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2026年跨境营销策划公司策划档案管理与查阅管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司跨境营销策划档案的全流程管理，建立“收集全面、归档及时、保管安全、查阅规范、利用高效”的策划档案管理体系，明确各部门及岗位的档案管理职责，有效防范档案丢失、泄露、篡改等风险，保障策划档案的真实性、完整性与安全性，为公司业务复盘、合规追溯、战略优化提供可靠档案支撑，提升公司跨境营销策划业务的规范化管理水平，特制定本制度。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《会计档案管理办法》及海外主要业务区域相关法律法规，包括欧盟《一般数据保护条例》（GDPR）、美国《加州消费者隐私法案》（CCPA）、东南亚各国档案管理与数据保护法规、中东地区信息保密相关规定等，结合公司跨境营销策划业务实际、档案管理行业实践制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有涉及跨境营销策划档案管理与查阅的部门及岗位人员，包括但不限于档案管理部、策划事业部、海外业务事业部、合规管理部、信息技术部、法务部、财务部等部门中，负责策划档案收集、整理、归档、保管、查阅、销毁及监督管理的相关人员。本制度覆盖跨境营销策划档案全生命周期，包括档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、复制、销毁等各个环节的管理工作。

第四条核心原则

合规安全原则：策划档案管理全过程严格遵循中国及目标市场所在国（地区）法律法规，重点保障档案信息安全与用户隐私，坚决杜绝档案管理中的违法违规行为。

全程管控原则：将规范管理贯穿档案全生命周期，从档案形成之初到最终销毁，实现各环节标准化、流程化管控，确保档案完整可追溯。

真实完整原则：确保收集归档的策划档案真实反映跨境营销策划业务的实际情况，内容完整、手续齐全，严禁伪造、篡改、损毁档案。

高效利用原则：在保障档案安全的前提下，优化档案查阅流程，提升档案利用效率，充分发挥档案对业务复盘、战略决策、合规核查的支撑作用。

动态适配原则：密切关注海内外档案管理法规政策变化、行业技术发展及公司业务需求升级，及时优化档案管理流程与措施，提升档案管理体系的适配性。

第二章管理职责分工

第五条归口管理部门

公司档案管理部牵头，合规管理部、信息技术部配合，作为跨境营销策划档案管理与查阅的归口管理部门，主要职责包括：

负责本制度的制定、修订、解释及全公司范围内的推广培训工作；

统筹协调跨境营销策划档案的全流程管理工作，建立策划档案管理规范体系，明确档案分类、编码、归档、保管、查阅等标准；

负责策划档案的集中保管工作，搭建并维护档案管理系统，保障电子档案与纸质档案的安全存储；

监督检查各部门策划档案的收集、整理、归档、保管等工作的执行情况，及时发现并纠正不规范行为；

负责策划档案查阅、借阅、复制的审核与登记管理，规范档案利用流程；

统筹策划档案的鉴定与销毁工作，组织相关部门对到期档案进行审核鉴定，按规定流程办理销毁手续；

协调处理档案管理与查阅过程中引发的安全风险、合规问题，制定应对措施并跟踪落实；

定期开展档案管理工作复盘，总结经验教训，优化档案管理流程与安全管控措施。

第六条业务执行部门职责

各策划事业部、海外业务事业部、新媒体运营部为跨境营销策划档案的直接形成与移交部门，主要职责包括：

组织本部门人员学习并严格执行本制度，提升档案收集与规范管理的意识；

负责本部门开展跨境营销策划业务过程中形成的各类档案的收集、整理工作，确保收集的档案真实、完整、手续齐全；

按照本制度规定的时限与标准，将整理完毕的策划档案移交至档案管理部归档，配合档案管理部完成档案验收工作；

负责本部门人员查阅、借阅策划档案的申请发起与内部审核工作，监督借阅人员遵守档案管理规定；

配合档案管理部开展档案鉴定、销毁及复盘优化工作，提供相关业务支撑。

第七条职能支持部门职责

合规管理部：为策划档案管理提供合规支持，审核档案管理流程的合规性，指导防范档案管理中的合规风险，尤其是海外业务相关档案的跨境合规管理；

信息技术部：负责档案管理系统的搭建、维护与安全保障，实现电子档案的加密存储、访问控制、备份恢复等功能，防范电子档案泄露、丢失或被篡改；

法务部：为档案管理提供法律支持，审核档案管理相关法律文件，协助处理因档案管理引发的法律纠纷，提供法律层面的风险应对方案；

财务部：负责档案管理相关经费的预算编制与资金保障，规范档案保管设施、系统建设等费用的支付流程；

人力资源部：配合归口管理部门开展档案管理相关培训，将档案管理职责履行情况纳入员工岗位职责与绩效考核。

第八条岗位人员职责

所有参与跨境营销策划档案管理与查阅的岗位人员，主要职责包括：

熟练掌握本岗位相关的档案管理规范、合规要求及安全管控措施，严格按照制度开展工作；

档案形