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2026年高端鲜花定制公司法律档案管理制度
第一章总则
第一条为规范公司法律档案的收集、整理、归档、保管、借阅及销毁全流程管理，保障法律档案的完整性、安全性和可追溯性，防范法律风险，结合高端鲜花定制业务（含私人定制、企业批量定制、节日定制等）合同签订、合规运营、纠纷处理等实际场景，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有法律档案的管理工作，涵盖合同类、合规类、纠纷类、资质类等各类法律相关档案，电子法律档案的管理参照本制度执行。
第三条法律档案管理遵循“统一归口、分类管理、全程留痕、保密合规”的原则，管理过程符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等法律法规及公司合同管理、保密管理相关规定。
第四条公司法务部门是法律档案管理的归口管理部门，负责法律档案的统一归档、保管、借阅审批及销毁审核；业务部门负责本部门业务相关法律文件的收集、整理及移交；行政部门协助法务部门做好档案存放环境维护；管理层负责法律档案销毁、重要档案借阅的最终审批，形成“法务归口、业务移交、分级审批、安全保管”的档案管理体系。
第二章档案范围与分类
第五条法律档案范围：
（一）合同类档案：公司与客户签订的高端鲜花定制合同（含私人定制协议、企业长期定制合同、节日批量定制订单）、与供应商签订的花材采购合同、物流配送合同、合作方框架协议等各类经营性合同及相关补充协议、变更协议；
（二）合规类档案：公司经营相关的合规审查文件、法律意见书、规章制度合法性审核记录、行业监管要求备案材料、劳动用工合规文件（劳动合同、竞业限制协议等）；
（三）纠纷类档案：客户投诉处理记录、合同争议协商材料、诉讼/仲裁案件相关文件（起诉状、答辩状、判决书、调解书等）、律师委托协议及沟通记录；
（四）资质类档案：公司营业执照、经营许可文件、商标/著作权等知识产权证明、印章备案材料、税务合规证明等法定资质文件；
（五）其他类档案：法律培训记录、外部法律机构合作文件、公司对外出具的法律声明/函件等。
第六条法律档案分类管理要求：
（一）合同类档案按“客户类型（私人/企业）+业务类型（定制/采购）+签订年份”分类；
（二）合规类档案按“审查类型（合同/制度）+年份”分类；
（三）纠纷类档案按“纠纷类型（合同争议/投诉）+处理状态（未办结/已办结）”分类；
（四）资质类档案按“资质类型（工商/税务/知识产权）+有效期”分类；
（五）所有档案均编制唯一档案编号，编号规则为“档案大类缩写+年份+顺序号”（如合同类为HT2026001），确保档案可快速检索。
第三章归档管理
第七条归档时限要求：
（一）合同类档案：合同签订生效后3个工作日内，业务部门需将合同原件及相关附件移交法务部门归档；合同变更/解除的，变更/解除文件需在生效后1个工作日内补充移交；
（二）合规类档案：合规审查完成后2个工作日内，审查经办人将审查记录、法律意见书等移交归档；
（三）纠纷类档案：纠纷发生后即时收集相关材料，处理完毕后5个工作日内整理完整移交归档；
（四）资质类档案：资质文件取得或更新后3个工作日内，行政部门将原件移交法务部门归档。
第八条归档材料要求：
（一）归档材料需为原件，确无原件的（如电子签订合同）需提供加盖公司公章的复印件，并注明原件存放位置；
（二）材料需完整无破损，字迹清晰，合同类档案需包含双方签字盖章页、核心条款页、附件等全部内容；
（三）业务部门移交档案时需填写《法律档案移交清单》，注明档案名称、编号、份数、移交人、移交日期，经法务部门核对无误后，双方签字确认。
第九条归档整理要求：
（一）法务部门接收档案后，在2个工作日内完成分类、编号、装订，电子档案同步扫描录入档案管理系统；
（二）档案装订采用统一规格的档案盒，盒内附档案目录，注明每份文件的名称、页数、形成日期；
（三）建立纸质档案与电子档案的对应关系，确保电子档案可精准匹配纸质档案。
第四章保管与借阅
第十条档案保管要求：
（一）纸质档案存放于带锁档案柜，存放环境需干燥、通风，远离火源、水源及腐蚀性物质，法务部门指定专人负责保管，每日下班前检查档案柜锁闭状态；
（二）电子档案存储于公司加密服务器，设置访问权限，定期备份（每月至少1次），防止数据丢失；
（三）档案保管期限：合同类档案自合同终止后保管不少于10年，资质类档案保管至资质失效后5年，纠纷类档案永久保管，合规类档案保管不少于5年；
（四）保管人每季度核对档案数量，核对结果记录存档，发现档案缺失、损毁的，立即向法务部门负责人报告并采取补救措施。
第十一条档案借阅规则：
（一）公司内部员工因工作需要借阅档案的，需填写《法律档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅期限，经所在部门负责人签字后，报法务部门审批；借阅重要档案（如诉讼材料、核心合同）的，需经公司分
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