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餐饮门店财务报销审批管理制度及流程

为规范餐饮门店财务报销行为，强化成本控制与资金管理，保障财务数据真实性、准确性及合规性，结合餐饮行业运营特点及门店实际管理需求，制定本制度。本制度适用于企业旗下所有直营餐饮门店（含堂食、外卖、中央厨房等业态）的日常经营费用报销及相关财务审批流程管理。

一、报销范围界定与分类管理

餐饮门店报销费用按性质分为经营性支出与非经营性支出，以“必要性、合理性、计划性”为核心审核原则，具体范围如下：

（一）经营性支出

1.食材及原材料采购：包括鲜活类（蔬菜、肉类、水产）、冻品类（速冻半成品、预制菜）、调料类（油盐酱醋、香料）、饮品原料（茶叶、奶粉、糖浆）等与餐品制作直接相关的采购费用。需区分供应商类型（固定供应商、临时采购），其中固定供应商需提前签订框架协议，明确结算周期（周结、月结）；临时采购仅限突发需求（如临时订单增量、库存损耗补仓），单次金额不超过门店单日营业额的5%。

2.设备与设施维护：涵盖厨房设备（炒炉、蒸箱、冰箱）、前厅设备（点餐机、收银系统、空调）、公共设施（消防设备、照明系统）的维修及保养费用。单次维修金额500元以下可由门店自行联系合规服务商（需提供服务商资质证明）；500元以上需提前向区域工程部提交维修申请，经评估后选择集团合作服务商，避免重复维修或过度维修。

3.人工成本相关支出：包括员工工资、社保公积金、奖金、加班费、餐补、交通补贴等。其中工资及社保需严格按照劳动合同约定及当地社保政策执行，加班费需附排班表及考勤记录（电子系统或纸质签字确认），补贴类支出需明确发放标准（如餐补20元/天、交通补贴按实际票据报销）。

4.营销与推广费用：含线上推广（外卖平台佣金、抖音/微信广告投放）、线下推广（传单印刷、地推活动物料）、会员营销（优惠券制作、积分兑换礼品）等。线上推广需与平台签订服务协议，按实际成交订单结算；线下推广单次活动预算需提前报区域营销部审批，物料采购需附活动方案及费用明细，杜绝无方案、无效果的“模糊支出”。

5.能耗与物业费用：包括水、电、燃气费（餐饮行业核心能耗）、物业费、垃圾清运费等。需按月核对计量表数据（如电表度数、燃气表读数），并与缴费单据金额匹配；物业费需附物业合同，明确服务内容及收费标准，禁止超标准缴费。

（二）非经营性支出

1.日常办公费用：含办公文具（笔、纸张、文件夹）、印刷品（点菜单、台卡、价签）、清洁用品（消毒液、洗洁精、垃圾袋）等低值易耗品采购。需建立“以旧换新”制度（如损坏的计算器需交回后领取新设备），单次采购金额超过1000元需附采购清单及比价记录（至少3家供应商报价）。

2.差旅与培训费用：门店员工因工作需要产生的差旅费（跨区域调岗、总部培训）及外部培训费用（食品安全、服务技能培训）。差旅费需附出差申请单（注明事由、行程、预计费用），交通费按公共交通标准报销（高铁二等座、大巴），住宿费按地区标准限额（一线城市300元/天、二线200元/天）；外部培训需附培训合同及考核证明（如结业证书），禁止报销与工作无关的培训费用。

3.其他合理支出：指上述未涵盖但确属门店经营必要的支出（如绿植租赁、应急药品采购），需单独说明事由并经区域财务负责人特批，年度累计金额不超过门店年度预算的2%。

所有报销费用需严格区分预算内与预算外：预算内支出指已纳入门店年度/月度财务预算的项目，按常规流程审批；预算外支出需提前提交《预算外支出申请报告》（注明事由、金额、对利润的影响），经区域总经理及总部财务中心双重审批后方可执行，原则上预算外支出占比不超过门店月均支出的3%。

二、报销凭证规范与审核要求

报销凭证是财务审核的核心依据，需满足“真实性、完整性、合规性”三大要求，具体规范如下：

（一）基础凭证要求

1.票据类型：优先取得增值税发票（专用发票或普通发票），其次为财政监制收据（如行政事业性收费）；禁止接收白条、手写收据（特殊情形除外，见下文）。

2.票据信息：需包含开票日期、收付款方名称（需与实际交易方一致）、商品/服务名称、数量、单价、金额（大小写一致）、开票方签章（发票专用章）。电子发票需提供原件（PDF或OFD格式），并通过税务总局全国增值税发票查验平台（）验真，同时在报销系统中标记“已报销”避免重复使用。

3.附件要求：除票据外，需根据费用类型提供辅助证明材料：

-食材采购：附《入库验收单》（验收人、库管、门店负责人三方签字）、供应商送货单（与发票金额一致）；

-设备维修：附《维修服务单》（注明故障原因、更换配件明细、维修前后对比照片）、服务商资质复印件；

-营销费用：附《活动效果评估报告》（如外卖订单增量数据、地推活动到场人数