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2025年关于工作邮箱管理的自查报告

为全面强化工作邮箱规范化管理，防范因邮箱使用不规范引发的信息安全风险与工作效率损耗，我单位于2025年第二季度开展了覆盖全部门、全层级的工作邮箱专项自查工作。本次自查以《企业信息安全管理规范（2024修订版）》《办公系统协同操作指引》为依据，通过系统日志调取、员工问卷调研、重点部门实地核查等方式，对邮箱账号管理、使用规范、安全防护、协作效能等核心环节进行了全流程梳理，现将自查情况汇报如下：

一、当前工作邮箱管理基本现状

截至2025年5月31日，我单位在职员工共412人，已全员配置企业邮箱（域名为@），个人邮箱（如163、QQ等）仅作为非公务联系辅助工具使用。企业邮箱系统依托阿里云邮件服务搭建，支持SMTP加密传输、SSL登录认证及容量自动扩容（单账号默认容量50G，重要岗位可申请至100G）。近半年（2024年12月-2025年5月）邮箱日均收发量为12,300封，其中公务邮件占比89.7%，主要涉及合同确认、数据报表、会议通知、项目进度同步四大场景。

制度层面，2024年10月已发布《工作邮箱使用管理办法（试行）》，明确了“一人一账号、公务必企业、敏感信息双确认”三大原则，配套制定了《邮箱操作违规行为清单》（含12项禁止行为，如使用个人邮箱传输合同、未加密发送涉密数据、批量群发营销类邮件等）及《违规处理细则》（视情节给予提醒、通报、绩效扣减等处罚）。技术防护方面，已部署邮件内容过滤系统（拦截垃圾邮件、钓鱼链接准确率达98.2%）、重要邮件敏感词监测功能（覆盖“合同编号”“财务数据”“客户信息”等32类关键词），并为财务、法务、市场等6个重点部门开启了邮件发送前二次审批流程。

二、自查发现的主要问题及成因分析

尽管已建立基础管理框架，但通过多维度核查发现，当前邮箱管理仍存在以下突出问题，需重点改进。

（一）账号使用规范性不足，公私混用隐患未完全消除

通过随机抽取200名员工近3个月的邮箱登录记录（含企业邮箱与个人邮箱），发现37名员工存在“公务信息跨平台流转”行为。具体表现为：19人将企业邮箱接收的合同草案转发至个人邮箱编辑（声称“移动办公更方便”），12人用个人邮箱接收客户发送的报价单后转发至企业邮箱备案（认为“客户习惯用个人邮箱联系”），6人将内部培训资料从企业邮箱下载至本地后通过个人邮箱发送给未参会同事（理由是“企业邮箱附件大小限制（20M）不够用”）。此类行为导致部分公务信息脱离企业邮箱系统监管，存在信息泄露（如个人邮箱被盗导致合同外流）、版本混乱（多平台编辑产生不同版本）、归档缺失（个人邮箱内容未纳入企业档案管理）等风险。

究其原因，一是部分员工对“公务信息全流程留痕”的重要性认识不足，存在“方便优先”的惯性思维；二是企业邮箱功能设计与实际需求存在差距，如附件大小限制（20M）无法满足设计部发送高清效果图（单文件常达30-50M）、技术部传输大型数据包（偶发100M以上）的需求；三是跨部门协作场景下，对外部联系人（如客户、供应商）使用个人邮箱发送公务信息的引导不足，未建立“优先使用企业邮箱对接”的外部沟通规范。

（二）邮件内容管理粗放，敏感信息保护存在漏洞

通过技术系统筛查与人工抽查（抽取2025年3-5月重点部门邮件1,200封），发现以下三类问题：

1.敏感信息标识缺失：43封涉及客户身份证号、银行账户的邮件未标注“敏感信息”标签（按制度应标注后自动触发加密传输），其中21封因未加密导致接收方需手动输入密码查看，增加了密码泄露风险；15封直接明文传输，存在被系统日志抓取或中间人攻击截获的隐患。

2.历史邮件归档混乱：市场部、项目部2个部门的邮件归档文件夹命名不规范（如“2025资料”“临时文件”等模糊名称），未按“项目名称+时间+内容类型”标准分类，导致57封重要邮件（含客户需求确认、验收报告）在需要调取时无法快速定位，其中3封因长期未整理被误删（后通过系统备份找回）。

3.外部邮件风险识别不足：近3个月拦截的1,876封垃圾邮件中，有23封伪装成“供应商对账通知”“政府补贴申报”的钓鱼邮件成功进入员工收件箱（因发件人邮箱前缀与真实机构高度相似），其中5名员工点击了邮件中的虚假链接（未造成实际损失，但暴露了员工风险意识薄弱）。

问题根源在于：其一，敏感信息界定标准虽已制定（涵盖客户信息、财务数据、技术方案等7大类），但未配套开发“自动识别+强制标注”功能，依赖人工标注易出错；其二，邮件归档缺乏统一的数字化工具支持，目前主要依靠员工手动分类，标准化程度低；其三，钓鱼邮件识别技术仍以关键词匹配为主，对“仿冒真实机构”的新型钓鱼手段（如通过域名细微修改、伪造签名）识别能力不足，同时员工培训仅覆盖新入职阶段，未形成常