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2026年家具制造公司定制订单合同管控管理制度

第一章总则

第一条为规范公司定制家具订单合同全流程管控工作，保障合同签订合规、履行可控、权益可维，降低合同纠纷风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国消费者权益保护法》《合同违法行为监督处理办法》《家具行业定制产品合同规范》《公司内控管理办法》等相关法规及制度，结合公司定制订单管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称定制订单合同管控，是指公司对定制家具订单合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档、纠纷处理等全环节管理行为，涵盖合同文本规范、审核流程界定、履行监督机制、风险防控措施等核心内容。

第三条本制度适用于公司所有定制家具订单合同（含家用、商用、工程定制家具）的管控，涉及销售部（合同承接归口部门）、法务部（合同审核归口部门）、财务部、生产部、安装售后部及全体合同相关岗位人员，所有部门和人员必须严格遵守本制度规定。

第四条定制订单合同管控遵循“合法合规、权责明确、风险可控、流程闭环”的核心原则，做到合同条款清晰、审核流程完整、履行跟踪到位、归档管理规范，确保合同双方权益得到保障。

第五条公司销售部负责合同起草、客户沟通、合同信息传递及履行跟进；法务部负责合同文本审核、合规性把关、纠纷处理支持；财务部负责合同款项收取、票据开具及财务条款审核；运营部负责合同履行全流程监督及异常情况预警。

第二章合同起草与审核

第六条合同起草要求：

（一）使用公司统一制定的《定制家具订单标准合同文本》，不得擅自使用非标准文本签订合同，特殊场景需调整文本的，需提前报备法务部；

（二）合同需完整载明双方基本信息、定制家具品类/尺寸/材质/工艺、交付时间/地点/方式、付款节点/金额/方式、验收标准、质保条款、违约责任、争议解决方式等核心内容；

（三）向客户明确定制家具的退换货规则（非质量问题定制产品不予退换）、工艺误差范围、延期交付责任等关键条款，不得设置不公平、不合理的格式条款。

第七条合同初审流程：

（一）销售人员完成合同起草后，提交销售部负责人初审，重点审核客户信息准确性、定制需求匹配度、付款及交付条款合理性；

（二）初审通过后标注合同编号（按“年份+部门+序号”规则编制），附《定制订单需求确认单》一并提交法务部审核，未完成需求确认的合同不得提交审核。

第八条合同合规审核：

（一）法务部在2个工作日内完成审核，重点核查合同条款是否符合法律法规要求、违约责任是否对等、争议解决方式是否合规、格式条款是否提示说明；

（二）对审核发现的问题条款，标注修改意见并退回销售部调整，调整完成后重新提交审核，重大条款修改需与客户沟通确认；

（三）涉及工程定制大单、特殊工艺定制订单的合同，需组织销售、法务、生产、财务部门联合审核，确保合同条款匹配公司生产及财务管控要求。

第三章合同签订与备案

第九条合同签订规范：

（一）审核通过的合同，由销售人员送达客户签字/盖章，确保客户签字/盖章真实有效，公司方由授权签约人签字并加盖公司合同专用章；

（二）合同签订时，销售人员需向客户逐条讲解核心条款，尤其是付款、验收、退换货、违约责任等内容，确保客户充分理解并确认，讲解过程需做好记录；

（三）禁止签订“阴阳合同”，合同约定的金额、条款需与实际执行一致，不得为规避管控签订虚假合同。

第十条合同备案要求：

（一）签订完成的合同原件由销售部在3个工作日内提交行政部归档，同时留存电子版至公司合同管理系统，电子版需与原件内容完全一致；

（二）行政部对备案合同统一编号管理，建立合同台账，记录合同编号、客户名称、订单金额、交付时间、履行状态等信息，确保合同可追溯；

（三）财务部凭备案合同及客户付款凭证开具票据，未完成备案的合同不得开具相关票据。

第四章合同履行与管控

第十一条履行跟踪要求：

（一）销售部指定专人跟踪合同履行进度，每周更新合同履行状态（定金收取、设计确认、生产中、待交付、已交付、尾款收回），及时向客户反馈生产及交付进度；

（二）定金未按合同约定到账的，不得启动设计及生产流程；生产环节出现延期风险的，需提前3个工作日告知客户并协商调整交付时间，同时报备运营部；

（三）交付安装完成后，督促客户按合同约定完成验收及尾款支付，验收异议需在合同约定时限内处理，不得拖延。

第十二条异常管控措施：

（一）客户未按合同约定支付款项的，销售人员需及时催收，逾期超过15天的，暂停生产或交付流程，催收情况需书面记录并提交销售部负责人；

（二）因公司原因无法按合同约定交付的，需按合同违约责任承担相应责任，同时制定补救方案，经客户确认后执行；

（三）运营部每月抽查合同履行情况，抽查比例不低于20%，重点核查履行进度与合同约定的一致性，发现异常及时预警并督促整改。

第五章合同变更与解除

第十三条合同变更