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2026年建筑装饰公司采购申请审批流程管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范建筑装饰工程采购申请与审批流程，明确采购申请条件、审批权限及各环节责任，避免盲目采购、重复采购或流程延误，控制采购成本，保障工程物资及时供应，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规及公司经营管理要求，结合采购业务实际制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有建筑装饰工程项目及日常运营所需物资的采购申请与审批工作，涵盖工程材料（如板材、涂料、瓷砖）、施工设备（如切割机、电焊机）、办公用品（如打印机、办公耗材）等采购类别，涉及公司内部工程部、项目管理部、采购部、财务部、行政部及各项目班组等申请与审批部门。

（三）基本原则

需求导向原则：采购申请需基于真实业务需求（如工程进度、设备损耗、办公保障），严禁无需求申请或超需求申请，确保采购物资与实际用途一致。

分级审批原则：根据采购金额、物资类型划分审批权限，不同层级审批人负责对应范围的审批工作，避免权限集中或审批流程冗余。

合规透明原则：采购申请与审批流程需符合公司制度及法律法规要求，申请材料真实完整，审批过程可追溯，杜绝暗箱操作。

效率优先原则：各审批环节需在规定时限内完成，避免拖延影响物资供应；对紧急采购需求开通绿色通道，简化非核心流程，保障业务连续性。

二、组织架构与职责分工

（一）申请部门职责

工程部/项目班组：作为工程类物资（材料、设备）的主要申请部门，根据施工进度计划制定采购需求，明确物资名称、规格型号、数量、质量标准及到货时间；提交采购申请前核实库存情况，避免重复采购；配合采购部核实需求细节，参与物资验收。

行政部：负责办公用品、后勤物资（如清洁用品、劳保用品）的采购申请，根据日常消耗规律及库存水平制定申请计划，确保物资满足办公与后勤保障需求；定期盘点库存，提前发起补充采购申请。

申请部门负责人：审核本部门采购申请的真实性、合理性，确认需求与业务匹配度，检查申请材料完整性（如规格型号是否明确、数量是否合理），签字确认后提交下一审批环节；对不符合要求的申请，退回申请人补充完善。

（二）审批与执行部门职责

项目管理部（工程类采购）：作为工程类采购申请的第一审批部门，审核申请是否符合项目施工计划，核实物资需求与工程进度的匹配性（如是否需提前采购避免工期延误）；对超常规需求（如单次采购金额超项目预算10%）需说明理由，审核通过后提交采购部。

采购部：接收各部门采购申请，核实物资规格型号的市场可采购性（如是否存在停产、规格不符等问题），确认供应商资源是否满足需求；对申请材料不完整的，1个工作日内反馈申请部门补充；审核通过后按审批结果组织采购，跟踪物资供应进度。

财务部：负责采购申请的预算与成本审核，核查申请金额是否在项目预算或部门年度预算范围内；对超预算申请，要求申请部门提供预算调整说明及审批文件；审核通过后预留采购资金，参与采购合同财务条款审核，监督采购资金使用。

审批人（按层级划分）：

（1）部门负责人：审批本部门权限内的小额采购申请（如行政部办公用品单次采购金额≤5000元），确认需求合理性；

（2）分管领导：审批跨部门或中等金额采购申请（如工程材料单次采购金额5000元-50000元），平衡需求与公司资源；

（3）总经理：审批大额采购申请（如单次采购金额＞50000元、特殊设备采购），把控采购风险与公司整体成本。

三、采购申请条件与材料要求

（一）采购申请条件

工程类物资：需满足施工进度要求，且经项目管理部确认当前库存不足或无法满足质量标准；紧急采购（如设备故障需立即更换）需提供紧急情况说明，经分管领导签字确认。

办公与后勤物资：需符合部门年度预算，且库存低于最低储备量（如办公用品剩余量不足1个月消耗）；新增物资采购（如首次采购大型办公设备）需提供使用必要性说明。

所有采购申请需排除以下情况：已列入近期采购计划的物资、可通过内部调拨满足需求的物资、供应商可提供免费替换的质量问题物资。

（二）申请材料要求

采购申请单：需填写完整信息，包括申请部门、申请人、申请日期、物资类别、名称、规格型号（如板材需注明材质、厚度，设备需注明品牌、参数）、数量、单位、预估单价、总金额、到货时间、用途说明；申请单需申请人签字、部门负责人审核签字。

辅助材料：工程类采购需附施工进度计划片段（标注物资使用节点）、库存盘点表（证明库存不足）；大额采购（＞50000元）需附市场调研说明（如3家以上供应商报价对比、性价比分析）；新增设备采购需附设备选型论证报告（说明选型理由、使用效益）。

材料真实性要求：所有申请材料需真实有效，严禁虚报数量、虚构用途或篡改报价信息；对提供虚假材料的，追究申请人及审核人责任。

四、采购申请审批流程

（一）常规采购审批流程（非紧急