 ■准备之一：长期准备（4） ——购买工具书/增加知识储备/提高能力 ——训练你的快速阅读能力 ——把常用的文件/文具放好 ——养成存放思想档案和作记录的习惯 ——凡事预则立，不预则废。 3. 2 应该记住的20条实用方法 第三十七页，共七十七页。 ■准备之二：临时准备（5） ——明天的工作前晚进行优先级排序 ——将相关的工作列在一起 ——把工作计划放到随时可见的地方 ——每天早晨比规定时间起早十分钟 ——做好正式工作前的准备工作 第三十八页，共七十七页。 ■要培养的好习惯（7） ——利用各种装备如电话/信件等节省时间 ——把最困难的事放在效率最高的时候 ——利用零碎时间处理例行性事务 ——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 ——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 ——报刊放在晚上看 ——每晚沉思片刻/回顾与总结 第三十九页，共七十七页。 ■与外部产生联系时的应变能力（4） ——站着接待一向健谈的来访者 ——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 ——管理电话：主动拨号/与被动接听 ——如遇琐事缠身能快速摆脱 第四十页，共七十七页。 经理人员的时间管理 ■抓大放小/充分授权 秘书人员的时间管理 ■认清自己的角色和职责 第四十一页，共七十七页。 3.3 树立时间价值观 ■ 首先解决思想认识问题 ——人的行动是受思想支配的 ——思想方法决定行为模式 ■牢固树立时间的价值观 ——时间就是效益 ——时间就是金钱 ——时间就是生命 牢记鲁迅先生的话： 　　时间是组成生命 的材料，浪费别人的 时间，其实是无异于 谋财害命的。 第四十二页，共七十七页。 ■众多国企浪费时间的根源 ——为什么会有内耗（窝里斗）？ ——组织的体制障碍 ■组织设计的原则 ——精简、高效、弹性 ——管理幅度与跨度 ——部门岗位设置与职责明确化 ■价值链管理与流程优化 3. 4 组织结构流程优化 第四十三页，共七十七页。 3. 5 工作环境“５Ｓ” ■不同层次员工的准备工作 ——金领高管的准备工作 Ａ、整体工作目标　　　　Ｂ、阶段性工作规划 Ｃ、下级状况备忘录　　　Ｄ、用好秘书这个帮手 ——白领阶层的办公室“５Ｓ” Ａ、工作计划表　　　　　Ｂ、常用文件及工具书 Ｃ、柜子及办公室桌清理　Ｄ、相关人员通讯录 ——蓝领员工的作业现场管理 第四十四页，共七十七页。 3. 6 日常价值法控制时间 ■工作中的现象 ——我们每天都要面对各式各样的人和事，这些 　　人和事都需要你耗费时间来处理。 ——你将如何应对？ ——是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？ ■通常的表现 ——有明确标准的，快速决断 ——没明确标准的，依据直觉感