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2026年跨境营销策划公司采购物料规格确认管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购物料的规格确认工作，确保采购物料符合跨境营销策划业务需求，保障物料质量稳定、使用适配，避免因规格偏差导致的物料浪费、项目延误及经济损失，结合公司跨境营销业务采购实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各类跨境营销策划项目所需采购物料的规格提出、审核、确认、验证及变更等全流程管理工作，涵盖境内外采购的宣传物料、展示物料、数字物料载体、办公辅助物料等各类与业务相关的物料。

第三条采购物料规格确认工作遵循“需求导向、精准适配、分级审核、全程管控、责任明确”的原则，确保规格确认流程规范、参数精准、符合实际使用场景，同时兼顾跨境运输、目标市场使用习惯等特殊要求。

第四条公司采购部为采购物料规格确认的统筹协调部门，负责组织规格审核、对接供应商确认、跟踪规格验证；需求部门（如市场部、创意策划部等）负责提出精准的物料规格需求；质量管控部门（或指定专人）负责物料规格的验证与验收；财务部负责因规格偏差产生的费用审核；人力资源部负责相关责任人的考核问责。

第二章采购物料规格确认范围与核心参数

第五条采购物料规格确认范围包括所有直接用于跨境营销策划项目执行、品牌推广及业务支撑的采购物料，具体分为以下四大类：

（一）宣传推广类物料：包括海报、宣传册、宣传单页、易拉宝、横幅、展架、广告灯箱、品牌标识牌等；

（二）数字载体类物料：包括存储有营销内容的U盘、光盘、移动硬盘等；

（三）活动执行类物料：包括展会搭建物料、活动道具、礼品物料、现场互动物料等；

（四）办公辅助类物料：包括用于跨境业务沟通的印刷品、包装物料、物流辅助物料等。

第六条采购物料规格核心确认参数需根据物料类型精准界定，确保覆盖使用需求、质量标准、适配场景等关键要素，具体核心参数包括：

（一）基础属性参数：物料名称、数量、尺寸（长×宽×高/厚度）、重量、材质（纸张、塑料、金属、布料等）、颜色（色号标准）、规格型号等；

（二）工艺技术参数：印刷工艺（胶印、丝印、数码印刷等）、制作工艺（裁切、折叠、焊接、喷涂等）、精度要求、表面处理方式（覆膜、烫金、UV等）、数字载体的存储容量、读写速度等；

（三）使用适配参数：适配场景（展会、线上推广、线下活动等）、跨境运输适配要求（抗压、防潮、便携性等）、目标市场使用标准（电压适配、尺寸单位适配等）、环保合规参数（符合目标市场环保标准）等；

（四）交付相关参数：交付时间、交付地点、包装要求、验收标准等。

第三章采购物料规格确认流程

第七条规格需求提出。需求部门根据跨境营销策划项目需求，明确采购物料的具体用途、使用场景及核心要求，填写《采购物料规格需求表》，详细列明物料的核心参数、数量、交付时间、使用地点（含境外地点）及特殊要求（如跨境运输适配、目标市场合规等）。需求表需经需求部门负责人审核签字，确保需求描述准确、参数完整。

第八条内部规格审核。需求部门将审核通过的《采购物料规格需求表》提交至采购部，采购部牵头组织质量管控部门、创意策划部（涉及设计适配的物料）开展内部审核，审核工作需在3个工作日内完成。审核重点包括：规格参数的合理性与可行性、是否适配跨境使用场景、是否符合目标市场合规要求、成本预算匹配度等。审核通过的，进入供应商确认环节；审核发现参数不明确、不合理的，退回需求部门修改完善后重新提交审核。

第九条供应商规格确认。采购部将审核通过的规格需求同步至备选供应商，要求供应商在5个工作日内出具《物料规格确认回复单》，明确是否能够满足规格要求、是否存在技术难点、是否需要调整参数及调整建议、物料报价及交付周期等信息。对于境外采购物料，需要求供应商提供符合当地合规标准的规格说明文件。采购部对比多家供应商回复信息，组织需求部门、质量管控部门评估，确定最终适配的规格参数及合作供应商，形成《采购物料规格确认书》。

第十条规格验证（必要时）。对于技术要求复杂、批量较大或首次采购的物料，需在正式批量采购前进行规格验证。由采购部协调供应商制作样品，质量管控部门联合需求部门依据《采购物料规格确认书》开展样品规格验证，重点核对尺寸、材质、工艺等核心参数是否达标，验证合格的，签署《样品规格验证合格单》，方可启动批量采购；验证不合格的，由采购部牵头与供应商协商调整，重新制作样品验证，直至合格。

第十一条采购执行与规格管控。批量采购合同签订时，需将《采购物料规格确认书》作为合同附件，明确双方对规格的约定及偏差违约责任。采购过程中，采购部需定期与供应商沟通，跟踪物料生产进度，抽查生产过程中的规格符合性，及时发现并解决规格偏差问题。对于境外采购物料，需同步跟踪跨境运输过程中的规格保护情况，避免运输导致的规格变形、损坏。

第十二条验收规格确认。物料交付后，质量管控部门联合需求