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2026年跨境营销策划公司策划信息化管理系统使用制度

第一章总则

第一条为规范公司策划信息化管理系统（以下简称“策划系统”）的使用与管理，保障系统稳定、安全、高效运行，提升跨境营销策划业务的数字化管理水平，确保策划数据的真实性、完整性、安全性及可追溯性，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《欧盟通用数据保护条例（GDPR）》等相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务实际，制定本制度。

第二条本制度所称策划系统，是指公司为统筹跨境营销策划全流程管理搭建的数字化平台，涵盖策划方案编制、项目立项审批、资源调配管理、进度跟踪管控、数据统计分析、文档归档存储等核心功能模块，用于支撑公司境内外营销策划业务的全周期管理。

第三条本制度适用于公司所有使用策划系统的部门及人员，包括营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、设计部、行政部、IT部、财务部、法务部等部门，以及参与策划系统账号申请、操作使用、数据维护、权限管理等相关工作的全体员工。

第四条策划系统使用遵循以下基本原则：

（一）合规使用原则：严格遵守相关法律法规及公司管理制度，规范操作系统功能，确保系统使用及数据处理符合境内外合规要求；

（二）信息安全原则：树立全员信息安全意识，严格落实数据保密要求，严防策划方案、客户信息、商业秘密等敏感数据泄露、篡改或丢失；

（三）规范操作原则：严格按照系统操作流程及业务规范开展工作，确保数据录入准确、完整、及时，保障系统数据质量；

（四）高效协同原则：充分利用系统协同功能，提升跨部门、跨区域策划业务的沟通效率与协作水平，支撑业务快速推进；

（五）责任追溯原则：明确各部门及人员在系统使用全流程的职责，建立操作日志追溯机制，确保每一项系统操作可查、可追溯；

（六）权限适配原则：按照“最小必要、权责对等”的要求配置系统权限，确保用户仅能访问与自身岗位职责相关的系统功能及数据。

第五条公司建立“管理层统筹决策、IT部技术支撑、业务部门规范使用、相关部门协同监督”的策划系统管理体系，明确各层级责任，保障系统规范有序运行。

第二章职责分工

第六条管理层（总经理办公会）职责：

（一）审定本策划系统使用管理制度及重大系统管理事项；

（二）审批策划系统的升级改造、重大功能优化及专项运维预算；

（三）协调解决系统使用过程中的跨部门重大争议及资源配置事宜；

（四）监督检查制度落实成效及系统在核心业务中的应用成效。

第七条IT部（策划系统管理牵头部门）职责：

（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；

（二）负责策划系统的日常运维管理，包括系统环境搭建、服务器维护、数据库管理、性能监控等，确保系统稳定运行；

（三）负责系统用户账号的创建、权限配置、变更及注销管理，建立完整的用户权限台账；

（四）负责系统数据的备份与恢复管理，制定数据备份策略并定期执行，确保数据安全可控；

（五）负责系统故障的排查与处理，建立故障响应机制，及时解决系统使用过程中出现的技术问题；

（六）负责策划系统的升级改造、功能优化及新技术适配工作，根据业务需求提出系统优化建议并组织实施；

（七）组织开展策划系统使用培训及技术支持，编制系统操作手册，解答用户使用疑问；

（八）负责系统操作日志的管理与留存，定期开展系统安全审计，防范系统安全风险；

（九）定期向管理层汇报策划系统运行状况、运维工作情况及系统优化建议。

第八条业务部门（营销策划部、跨境营销事业部等核心使用部门）职责：

（一）指定专人作为本部门系统管理员，负责统筹本部门策划系统的使用管理工作，对接IT部处理系统使用相关事宜；

（二）组织本部门员工学习并严格遵守本制度及系统操作规范，确保规范使用系统功能；

（三）负责本部门相关策划数据的录入、审核、更新及维护工作，确保数据真实、准确、完整、及时；

（四）严格管控本部门用户账号及权限，及时向IT部申请账号创建、权限变更或注销，监督本部门员工规范使用账号；

（五）配合IT部开展系统培训、故障排查、数据核查及系统优化等相关工作；

（六）负责本部门在系统中存储的策划方案、项目资料等文档的分类管理及安全管控，严防敏感信息泄露。

第九条财务部职责：

（一）负责策划系统相关运维预算、升级改造费用的审核与拨付；

（二）通过策划系统开展跨境营销策划项目的成本核算、费用审批等相关工作，确保财务数据与业务数据的一致性；

（三）配合IT部完善系统中财务相关功能模块的操作规范，保障财务数据安全。

第十条法务部职责：

（一）负责审核本制度及策划系统相关操作规范的合规性，确保符合境内外相关法律法规要求；

（二）对策划系统中涉及的客户信息、商业秘密等敏感数据的处理流程进行合规审核，提供法律支持；

（三）协助处理系统使用过程中因数据处理、信息泄露等引发的法律纠纷