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2026年跨境营销策划公司采购付款审批管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购付款审批管理工作，强化采购资金全流程管控，保障付款安全、准确、及时，防范资金风险，提升资金使用效益，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内外物料、设备、服务采购），依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及国家外汇管理相关规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司境内外各类采购业务的付款审批管理，涵盖物料采购、设备采购、服务采购（如设计、调研、推广、跨境物流服务等）产生的预付款、进度款、尾款、跨境付款等所有采购款项的申请、审核、审批及支付全流程，涉及公司采购部、财务部、需求部门、法务部等所有参与采购付款环节的部门及人员。

第三条采购付款审批遵循“合规优先、凭证齐全、分级审批、权责清晰、全程追溯”的原则，严格遵守公司财务管理制度、资金管理规定及境内外相关法律法规，确保付款业务真实合规、审批流程完整、资金投向明确。

第四条公司财务部为采购付款审批的统筹管控部门，负责付款申请的审核、资金安排、支付执行及付款档案管理；采购部为付款申请的发起部门，负责收集整理付款资料、提交付款申请并跟踪审批进度；需求部门负责确认采购成果验收情况，配合提供验收佐证资料；法务部负责审核付款相关合同的合规性；内部稽核部门负责对付款审批流程开展监督稽核；人力资源部负责相关责任人的考核问责。

第二章采购付款审批核心范围与分级标准

第五条核心审批范围包括：

（一）境内采购付款：境内物料采购款、设备采购款、服务采购款及相关费用（如运输费、安装费等）的付款审批；

（二）跨境采购付款：境外营销物料、海外推广服务、跨境物流等境外采购业务产生的款项付款审批，含外汇支付相关审批；

（三）按付款进度分类：预付款、进度款、尾款、质保金返还及其他特殊采购款项的付款审批。

第六条付款审批分级标准。根据采购付款金额及业务类型，实行分级审批管理，明确各级审批权限，具体分级如下：

（一）一级审批（5万元及以下）：采购部负责人审核→财务部负责人审批；

（二）二级审批（5万元-20万元，含20万元）：采购部负责人审核→需求部门负责人确认→财务部负责人审核→分管管理层审批；

（三）三级审批（20万元-100万元，含100万元）：采购部负责人审核→需求部门负责人确认→财务部负责人审核→分管管理层审核→公司主要负责人审批；

（四）四级审批（100万元以上）：采购部负责人审核→需求部门负责人确认→财务部负责人审核→分管管理层审核→公司主要负责人审核→管理层集体审议审批；

（五）跨境采购付款：无论金额大小，均在对应金额分级审批基础上，额外增加财务部外汇管理专员审核及分管管理层审批环节，确保符合外汇管理规定。

第三章采购付款审批全流程规范

第七条付款申请前置条件。发起采购付款申请前，需完成以下前置工作，确保付款基础合规：

（一）合同合规审核：采购业务已签订合法有效的采购合同，合同条款明确付款金额、付款进度、付款条件及违约责任，跨境采购合同额外明确外汇支付方式及汇率约定；

（二）采购成果验收：除预付款外，进度款、尾款等付款需完成采购成果验收，由需求部门联合采购部、质量管控部门出具《采购成果验收合格单》；

（三）资料完整归集：采购部已收集整理完整的付款佐证资料，确保资料真实有效、逻辑一致。

第八条付款申请资料要求。采购部发起付款申请时，需提交《采购付款申请表》及完整的佐证资料，资料缺失或不符的，不得发起申请。核心佐证资料包括：

（一）基础资料：采购合同及补充协议（跨境合同需提供双语版本或合规翻译件）、采购订单；

（二）验收资料：《采购成果验收合格单》（预付款除外）、服务成果确认单（服务采购）、设备安装调试合格证明（设备采购）；

（三）凭证资料：境内采购需提供合法有效的增值税发票等税务凭证；境外采购需提供符合规定的境外发票或形式发票、报关单（如需）、完税凭证（如需）；

（四）跨境付款额外资料：外汇支付申请书、境外供应商银行账户信息、跨境付款备案资料（如需）；

（五）其他资料：预付款需提供合同约定预付款条款的证明；进度款需提供合同约定进度节点完成的佐证；质保金返还需提供质保期满无质量问题的确认函。

第九条付款申请发起与初审。采购部指定专人核对付款资料的完整性、真实性后，填写《采购付款申请表》，详细列明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款类型、付款方式、银行账户信息（境内外账户需明确区分）及付款依据等信息，经采购部负责人审核签字后，提交至需求部门及财务部。

第十条跨部门审核。财务部收到付款申请后，联合需求部门、法务部开展跨部门审核，审核时限为3个工作日，具体审核内容如下：

（一）需求部门审核：确认采购成果是否符合需求、验收手续是否完整，在《采购付款申请表》上签字确认；

（二）法务部