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2026年家具制造公司HR系统数据安全管理制度

第一章总则

第一条为规范公司HR系统数据安全管理工作，保障员工个人信息、人事业务数据的保密性、完整性和可用性，防范数据泄露、篡改、丢失等安全风险，依据《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》《网络安全法》等相关法律法规，结合公司人力资源管理及信息系统运行实际，制定本制度。

第二条本制度所称HR系统数据，是指存储在公司人力资源管理系统中的各类数据，包括员工基本信息（身份证号、联系方式、家庭住址等）、入职离职信息、薪酬福利数据、考勤绩效数据、培训考核数据、劳动合同数据等，涵盖数据采集、存储、访问、传输、使用、销毁全生命周期的安全管理。

第三条本制度适用于公司所有涉及HR系统数据操作的人员，包括人力资源部门员工、信息管理部门员工、各部门数据查看权限人员及第三方服务人员，所有人员均为其操作行为对应的HR数据安全直接责任人。

第四条HR系统数据安全管理遵循“最小权限、全程管控、分级保护、责任到人”的原则，做到权限分配合理、操作留痕可溯、风险及时处置，确保HR数据安全合规，保护员工个人信息权益。

第五条公司人力资源部门为HR系统数据安全归口管理部门，负责制定数据安全操作细则、分配数据访问权限、监督数据使用行为；信息管理部门负责HR系统的技术安全防护、数据备份恢复、系统漏洞修复；法务部门负责数据安全合规性审核；行政部门配合开展数据安全培训及违规行为追责。

第二章各部门职责分工

第六条人力资源部门职责：

（一）制定HR系统数据分类分级标准，明确核心数据（薪酬、身份证号）、重要数据（考勤绩效）、一般数据（入职时间）的安全保护要求；

（二）根据岗位工作需要，申请并分配HR系统数据访问权限，做到“一人一账号、权限不超限”，离职人员及时收回全部权限；

（三）规范HR数据采集行为，仅采集与人力资源管理工作相关的信息，采集前告知员工数据使用范围及保护措施；

（四）监督本部门及其他部门人员的HR数据操作行为，发现违规访问、下载、传输数据的行为立即制止并上报；

（五）建立HR数据安全台账，记录数据采集、权限变更、备份恢复、异常操作等情况；

（六）配合信息管理部门开展HR系统安全防护升级，参与数据安全应急处置。

第七条信息管理部门职责：

（一）负责HR系统的技术防护，部署防火墙、入侵检测、数据加密等安全措施，定期更新系统安全补丁；

（二）制定HR数据备份策略，核心数据每日增量备份、每周全量备份，备份数据异地存储，定期验证备份恢复效果；

（三）监控HR系统运行状态，记录用户登录、数据操作、异常访问等日志，日志保存期限不少于1年；

（四）及时修复HR系统安全漏洞，定期开展系统安全检测，防范黑客攻击、病毒入侵等风险；

（五）协助人力资源部门处理权限分配、账号管理事宜，提供HR系统数据安全技术支持；

（六）发生数据安全事件时，快速定位问题根源，采取技术手段阻断风险，恢复受损数据。

第八条法务部门职责：

（一）审核HR数据安全管理制度的合规性，确保符合国家数据安全及个人信息保护相关法规；

（二）制定员工个人信息授权协议、第三方数据服务保密协议等法律文书，明确数据使用边界；

（三）指导处理数据安全相关的法律风险，协助应对数据泄露引发的劳动纠纷或监管核查；

（四）参与数据安全违规行为的责任认定，提出合规的追责建议。

第九条各业务部门职责：

（一）指定专人负责本部门HR数据查看及使用，禁止非授权人员访问HR系统；

（二）规范本部门人员HR数据使用行为，仅用于员工管理、绩效核算等工作，禁止私自传播、拷贝数据；

（三）发现HR数据异常使用情况及时向人力资源部门或信息管理部门报告；

（四）配合开展数据安全培训，提升本部门人员数据安全保护意识。

第三章数据安全管控规范

第十条数据采集与录入规范：

（一）采集员工个人信息需取得员工明确授权，禁止采集与工作无关的敏感信息（如宗教信仰、医疗记录等，法律法规要求的除外）；

（二）数据录入需核对信息准确性，录入完成后双人复核，避免错误录入导致数据失真；

（三）禁止通过非正规渠道采集员工信息，所有录入HR系统的数据需留存采集依据。

第十一条权限管理规范：

（一）HR系统权限按“最小必要”原则分配，普通岗位仅开放本部门员工基础信息查看权限，薪酬、身份证号等核心数据仅限指定人员访问；

（二）权限申请需填写《HR系统权限申请表》，经人力资源部门负责人审核、信息管理部门备案后开通；

（三）员工岗位调整或离职时，人力资源部门需在1个工作日内提交权限变更或注销申请，信息管理部门在24小时内完成处理；

（四）禁止员工转借HR系统账号密码，账号密码需定期更换（每90天至少一次），密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位。

第十二条数据存储与备份规范：

（一）HR系统核心数据