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基于excel的会计信息系统设计与实现 会计是一门边缘学科，集会计、管理、信息技术于一体。会计处理的大部分工作是对各种表格进行加工、处理, 而Excel是非常优秀的电子表格软件, 它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外, 还提供了各种管理和决策分析的功能。因此, 使用Excel可以方便、准确地处理日常会计业务。本文以此软件为基础探讨了会计信息系统的设计, 并实现了账务处理子系统。 1 会计信息系统的可行性分析 1.1 会计信息系统的开发成本较高 经济可行性要求从成本有效性角度评价一个会计信息系统是否可行, 因为会计信息系统的开发和购买, 都是一种投资。对投资者来说, 系统投入运行后所取得的收益要大于开发或购买以及运行系统的费用, 否则就没有必要投资。 目前市场上出售的用友软件、金碟软件等会计软件和一些企业使用的会计软件, 是经过长期编制和调试开发出来的, 虽然功能强大、运行稳定, 但其购买、实施和日常维护的费用相当高, 因为这些软件单机版的价格也要近万元左右, 同时需要购买相应的硬件设备, 在实施过程中要聘请专门的技术人员进行维护, 这些是小企业无法承担的。 与之相比, 用Excel开发的会计信息系统对开发者要求不高, 只需具备会计知识和 Excel知识就可开发, 比起编程开发不需要高级的程序员、数据分析员等人才, 可节省大量开发费用。此外, Excel对微机的配置要求较低, 普通家用电脑上都能运行Excel, 因此在实施本会计信息系统时不必再购买任何计算机设备, 符合小公司的实际情况。 1.2 会计系统的内部资源配置 操作可行性是指一个运行中的会计信息系统在一定的条件下 (如现有的组织结构、管理模式, 人员素质及技能等) 能否正常运行, 从而满足企业的各项业务需求。简单说, 操作可行性就是要考虑会计信息系统是否可能在企业内部顺利实施, 这方面的可行性分析在实际工作中经常被忽视。 目前市场上流行的一些通用财务软件, 虽然具有的功能模块基本趋于稳定, 其处理流程也一般遵循一定的规律, 但各个会计软件为突出其特色, 往往加强某些模块的功能, 或提供一些辅助性的功能。这些软件所具有的功能小企业可能用不上, 而小企业需要的功能软件可能又没有。会计软件不能发挥它的长处, 反而增加了系统的复杂性, 在运行系统之前必须先对工作人员进行必要的培训, 对现有的组织结构和管理模式进行调整, 使系统的实施时间延长, 而种种的改变对提高原系统的效率是没必要的。 Excel下开发的会计信息系统就是这样的会计信息系统, 它能为用户提供直观的交互界面、方便的表格设计和美观的输出效果, 理解和运行该系统都比较容易。 1.3 利用财务植物进行管理和决策 技术可行性是指建立会计信息系统所需的技术当前是否成熟、稳定, 会不会符合技术发展的潮流。 Microsoft Excel是Microsoft公司开发的办公软件, 是目前最佳的电子表格系统。Excel集万能的表格计算、丰富的图形决策分析功能, Excel对数据进行加工提炼的技术, 能够有利地支持会计信息处理和管理决策。以及内置的可使操作自动化的VBA语言, 特别可以通过“记录”的方式将其功能转化为VBA代码的特有功能。而且所建立的会计信息系统中的一些宏代码完全可以直接移植于其他会计信息系统。使得在其上建立信息系统, 即使对于非计算机专业的人员而言也显得十分容易。 2 如何在计算机环境中创建信息系统 2.1 资产报表和对于事数证明细账的设计 在Excel下实现会计信息系统, 首先要制作基本的表格 (包括科目表、凭证库表、总账表、明细账表、资产负债表和利润表) 。科目表包括科目编号和科目名称。凭证库表包括日期、月份、凭证号、摘要、科目编码、科目名称、借方金额和贷方金额。总账表包括科目编码、科目名称和年初余, 然后分别设一月至十二月的借方金额、贷方金额和余额, 每一个月的余额同时也是下一个月的期初余额, 十二月的余额同时也作为年末余额。明细账和凭证库的字段结构相同仅取消了月份。资产负债表和利润表可以根据企业实际情况对行业标准的报表进行适当修改。财务分析根据需要可自行设计和调整。 2.2 构建基于基本表数据的连接 2.2.1 单次发生额提取 首先打开总账表, 在工具上单击工具选择条件求和, 区域选择凭证库所有单元格然后单击下一步。选择月份=1, 然后单击添加条件, 再选择科目编码=1001, 再单击添加条件, 然后单击下一步, 选定D6单元格, 单击完成。这样Excel会将凭证库中月份为一月份科目编码为1001的凭证借方发生额汇总到D6单元格, 其他单元格同理。其次, 选定F6单元格, 输入公式=C6+D6-E6, 即一月余额等于年初余额加上一月借方发生额减去一月贷方发生额。其他单元格同理。 2.2.2 通过明细账关