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应收账款系统的核算及应收账款系统的处理
在市场经济条件下,企业信用贷款的应用越来越广泛。由于库存不足,公司产生了大量的索赔。如何加强应收账款的回收管理,对于企业减少呆账、坏账的发生,加速流动资金的周转,有着非常重要的作用。应收账款核算是指企业因赊销商品或提供劳务而发生的客户往来欠款的核算,其核算范围包括对企业经营过程中各项应收账款进行日常核算,及时反映货款的赊欠和回收情况,同时还要对客户的偿债能力和账龄进行分析,提供催款信息及坏账信息等。
一、 应收账款的业务流程
应收账款的核算主要通过应收账款科目进行,应收账款科目应按应收账款的责任人和赊销客户设置明细账。当发生赊销业务时,根据销售凭证借记应收账款进行入账。待收到货款后,根据收款凭证贷记应收账款予以冲账。企业应定期根据应收账款明细账和客户信息进行客户信用、应收账龄和坏账等情况分析。应收账款手工系统业务流程见图1。
应收账款系统的主要特点是:①数据的实时性要求高。对于销售实现和货款回收情况要及时进行反映,以便为企业管理者提供生产经营决策信息。②冲账比较复杂。由于赊销业务量比较大,更何况销售货款每一笔的应收未收和应收已收业务难以一一对应,这样就无法确认销售回款冲账的对象,给销售回款冲账带来很大的麻烦,使应收账款系统冲账的数据处理比较复杂。③信息加工的深度要求高。根据经营管理的需要,还应对各客户的应收账款进一步加工处理,反映客户信用、应收账龄和可能产生的坏账情况。
二、 应收账款系统数据存储及处理
应收账款系统的数据主要来源于赊销和收款业务记录的销售发票和收款凭证。根据这些销售发票和收款凭证登记应收账款明细账,并定期进行应收账龄、客户信用、客户欠款和应收坏账的统计分析。根据销售核算系统的销售发票文件和销售发票凭证进行审核,审核无误后编制记账凭证转给总账系统,同时登记应收账款明细账。待货款收回时,根据收款凭证输入、审核处理,存储于收款凭证文件中,同时编制转账凭证转给总账系统,并进行冲销应收账款明细账,定期输出应收账款明细账。为了反映客户资料,进行客户分析评价,需建立客户档案文件。根据客户档案文件和应收账款明细账文件可以编制客户信用表、应收账龄分析表和坏账估计表。应收账款系统数据处理流程图,见图2。
从图2中可以看出,应收账款系统用来存储和处理有关应收账款数据的文件有:应收账款明细账文件、收款凭证文件、客户档案文件和账龄区间文件等。其中应收账款明细账文件是本系统的主文件,应收账款明细账文件的数据来源于销售核算系统的销售发票文件和收款凭证文件。收款凭证文件的数据是根据手工收款凭证通过输入和审核处理来完成数据采集的。客户档案文件是在系统初始化时和日常建立完成的,用以控制收款凭证和销售发票的输入和审核过程中客户代码的正确,并对照显示客户名称。客户档案文件同时还用于应收账款明细账的输出和应收账款统计分析。总账系统的记账凭证文件是用以存储应收账款应收和已收总分类账业务的发生额,是通过自动转账加以完成的。账龄区间文件用于可定义的账龄区间,同时派生出账龄分析表文件,并进行应收账款的账龄分析。
三、 应收账款明细账文件和账龄分析表文件的分析
下面对应收账款系统主要的客户档案、应收账款明细账、收款凭证、账龄分析表、账龄区间等数据文件进行数据结构分析。
1.客户档案文件是用来存储客户的基本信息以及客户的信用情况的文件。该文件的记录要按每一个独立的客户为对象设置。记录中各字段详细记载每一客户具体情况,以便加强对客户的管理。客户档案文件的具体结构分析如下:客户代码C (5),客户名称C (50),所属区域代码C(6),客户助记码C (10),客户类型代码C (2),地址C (30),电话C (20),开户银行C (30),银行账号C (20),税务登记号C (20),联系人C(10),邮政编码C (6),营业地址C (50),企业性质C (10),信用等级C (1),信用额度N (12,2),销售员代码C (4),备注C (60)。在数据结构表中,涉及所属区域代码、客户类型代码、客户代码三组的代码设计,具体设计描述如下:
第1-2位表示大区域,第3-4位表示省份,第5-6位表示市/县,第7-8位表示客户类型,第9-13位表示客户序号。例如:东北(01)吉林省(01)长春市(01)药店(03)利民医药商店(00169)。
2.应收账款明细账文件是存储各客户销售往来业务的应收未收和应收已收账款的数据文件。该文件的记录应按每个客户的每笔业务设置,具体字段包括应收账款明细账的基本内容和为了冲账设置的有关内容。具体数据结构的分析如下:日期D (8),结算方式代码C (2),客户代码C(5),销售员代码C (4),产品代码C (18),发票号C (8),凭证号C (4),摘要C (28),数量N (12,3),借方金额
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