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财务共享服务中心在集团化企业中的优化研究——以ZN集团为例
引言
财务共享服务作为一种在财务组织深度变革基础上所建立的新型的管理模式,是企业财务发展与转型的重要方向。面对颠覆性的时代进步,企业必须重新定义与客户交流的关键支持技术和新型的交互方式。近年来,财务共享服务越来越受到集团化企业的重视,它在提高企业财务管理质量的同时也能够提升和改善企业的整体管理质量。
一、财务共享的概念及意义
(一)财务共享的概念
财务共享服务是在财务组织深度变革基础上所建立的一种管理模式。企业组织将提供独立服务的财务组织进行剥离或依托于法人单位的财务组织,使得分支公司的财务组织合并划归到共享服务中心,由财务共享服务中心承担全集团成员单位共同的、标准化的业务,从而实现财务的集中管理。
(二)实施财务共享服务能够为企业带来的价值
实施财务共享服务为企业带来的价值有以下几点:①集团管控:统一目标、统一语言,为战略性决策提供有力的支持;使财务专业化成为可能,全方位强化集团管控能力。②整合信息:财务业务流程的一体化,确保财务及业务信息实时、及时、准确、有效、完整地收集和传递。③降低成本:简化流程与操作;集中办公,降低管理成本。④协调资源:通过对预算及绩效的支持、保障资源使用的效率和效益。⑤风险控制:通过标准制定、流程嵌入及效果检测,有效控制企业不断增长的战略、财务、经营和其他各种风险。⑥财务转型:推动财务人员转型,释放财务部门生产力,将工作重点转向预算管理、财务分析、决策支持等附加值较高的财务管理活动中。
二、ZN集团公司概况及财务共享服务应用现状
(一)ZN集团简介
ZN集团有限公司,总部位于中国杭州,主要从事电力热力生产、电力设施建设、石油煤炭天然气等开发贸易、能源科技、能源服务和能源金融等业务。ZN集团是一家跨区域、多业协同、板块化管理的现代综合国有能源企业。
(二)ZN集团实施财务共享服务的现状
1.组织架构及职能
ZN集团财务共享服务中心,以战略财务提供财务战略支持、业务财务通过业财联动带动企业经营效率提升,共享财务提高财务运营效率,从而提升集团整体财务管控能力,推动财务转型升级和企业的高质量发展。
由于ZN集团财务共享中心尚处于创立后的整合发展阶段,因此近中期仍然主要依托于集团的财务部领导,作为集团财务部管辖下的新设组织机构。这样更有利于集团财务部通过强管控把握发展方向,保证服务质量。另外,也有利于内部组织架构的不断完善,依托集团总部职能部门为其提供部分运营支持。财务共享服务中心总体设计原则:业务审批本地化、流程走向简单化、核算稽核集中化、系统集成自动化。
2.财务共享服务中心业务流程设置
对于财务共享中心的构建来说,流程设计就是它的灵魂所在。ZN财务共享服务中心遵从“流程走向简单化”的原则,考虑现有系统流程,明确流程发起主题,定制流程最优走向,以流程发起主体为抓手,梳理流程发起的合理性,切分流程职能。同时,建立财务共享服务中心与各成员单位的沟通机制,及时反馈运行中发现的制度、内控、流程等各类情况及问题,促进运营单位的持续优化。
3.配套信息系统建设
财务共享服务能够顺利开展的关键环节在于利用信贷信息技术搭建和整合企业的信息化管理平台。在信息技术平台的支撑下,为集团下企业提供持续、专业化、快速的服务。目前,ZN集团财务共享服务中心的运行主要依赖于SAP这个核心模块,辅以合同管理系统、预算管理系统、财务报表系统、银企直联系统以及一些尚在开发中的模块。
综上所述,ZN财务共享服务中心在构建和财务共享运行的过程中,取得了不错的效果。通过共享服务的运用,ZN集团对自身的财务组织体系进行了重塑,实现了财务管理工作的扁平化管理。尤其在财务业务处理的规范性、准确性上以及财务管理的标准化和透明度上有了较大的提升。但是,ZN财务共享服务中心尚处于成长发展阶段,仍然存在许多不完善的地方需要进一步优化提升,使它能够为企业的生产经营创造更大的价值,实现它最初设立的目标。
三、ZN集团财务共享服务应用存在的问题
(一)数据共享程度受限,工作效率不高
由于现阶段会计档案不能做到集中管理,现在的所有原始单据需要先有流程发起人在到达影像一致性审核环节后交由本地财务进行影像与原始单据的核对工作,再到达财务共享中心进行审核及账务处理。待账务处理后生成财务会计凭证后再由本地财务进入系统将会计凭证进行打印并归档。原来的财务凭证审核制证一步到位拆分成反复的三个步骤,重复耗费了时间,大大降低了财务共享的效率。
(二)职责划分不清晰,存在内控风险
财务共享中心建设尚处在发展阶段,在建设初期受到业务接管能力以及制度设置上的等等原因,一直未对本地业务、本地财务、共享财务的职责进行严格的划分,无书面文字制度规范。财务共享中心又仅能针对整个集团层面的财务制度以及国家层面财政制度的
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