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2026年环保材料公司印章刻制与使用管理制度

第一章总则

第一条为规范公司各类印章的刻制、备案、保管、使用及废止全流程管理，防范印章使用风险，维护公司合法权益，杜绝因印章管理不当引发的法律纠纷、经济损失，结合环保材料公司生产、研发、对外合作、财务核算、项目运营等经营特性，兼顾行政、财务、研发、生产等不同岗位的印章使用需求，依据国家印章管理相关法律法规及公司经营管理实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有正式刻制、备案的印章，包含行政类、财务类、业务类、专项类印章，公司全体正式员工、试用期员工、劳务派遣人员及因工作需要使用公司印章的外包协作人员，均需严格遵守本制度规定；本制度覆盖公司印章刻制、备案、保管、使用、交接、废止、遗失处理等所有管理环节。

第三条公司印章管理遵循“统一归口、专人保管、规范申请、分级审批、全程留痕、权责统一”的原则，任何部门及个人不得私自刻制、转借、挪用公司印章，不得在空白文件、纸张上加盖公司印章，确保印章使用的合规性、安全性与可追溯性。

第四条行政部为公司印章管理的归口部门，负责公司印章的统一刻制备案、建立印章管理台账、监督印章使用流程、办理印章废止交接、留存印章印模等工作；财务部负责财务类印章的日常保管与使用审核，研发部、生产部分别负责研发、生产专项印章的日常保管与使用审核；各部门负责人为本部门印章使用申请的第一审核人，对申请用印的文件真实性、合规性负责；公司总经理为公司重要印章使用及刻制、废止的最终审批人。

第五条公司印章按用途分为四类，行政类：公司公章、法定代表人印章、行政专用章；财务类：财务专用章、发票专用章、出纳专用章；业务类：合同专用章、项目专用章；专项类：研发资料专用章、生产通知单专用章、检验报告专用章，各类印章仅限在核定使用范围内使用，不得超范围用印。

第二章印章刻制与备案管理

第六条公司所有印章的刻制均实行统一申请、统一审批、统一刻制制度，任何部门及个人不得私自委托机构刻制公司印章，不得伪造、变造公司印章，违反者将追究相关法律责任。

第七条印章刻制申请：因公司经营发展需要刻制新印章的，由所属使用部门填写《印章刻制申请表》，注明刻制印章的名称、类型、使用范围、申请理由及保管责任人，经部门负责人签字确认后，提交行政部审核。

第八条刻制审批流程：行政部对《印章刻制申请表》及刻制需求进行合规性审核，审核通过后报公司分管领导签字，最终报公司总经理审批；未经总经理审批的，行政部不得办理任何刻制手续。

第九条统一刻制备案：经审批同意刻制的印章，由行政部委托具备合法资质的专业刻章机构进行刻制，刻制完成后，行政部需按国家印章管理规定到当地公安机关办理印章备案手续，领取备案证明，备案材料由行政部归档保存。

第十条印模与台账建立：印章刻制备案完成后，行政部需留存印章清晰印模，分别建立纸质及电子印模档案，同时将印章信息录入《公司印章管理台账》，详细记录印章名称、类型、刻制日期、备案编号、使用范围、保管责任人、存放地点等信息，做到一物一档。

第三章印章保管管理

第十一条专人专管制度：公司各类印章实行专人保管责任制，行政类印章由行政部指定专人保管，财务类印章由财务部指定专人保管，业务类及专项类印章由所属使用部门指定专人保管，保管责任人需为公司正式员工，具备良好的职业素养与责任心。

第十二条保管责任书签订：印章保管责任人确定后，需与公司签订《印章保管责任书》，明确保管人的职责、权利与责任，责任书由行政部归档保存；保管责任人岗位调整的，需及时办理印章交接手续，重新签订责任书。

第十三条规范存放要求：所有印章需存放在专用保险柜或带锁文件柜中，做到人走锁柜、随用随取，严禁将印章随意放置在桌面、无锁容器等易接触区域，严禁将印章交由非保管责任人代为保管，严禁转借他人使用。

第十四条日常保管检查：行政部每月对公司所有印章的保管情况进行一次全面检查，核对《公司印章管理台账》与实际印章信息是否一致，检查印章存放环境、保管记录是否规范，对发现的问题及时督促整改，检查结果做好书面记录。

第十五条临时交接管理：印章保管责任人因出差、休假、病假等原因需临时离岗的，需提前向部门负责人及行政部报备，办理印章临时交接手续，填写《印章临时交接登记表》，由交接人、接收人、监交人共同签字确认，交接完成后由接收人履行保管职责，离岗人员返岗后及时办理交接回手续。

第四章印章使用管理

第十六条用印申请原则：公司印章使用实行“先申请、后审批、再用印”原则，任何用印行为均需履行审批手续，无审批手续的，印章保管人有权拒绝用印，不得无理由为任何部门及个人用印。

第十七条用印申请与审批：申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、用印印章类型，附用印文件原件及相关证明材料，经部门负责人签字审核后，按用印