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公司应付款项管理制度

本制度以规范公司应付款项管理流程、防范资金支付风险、保障财务信息准确性为目标，适用于公司及下属全资、控股子公司因采购商品、接受服务、工程结算及其他经济活动产生的应付账款、应付票据、其他应付款等负债类科目的全生命周期管理。

一、管理原则

1.合规性原则：所有应付款项的确认、支付须以合法有效的合同协议、验收单据、结算凭证为依据，严格遵循《企业会计准则》《支付结算办法》及公司内部财务制度要求。

2.准确性原则：应付款项入账需匹配业务实质，金额、账期、对方信息须与原始凭证一致，严禁虚构债务或调节账务。

3.时效性原则：业务部门应在经济事项发生后及时提交结算资料，财务部门须于当月完成账务处理，避免跨期挂账影响财务报表准确性。

4.风险可控原则：建立应付款项分级审批机制，对超信用期、超合同金额、异常供应商款项实施重点监控，防范资金占用及法律纠纷风险。

二、职责分工

1.业务部门：负责经济事项的前端管理，包括合同签订（须明确付款条件、结算方式、发票类型）、履约跟踪（记录验收时间、质量情况）、结算资料提交（按财务要求提供验收单、对账单、发票等）及供应商对账协调。需指定专人负责应付款项台账登记，定期与财务部门核对余额。

2.采购部门（如有）：负责供应商准入审核（查验资质、信用记录）、合同条款审核（重点关注付款账期、违约条款），监督供应商按约提供合格产品或服务，协助处理因质量问题导致的扣款、退货等结算争议。

3.财务部门：

-核算组：负责应付款项的账务处理，审核原始凭证的完整性（合同编号、验收签字、发票真伪）、合规性（税率匹配、备注栏要求），按业务类型准确计入应付账款、应付票据或其他应付款科目。

-资金组：根据业务部门提交的付款申请，结合资金计划、合同账期编制付款排程，确保资金使用效率；对超账期未付、大额集中支付等情况进行风险提示。

-风控组：定期（每月）编制应付款项账龄分析表，对3个月以上未结算、超合同金额10%以上的款项标注预警；组织年度供应商对账，核查长期挂账（1年以上）款项的合理性并推动清理。

4.审批权限：付款申请实行分级审批制：单笔50万元（含）以下由财务总监审批；50万元至200万元（含）由总经理审批；200万元以上需经董事会授权的投资委员会审议。特殊情况（如紧急付款、合同外追加）须提交书面说明，经分管业务副总签字确认后进入审批流程。

三、审批与支付流程

（一）合同管理

所有涉及应付款项的经济事项须签订书面合同（框架协议需明确结算细则），合同原件须于签订后3个工作日内提交财务部门备案。合同中应明确：

-付款条件：分阶段支付的，需约定各节点的触发条件（如验收完成、质保期届满）及对应的支付比例；

-发票要求：注明发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间（须在验收后10个工作日内）、送达方式（优先邮寄并留存签收记录）；

-违约责任：延迟付款的违约金标准（不超过LPR的1.5倍）、因供应商原因导致的扣款规则（需附质量检测报告）。

（二）付款申请

业务部门需在合同约定的付款节点前5个工作日提交《付款申请单》，并附以下资料：

1.合同复印件（首次付款需提供原件核对）；

2.验收证明：由使用部门、质检部门共同签字确认的《货物验收单》或《服务完成确认单》；

3.结算单据：与验收数量/服务量匹配的供应商对账单（需加盖供应商公章）；

4.发票原件：已收到发票的，需在申请单中注明发票号码、金额；未收到发票的，需提交《未开票说明》（注明预计开票时间，超过15日未补票的暂停后续付款）；

5.其他证明：如涉及扣款（质量问题、违约金），需附《扣款确认函》（经供应商签字盖章）。

（三）审核要点

财务部门收到付款申请后，需在3个工作日内完成审核，重点核查：

-资料完整性：是否缺少合同、验收单等关键凭证；

-金额匹配性：申请金额是否与合同约定比例、验收数量、对账单金额一致；

-账期符合性：是否在合同约定的付款期限内（提前付款需业务部门说明理由并经总经理特批）；

-发票合规性：通过税务系统验证发票真伪，检查开票内容与业务实质是否匹配（如采购设备不得开具服务费发票）。

（四）支付执行

审核通过后，资金组根据付款排程安排支付：

-银行转账：通过公司网银系统操作，付款信息（账户名称、账号、开户行）须与合同约定的供应商信息一致，严禁向第三方账户代付（特殊情况需供应商出具《委托付款函》并经法律部门审核）；

-票据支付：开具商业汇票时，需登记《应付票据备查簿》，记录票据编号、金额、出票日、到期日、收款人等信息，到期前5个工作日提醒资金组备款；

-现金支付：仅适用于5000元以下的零星支出，需提供供应商签收的收据（注明身份证号、联系电话），严禁超限额使用现金。

四、核算与账务