系统服务采购与应付款流程.doc

XXXXXX

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XXXXX公司

采购与应付款流程

目录

TOC\o1-3\h\z\u一、流程信息 2

（一）流程概述 2

（二）适用范围 2

（三）采购/外包业务类型 2

（四）备案管理 3

二、流程图 4

三、控制程序 5

(一) 采购/外包需求申请 5

(二) 供应商选择 5

(三) 采购合同签订 6

(四) 入库/验收 7

(五) 应付账款管理 8

(六) 采购档案维护 9

四、附件 9

一、流程信息

（一）流程概述

为规范采购工作，提高采购效率，确保采购过程透明化以及所购产品或服务符合项目需求，特制定本流程。

（二）适用范围

本流程适用于XXXXXX集团下属子公司XXXXX公司单笔金额50万元以下（含）的采购/外包业务。

单笔金额50万以上的采购/外包业务按照采购招投标流程执行。

（三）采购/外包业务类型

本流程所涉及的采购/外包业务主要分为以下几种类型：

1、智慧大项目类，指的是智慧低碳产城融合示范区项目，具体包括：

（1）规划设计类，包括开发策划及规划设计。

A、开发策划指的是在通过市场调研，结合国家政策法规，为客户提供开发定位，并出具投资可行性报告及初步的开发方案；

B、规划设计指的是对拟开发区域的产业、技术、城市、市政、建筑等方面进行深化设计，实现智慧、低碳、产城融合的要求。

（2）施工建造类：新建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行勘察、施工、竣工、报批、报建等各项技术工作、完成的工程实体以及与其配套的线路、管道、设备的安装工程和房屋建筑物的装修及展示工程。

（3）技术集成类，包括城市综合运营平台建设和智慧低碳技术集成。

A、城市综合运营平台指的是集成城市的各种数据信息，为城市居民提供便利服务的信息系统平台；

B、智慧低碳技术集成指的是智慧安防、智慧交通、智慧楼宇、智慧能源、垃圾处理、空气治理等各类智慧低碳系统的设计与实施。

（4）运营服务类：为客户提供的招商服务、物业管理服务、园区系统运营服务等。

（5）其他：除以上所述的其他类型，如展厅沙盘、数字内容、项目形象宣传等。

2、智慧大项目以外的经营业务，如由展览科技部承接的外部展厅项目。

3、由CSST总部或CSST其他公司主导的项目，如智慧大厦升级项目、万代恒项目等。

（四）备案审批管理此规定同样适用于万代恒项目。

此规定同样适用于万代恒项目。

根据总部对系统服务关于智慧大项目授权管理制度。授权范围内的采购/外包项目需报总部备案，备案的部门为总部风控部，备案的内容有采购需求申请表、供应商评定表、合同审批表。超出系统服务授权范围的采购/外包项目需报总部审批，其中总部风控部参与审批的全过程，包括采购需求申请、供应商评审（列席供应商评审会）、采购招标单笔采购/外包金额50万以上的业务需采取招标方式进行。（做为招标领导小组成员和招标工作成员全程参与采购招标工作）、合同的审批，总部CEO为合同的最终审批人

单笔采购/外包金额50万以上的业务需采取招标方式进行。

二、流程图

三、控制程序

采购/外包需求申请

1、需求部门根据项目实施情况提出物资、咨询、服务等需求，填写《采购/外包需求申请单》，提交部门领导、规划设计院、成本管理部、公司领导审批，超出公司领导权限范围的还需提交集团领导审批。超出集团领导权限的还需总部风控部审批。

（1）物料采购需详细阐述采购的必要性并列明物料名称、规格、数量、品质和技术要求、预算金额等；

（2）咨询、服务外包需详细阐述外包的必要性并列明品质和技术要求、预算金额等。

2、部门职责

（1）需求部门：对需求的真实性负责。

（2）规划设计院：对需求的必要性进行评估并提出审核意见。

（3）成本管理部：对预算进行审核并提出审核意见。

（4）公司领导、集团领导：对各部门的意见进行综合评估，并进行审批。

（5）总部风控部：对采购/外包业务的合理性及必要性进行综合评估，并进行审批。

供应商选择

1、采购物流部根据审批后的《采购需求申请单》在合格供应商名录中寻找满足要求的供应商进行询比价（单种物料或服务至少寻找三家供应商），形成《询价对比情况表》，涉及资质要求的还需进行资质对比，形成《资质对比表》。

2、单笔金额10万以上的采购/外包，由采购物流部组织供应商评审会并在评审会上展示各供应商的优劣（必要时，邀请供应商现场展示或视频展示），成本管理部、规划设计院、内控部参与评审会并进行会签（参与评审的人员为部门负责人或部门负责人正式授权的人员）。采购物流部将会签好的《供应商确认审批表》、《询价对比情况表》及《资质对比表》提交公司领导审批，超出公司领导权限范围的还需提交集团领导审批，超出集团权限范围的项目还需邀请总部