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采购管理规定

文件编号

文件版次

A/0

生效日期

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目的：

为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本管理规定。

范围：

本公司办公用品、易耗品、生产物料、辅料、设备用料、维保用料之订购、采购管理业务均适用。

定义：

无

权责：

采购部：负责公司采购预算的拟定，供应商的管理，公司的原辅材料、配件、机器、办公用品、易耗品等各类物资的采购，保证生产经营活动顺利进行。

财务部：负责供应商货款的对账及按照合同付款。

各部门：负责采购计划及物资需求的申请。

作业内容：

请购的提出及签核：

生产物料/辅料由PMC部根据生产订单的情况提交下月的需求量，并填写《月份申购计划单》，由物控部经理签字确认，总经理或其授权人核准。

设备用料、维保用料由设备维保部根据设备的实际运行情况、维修保养、年度保养计划制定每月的用量，并填写并填写《月份申购计划单》，由部门经理签字确认，总经理或其授权人核准。

办公用品、易耗品及其他用品由需求部门根据实际需要填写“物品申购单”，部门经理审核后，总经理或其授权人核准。

物料采购核准权限

生产物料/辅料的核准权限，接受PMC部提交的下月生产物料/辅料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经部门经理签字确认。

设备用料、维保用料的核准权限，根据设备维保部提交的《月份申购计划单》，采购部应本着节约原则及时落实该配件或用料的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。如有疑义应及时与申购部门沟通。

办公用品、易耗品及其他用品的核准权限，由人事行政部对每月的用量及库存量进行统计，核准采购量后交采购部才能采购。

采购方式：

本公司采购方式一般有下列几种：（1）集中采购（2）合约采购（3）一般采购

除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。

询价、比价、议价

询价

选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；

将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息口头告知或传真供应商，并要求报价。

报价单格式：

物料品名、规格、材质、原材料品牌、特性。

币别、付款方式、含税种类、报价单有效期。

供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖工章。

正常的报价程序：样品价小批量价批量价

比价

统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等，方可比价。

旧产品，参照以往的采购单价以及交易条件进行比较；新产品，样品经工程、品质管理部测试OK小批量采购后，结合供应商现场考察，交货品质、交期进行比较，择优越性的供应商。

议价

议价标准：

现时的市场行情；

采购频率、数量明显增加时；

本次报价偏高时；

同等品质、服务之供应商提供更低价格时；

公司策略需要降低采购成本时；

其他有利条件时

询价、比价、议价完成后，采购人员应在“样品资料表”或“采购订单价格表”上填上供应商资料和产品规格等资料。填写询价、议价结果，必要时附上书面说明。

采购部门主管对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。

采购部门主管审查后的价格，呈送部门经理审核，最后呈总经理确认批准。

总经理均可视需要再行议价或要求采购进一步议价。

报价单经采购主管、经理，总经理审核无误后方生效。

单价变更

公司策略需要降低采购成本时。

现有的供应商品质、服务、交期达不到本公司要求。

采购合同的签订：

合同的制定：合同草稿由采购部制定，其技术指标由技术部、品质管理部签字确认。

正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

单价、总价。

数量与规格型号。

品质和技术要求。

履约方式、期限、到货地点。

验收标准和方式。

付款方式和期限。

售后服务和其他优惠条件。

违约责任和解决争议的方法。采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

签订

与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

对于采购金额在5000元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

签订后的合同由财务部保管。

反贿赂协议书：采购员须维护企业利益，正确审阅采购合同条款，对与我司利益有冲突之条款，应予以补充或删除，有可能重复采购或一次性采购金额达到一万元的采购，必须签订反贿赂协议书，签订反贿赂协议书的时机必须在询价后议价前且有采购意向时签订。采购