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CI服务部门制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等行业法律法规及集团母公司关于风险防控、合规经营的相关规定制定，旨在规范公司CI服务部门（以下简称“本部门”）的日常运营与管理，有效防控专项风险，优化业务流程，提升服务效能，保障公司资产安全与声誉形象，满足内部管理精细化、标准化要求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖CI服务部门在品牌形象设计、宣传物料制作、活动策划执行、视觉资源管理等业务场景下的所有管理活动，以及与外部供应商、合作方的协同作业流程。

第三条本制度中下列术语含义如下：

（一）“XX专项管理”指本部门围绕品牌视觉识别系统（VIS）、宣传物料、数字营销物料等核心要素，通过流程规范、风险防控、绩效评估等手段实现全周期管理的系统性工作。

（二）“XX风险”指因制度缺陷、操作不当、供应商管理疏漏、技术滥用等导致的品牌形象受损、成本超支、法律纠纷、信息泄露等潜在危害。

（三）“XX合规”指本部门所有业务活动须严格遵循国家广告法、知识产权法、数据安全法及公司内部管控要求，确保行为合法、程序正当、权责清晰。

第四条CI服务部门专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖业务全流程，无死角、无盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，避免推诿扯皮；

（三）风险导向：优先防控重大风险，动态调整管控策略；

（四）持续改进：通过定期评估优化管理体系，提升管控效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本部门专项管理的第一责任人，对制度有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责决策审批、资源保障及监督考核。

第六条设立CI服务专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、财务部、法务部、内审部等相关部门负责人及本部门负责人组成，负责统筹协调重大事项决策、监督评价制度执行、审批重大风险处置方案。领导小组下设办公室于本部门，承担日常联络、资料归档等工作。

第七条本部门作为专项管理牵头部门，主要职责包括：

（一）制定完善本领域管理制度，定期组织修订；

（二）开展业务流程梳理，识别关键风险点并制定防控措施；

（三）负责供应商准入与退出管理，定期开展尽职调查；

（四）监督考核下属团队及员工履职情况，组织培训宣贯。

第八条专责部门职责划分如下：

（一）法务部：负责审核业务合同的合规性，提供法律支持，监督知识产权保护；

（二）财务部：负责预算审批、供应商账款结算及成本管控；

（三）内审部：负责专项管理效果独立评估，定期开展专项审计。

第九条业务部门/下属单位职责包括：

（一）按制度要求开展日常业务，落实风险防控措施；

（二）配合专责部门完成合规审查，及时整改问题；

（三）建立内部风险台账，每月报送异常情况。

第十条基层执行岗责任要求：

（一）签署岗位合规承诺书，熟知操作规范；

（二）遇重大风险或异常情况须立即上报，不得隐瞒；

（三）参与风险案例复盘，提升防控意识。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条品牌形象系统管理：

业务操作合规标准：严格执行VIS使用手册，禁止擅自修改标准色、标准字体，新设计须通过法务部审核；

禁止性行为：不得将公司VI用于未经授权的商业活动，不得出现与品牌调性冲突的元素；

重点防控点：定期核查宣传物料是否符合规范，防范因视觉错用引发的声誉风险。

第十二条供应商管理：

合规标准：建立合格供应商名录，实行分级分类管理，优先选择具备ISO认证或行业资质的供应商；

禁止行为：严禁向特定供应商支付超额回扣，禁止与关联方进行非公允交易；

重点防控：加强对供应商经营状态、质量体系、价格公允性的动态评估。

第十三条招标采购管理：

合规标准：涉及金额XX万元以上的采购项目须通过招标平台流程，确保“公开、公平、公正”；

禁止行为：禁止设置排他性条款，禁止泄露招标文件核心内容；

重点防控：随机抽取评标委员会成员，全程记录开标过程。

第十四条资金审批管理：

合规标准：严格执行采购预算，单笔支出超XX万元的须经分管领导审批；

禁止行为：禁止虚列项目套取资金，禁止跨部门挪用预算；

重点防控：建立支出台账，定期与财务部核对账目。

第十五条宣传物料制作：

合规标准：广告宣传须在发布前提交法务部审核，涉及功效宣称的需附权威数据；

禁止行为：禁止夸大产品性能，禁止使用违禁词汇；

重点防控：监控网络传播风险，及时处置不实信息。

第十六条数字营销物料管理：

合规标准：社交媒体发布须提前沟通内容，视频素材需规避