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备用金管理办法

一、总则

（一）目的

为了加强公司备用金的管理，规范备用金的申请、使用、报销和归还流程，提高资金使用效率，确保公司资金安全，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司内部所有需要使用备用金的部门和员工。备用金是指公司预借给员工用于办理临时性业务或日常零星开支的款项，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品采购费等。

（三）管理原则

1.预算控制原则：备用金的申请和使用应严格按照公司的预算进行，不得超预算使用。

2.专款专用原则：备用金必须用于申请时指定的用途，不得挪作他用。

3.及时清理原则：员工应在业务办理完毕后及时办理报销手续，归还备用金，不得长期占用。

4.责任明确原则：备用金的申请、审批、使用和归还等环节应明确责任，确保资金安全。

二、备用金的分类及额度规定

（一）分类

1.定额备用金：是指公司根据员工的工作需要，核定一定金额的备用金，供其长期周转使用。定额备用金主要适用于经常发生日常零星开支的部门或岗位，如行政部门的办公用品采购、销售部门的业务招待等。

2.临时备用金：是指员工因临时性业务需要而申请的备用金，业务办理完毕后应及时归还。临时备用金主要适用于差旅费、专项业务采购等一次性业务。

（二）额度规定

1.定额备用金额度：公司根据各部门或岗位的工作性质和业务量，核定定额备用金的额度。具体额度由财务部门会同相关部门制定，并报公司领导审批后执行。

2.临时备用金额度：临时备用金的额度根据业务需要确定，但一般不得超过[X]元。对于超过[X]元的临时备用金申请，需经公司领导特别审批。

三、备用金的申请流程

（一）申请条件

员工申请备用金应符合以下条件：

1.因工作需要，确需使用备用金办理临时性业务或日常零星开支。

2.已完成公司规定的相关审批手续。

（二）申请材料

员工申请备用金时，应填写《备用金申请表》，并注明申请金额、用途、预计使用时间等信息。同时，根据业务需要，还应提供相关的业务证明材料，如出差审批单、采购计划等。

（三）审批流程

1.员工填写《备用金申请表》后，经部门负责人审核签字。

2.部门负责人审核通过后，将《备用金申请表》及相关证明材料提交财务部门审核。

3.财务部门对申请金额、用途、还款计划等进行审核，审核通过后报公司领导审批。

4.公司领导审批通过后，财务部门根据审批结果办理备用金支付手续。

四、备用金的使用管理

（一）使用范围

备用金只能用于申请时指定的用途，具体使用范围包括但不限于以下方面：

1.差旅费：包括员工因公出差的交通费、住宿费、餐饮费等。

2.业务招待费：包括公司为开展业务而发生的招待客户的费用。

3.办公用品采购费：包括公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材等采购费用。

4.其他零星开支：如快递费、水电费、停车费等。

（二）使用要求

1.员工应严格按照申请用途使用备用金，不得挪作他用。如因特殊情况需要改变用途，应及时向财务部门说明情况，并办理相关的变更手续。

2.员工在使用备用金时，应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明用途、日期、金额等信息，并由经手人签字确认。

3.员工应妥善保管备用金和相关原始凭证，避免丢失或损坏。如发生备用金丢失或被盗等情况，应及时向公司报告，并承担相应的赔偿责任。

五、备用金的报销流程

（一）报销时间

员工应在业务办理完毕后[X]个工作日内办理报销手续。对于因特殊情况无法按时报销的，应提前向财务部门说明情况，并办理延期报销手续。

（二）报销材料

员工办理报销手续时，应填写《费用报销单》，并附上相关的原始凭证。原始凭证应按照费用类别进行分类整理，并粘贴在《费用报销粘贴单》上。同时，应在《费用报销单》上注明备用金申请单号、实际报销金额等信息。

（三）审批流程

1.员工填写《费用报销单》后，经部门负责人审核签字。

2.部门负责人审核通过后，将《费用报销单》及相关原始凭证提交财务部门审核。

3.财务部门对报销金额、原始凭证的合法性和有效性等进行审核，审核通过后报公司领导审批。

4.公司领导审批通过后，财务部门根据审批结果办理报销支付手续。对于报销金额小于备用金申请金额的，员工应将剩余的备用金及时归还公司；对于报销金额大于备用金申请金额的，财务部门应补足差额。

六、备用金的归还管理

（一）归还时间

1.对于临时备用金，员工应在业务办理完毕后[X]个工作日内办理报销手续，并归还剩余的备用金。

2.对于定额备用金，员工应在每年[具体时间]进行一次清理，根据实际使用情况进行调整。如不再需要使用定额备用金，应及时办理归还手续。

（二）归还方式

员工归还备用金时，应将现金或支票交至财务部门，并填写《备用金归还单》。财务部门在收到归还的备用金后，应出具收款收据，并在《备用金申请表》上注明归还