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人事档案与职工个人关系的探讨 在不同类型的文件中，文件文件与员工的个人关系是最密切的。一方面，它客观地反映了职工个人的各个方面情况，是职工德、能、勤、绩等情况的综合记录，是组织人事部门考察和选拔、使用人才的重要依据；另一方面，它收存的文件材料形成于不同的时间，文件材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，又能成为落实干部政策、调整工资、解决生活待遇、核实参加革命工作时间、编史修志等有关问题的重要凭证。近年来，由于个别单位对人事档案的重视不够，人事档案工作制度不健全或执行不严格等原因，造成人事档案材料收集不全，整理不规范，直接妨碍了其作用的发挥，给职工个人和单位带来了许多麻烦，甚至影响到职工个人的切身利益。因此，我们在收集整理人事档案材料时，一定要注意做到完整、真实、条理、实用的要求。 一、 线上线下必须做好了该单位的档案审核 人事档案包括了职工的自然情况和德、能、勤、绩等方面的情况，完整地反映了一个人的全部面貌。缺少任何一个阶段的材料或任何一张材料上的手续不完备，都有可能给职工个人利益带来影响。例：某单位一位六十年代初参加工作的专业技术人员在办理退休手续时，养老保险统筹中心审核人员在审核其档案时发现其参加工作时的招干录用表上没有录用单位盖章，因而无法确定其参加工作准确时间。为此，该单位的人事干部又翻阅了大量的文书档案，找到了该同志当年被录用的文件，又拿上当年与他同批被录用的其他同志的档案，证明他的录用通知与其他同志的表格式、纸质、经办人签名等完全一致，确属真实有效时才办理了该同志的退休手续。另外还有一些档案中由于缺少职称评审、职务晋升、年度考核等材料，在办理退休手续时影响到养老金的核定。试想如果当初的档案管理人员审查细致一点，补齐盖章手续，收集齐档案材料，就会避免诸多麻烦。 二、 规范材料，严格审查 真实性是人事档案的生命，否则就起不到应有的作用。人事档案是党组织和人事部门培养、选拔和使用干部的重要依据，其材料真实可靠，就能帮助上级领导正确选拔和使用干部，否则，就会造成错用人和埋没人才的严重后果。判断一份材料的真实性需要档案管理人员具备一定的专业知识和丰富的社会经验，还需要有严密的逻辑推理能力。如对学历的真实性鉴别要严格按照其取得程序去审查，看材料是否齐全，公章是否符合要求；还可根据字迹鉴别法，看其系列材料，如毕业生登记表、业绩登记表、鉴定、政审等材料均为一人填写，此材料的真实性应予以调查。如：某单位急需一管理人才，经考核某人，觉得他的条件符合工作要求，便接收到单位来工作。到单位工作以后，才发现此人与档案中显示的情况大相径庭，根本无法胜任工作，甚至连一篇简单的公文都写不下来，后经审查才发现其学历系列材料均为一人填写，并且好多该经办人签名的都是空白，有明显的作假迹象。由此给招收单位带来了很大的损失。 三、 广开门路，精心组织 在整理档案的过程中，一定要严格按照要求分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。一本装订符合标准的档案，应该有条有理地反映出档案主人的自然状况，履历、考核、学历及职称、入党团情况、奖励处分情况、工资职务情况等都清清楚楚、一目了然，便于组织上全面、快速、准确的了解情况，及时发现人才，使用人才。 四、 精通实用性，对编制的文件材料进行分类，提取粗糙、伪造和储存。每个材料都有保存价值，简单且易于使用 保存那些重复，没有实用价值的材料只能加大管理人员的工作量，浪费大量的时间和空间，增加查阅难度，降低工作效率。 五、 人事档案是资源 要及时收集，定期装订新的材料，这样才能保证人事档案内容的完整。这就要求人事档案管理人员要经常了解和掌握材料来源的信息，及时向形成材料的部门或人员收集应归档的材料，建立人事档案材料收集制度，使收集工作程序化、制度化。在改革开放的今天，人才流动已越来越频繁，如果不及时补充人事档案材料，就有可能在职工工作变动的时候将一些信息传达不到调入单位，从而影响该同志的切身利益。比如说：某人要从西安调动到北京工作，北京某单位在审查该同志的档案时，该同志当时评定的副高级职称材料还尚未装入档案，调入单位认为该同志未达到调入条件而放弃了此次调动计划，使该同志失去了一次宝贵的机会。 人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。齐全、完整的人事档案能历史全面的记录一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具，管好用好人事档案对人才资源开发起着重要作用。档案管理人员惟有端正思想，提高认识，明确责任，不断提高业务能力，严格按照规定办事，才会使人事档案工作规范化、标准化，才能更好的发挥人事档案的作用。